Claves para agilizar el control de los gastos de viaje

Cuando una empresa se decide a implementar un software para gastos de viaje , se espera que la herramienta permita mantener un control organizado y satisfactorio sobre todos los distintos apartados a tener en cuenta, de cara a la justificación de los costes correspondientes y su reembolso si procede. No obstante, en concordancia con los tiempos que corren, otro factor que debe ser una prioridad en la gestión de los viajes de trabajo debe ser la agilización de los distintos trámites necesarios. Afortunadamente, ZTravel es una aplicación que tiene muy en cuenta este extremo y vamos a conocer algunos de los aspectos en los que su uso puede aprovecharse para hacer más fáciles y rápidas las gestiones.

La posibilidad de emplear el teléfono móvil para la introducción de los gastos es una de las características que ha revolucionado este apartado. Ahora, en cuanto el profesional tenga en su mano los justificantes, puede capturarlos y subirlos al sistema en un instante, se encuentre donde se encuentre. Inmediatez y sencillez que evitan que los procesos se dilaten y resten atención a tareas productivas. Además, con la digitalización certificada por la AEAT, se puede eliminar el justificante. No obstante, tan interesante como facilitar la introducción de datos es implementar automatizaciones que permitan, en la medida de lo posible, evitar perder tiempo con operaciones o confirmaciones manuales que resulten redundantes.

La introducción de políticas de gastos de viaje, como por ejemplo las tarifas por kilometraje, permite predefinir los parámetros a cumplimentar e incluso las respuestas del sistema. Para las organizaciones con unas normativas y controles más específicos, hemos hablado en otras ocasiones de las posibilidades de personalización que oferta la versión Next de ZTravel.

Otras funcionalidades de nuestro software de gastos que repercuten sobre el ahorro de tiempo y complicaciones son la posibilidad de realizar la carga masiva de datos y tablas maestras, integraciones con los principales sistemas de la compañía (contabilidad, nómina), facilitación de procesos trasversales a la gestión de gastos de viaje (Digitalización certificada, recuperación de IVA, gestión del 7P, etc.) o la obtención rápida de estadísticas y datos; a través de paneles de control que se pueden configurar para que de un solo vistazo ofrezcan las opciones que interesen.

Las prestaciones de ZTravel están diseñadas teniendo en cuenta las necesidades que detectamos en los diversos clientes que hacen uso de nuestro software, y aprovechando las posibilidades que ofrecen las tecnologías actuales para racionalizar cada vez más los trámites a realizar. Si estás interesado en conocer más sobre estos y otros beneficios de agilizar el control de tus gastos de viaje, ¡no dudes en contactarnos!