¿Qué es la gestión de bodegas y qué procesos abarca?
Se trata del proceso de organización y dirección de la producción, almacenamiento, control de existencias, gestión de pedidos y envío de mercancías en una bodega o empresa del sector vitivinícola.
Para ello es imprescindible llevar a cabo una supervisión eficaz de todos los procesos de la cadena de producción y la logística de la empresa, lo cual se puede hacer a través de un software ERP para bodegas. En las grandes bodegas, donde existe una alta producción y múltiples puntos de comercialización, es indispensable disponer de herramientas que permitan la automatización de tareas y la eliminación de errores.
Sin ir más lejos, la gestión de bodegas e inventarios se debe hacer desde una solución que integre todos los procesos. En función de las ventas que se produzcan en tus establecimientos físicos, eCommerce y clientes de distribución, debes contar con la capacidad suficiente para adaptar la producción a la demanda.
Del cultivo y vendimia al embotellado: la trazabilidad como eje central
El control de la cadena de suministro es clave en el sector vitivinícola. Las materias primas llegan del cultivo de los viñedos, por lo que de ahí depende todo. Hay que seguir unos procesos de control exhaustivos, que permitan asegurar la calidad y cantidad del producto; debemos gestionar la vendimia con eficacia para evitar sobrecostes y maximizar el control de la uva; y por último, es clave seguir con todos los procesos de fabricación del vino y embotellado para lograr el producto terminado.
Gestión del stock de vino: barricas, depósitos y producto terminado
La gestión del stock de vino debe organizarse diferenciando claramente las barricas, los depósitos y el producto terminado. Por una parte, en las barricas es donde se almacena el producto, se registra el identificador y se controla la variedad, la añada y otros factores de gran relevancia para asegurar la calidad del producto y ser competitivo. Por su parte, en los depósitos se debe controlar la capacidad y el volumen, así como las entradas y salidas.
Por otro lado, el producto terminado requiere una gestión enfocada en la trazabilidad y la disponibilidad comercial. Para ello se registran los lotes, formatos, número de botellas o cajas, fechas de embotellado, stock disponible, reservas y ventas realizadas,
Principales retos en la gestión de una bodega moderna
Las bodegas grandes se encuentran ante desafíos de gran importancia. Por ejemplo, el cumplimiento de SILICIE, el control de trazabilidad, la integración entre ventas, almacén, producción y administración y la gestión de la campaña agrícola.
Se trata de aspectos que influyen notablemente en la reducción de los tiempos de entrega, la gestión eficaz de las devoluciones y la mejora de la productividad y la eficiencia de costes. Un mal control del stock o en la gestión de los pedidos contribuye al aumento de los gastos en las bodegas, lo que disminuye los beneficios.
Cumplimiento normativo: SILICIE y el registro vitícola
Cumplir son SILICIE es indispensable para una bodega. Se trata del sistema electrónico de la Agencia Tributaria mediante el cual las bodegas y otros operadores sujetos a Impuestos Especiales deben registrar y comunicar sus movimientos de producto de forma digital.
Es lo que viene a sustituir los antiguos libros en papel y exige un control mucho más detallado de la actividad de la bodega,
Trazabilidad del producto desde la viña hasta el cliente
Hacer un seguimiento de la cadena de suministro del producto es esencial para el buen funcionamiento de una empresa en el sector vitivinícola. Gracias al control de la trazabilidad se puede garantizar la calidad y cumplir con las normas alimentarias.
Imagínate que hubiera una incidencia y tuvieras que retirar un lote del mercado. Es determinante que se pueda detectar de manera rápida antes de que llegue al mercado. Para que haya una buena trazabilidad, necesitas sistemas tecnológicos que te aporten visibilidad y faciliten la coordinación entre producción, almacén y ventas.
Coordinación entre producción, almacén y administración
Es un asunto fundamental en la gestión de toda bodega hoy día. El área de producción necesita saber lo que hay en el almacén en cada momento, cuándo hay que reponer y abordar los procesos logísticos de forma plenamente alineada con las necesidades de la empresa.
Y no hay que olvidar que además todo debería estar bien documentado; la contabilidad de una bodega puede ser compleja, es necesario cumplir múltiples normas y si hay duplicidad de datos es fácil cometer errores. La digitalización tiene como consecuencia un funcionamiento más óptimo del negocio.
Gestión de la campaña agrícola y la estacionalidad
Tengamos en cuenta que el sector bodeguero está muy determinado por la vendimia. El momento en el que se recoge la uva influye directamente en la calidad, el aroma, el sabor y el equilibrio del vino final.
Durante este proceso, puede haber muchos inconvenientes, desde averías en la maquinaria a problemas logísticos que acaben teniendo como consecuencia mayores retrasos; la pérdida de producto y el incremento de los costes suele ser el mayor hándicap al que muchas bodegas tienen que enfrentarse.
Es esencial que se pueda hacer una planificación adecuada para optimizar los tiempos y reducir las posibles pérdidas que conllevaría la falta de control.
Claves para mejorar la gestión de tu bodega paso a paso
Existen una serie de puntos esenciales que afectan a la gestión de bodegas y que tu empresa podría mejorar para adaptarse a los desafíos de tu sector.
Digitalizar el control de entradas y salidas de producto
La transformación digital de las bodegas empieza por controlar inputs y outputs. Muchas bodegas no saben con exactitud cuántos litros o botellas tienen disponibles en cada momento. Las diferencias entre barricas, depósitos y almacén suelen generar errores de inventario con demasiada frecuencia, lo que puede suponer un problema a la hora de planificar las ventas o la producción.
Utilizar una solución ERP tecnológica que integre todos los procesos te permitirá lograr una mayor coordinación.
Automatizar el reporting para inspecciones y auditorías
El cumplimiento normativo y el control de trazabilidad requiere datos. Tienen que ser datos precisos, reales y fáciles de acceder, de manera que se puedan hacer auditorías de la manera más fácil y sin margen de error. La automatización de informes es esencial para que puedas saber todo lo que necesitas con respecto al cumplimiento de las normas sanitarias y la gestión de tu producto.
Integrar la gestión comercial con el stock en tiempo real
Ventas y almacén no pueden ni deben funcionar de forma separada. Los responsables de cada área necesitan visibilidad en tiempo real para facilitar su día a día y evitar confusión en los procesos o retrasos en las entregas.
Es esencial que puedas disponer de un sistema ERP que asegure la integración del proceso de gestión de inventario y la gestión de ventas.
Planificar la producción vinícola con datos históricos
Para saber cuánto tienes que producir necesitas evaluar factores como la estacionalidad y los datos históricos de tu bodega. Disponer de un software que te ayude a disponer de esta información te ayudará a tomar mejores decisiones y evitar problemas típicos en la gestión de bodegas como la sobreproducción o la rotura de stock.
¿Qué debe incluir un software de gestión de bodegas?
La tecnología es una de las claves que puede ayudar a la optimización de procesos en tu bodega. Tener una visión panorámica y detallada de todos los costes en cada fase del ciclo de vida del producto, desde la gestión de los viñedos y la vendimia hasta la comercialización y transporte, te ayudará a determinar dónde están los principales riesgos para tu negocio.
A continuación, vamos a mostrarte algunos de los elementos imprescindibles que tu software de gestión de bodegas debería incluir.
Módulo de producción vinícola y control de elaboración
La elaboración del vino implica decenas de procesos y movimientos diarios que necesitan quedar perfectamente registrados para evitar pérdidas de información. Lo ideal es que puedas tener una visión completa de todos tus depósitos, barricas, coupages, mermas y embotellados para poder trabajar con el máximo control.
Recuerda que disponer de datos fiables facilita la toma de decisiones durante cada fase de elaboración del vino.
Gestión de almacén y logística de distribución
La parte logística es uno de los retos de muchas bodegas. A veces hay errores de stock o desajustes entre almacén y ventas, lo que acaba dando lugar a más incidencias de las que te gustaría.
Lo ideal es que pudieras saber con la máxima exactitud posible qué producto está disponible, dónde está y qué pedidos hay que preparar cada día. Las soluciones tecnológicas de gestión de bodegas se utilizan precisamente para esto; para evitar que tu equipo tenga que improvisar.
Tu empresa va a evitar muchos problemas operativos utilizando un ERP especializado en bodegas.
Integración con SILICIE y organismos reguladores
La carga administrativa vinculada al cumplimiento normativo suele consumir más tiempo de lo que parece. Nuestro consejo es integrar la gestión con SILICIE para simplificar los procesos y mantener toda la información actualizada sin depender de tareas manuales repetitivas.
Facturación, contabilidad y gestión comercial integradas
Una bodega debe hacer una gestión muy rigurosa de su administración. Y más todavía ahora que se va acercando la necesidad de cumplir con Verifactu y la facturación electrónica B2B.
Necesitarías poder gestionarlo todo desde el mismo software: impuestos, contabilidad, facturas y ventas. Evita el exceso de tareas manuales y te ahorrarás muchos errores en la gestión de tu bodega.
¿Cómo puede ayudarte el ERP para bodegas de Zucchetti?
El sistema Solmicro ERP de Zucchetti, especializado en el sector vitivinícola, es un software de planificación de recursos empresariales para gestión de bodegas con el que puedes desarrollar todas las tareas administrativas y estratégicas de tu empresa.
En él se integran módulos específicos indispensables para tu sector, como herramientas para la gestión de viñedos, vendimia, control de la producción, gestión de Recursos Humanos, contabilidad y ventas, Business Intelligence, integración con SILICIE y conexión con tu eCommerce.
Es fundamental que puedas trabajar con este tipo de herramienta, ya que la mayoría de los programas de gestión no están diseñados para las necesidades de una empresa como la tuya.
Descubre ya la solución Solmicro ERP para el sector bodegas y empieza a facilitar la digitalización y la optimización de costes en tu empresa.
