¿Qué es el inventario en tiempo real?

El inventario en tiempo real es un sistema de control de existencias que permite conocer la cantidad y ubicación de los productos disponibles mediante la actualización automática de los movimientos de almacén.

De este modo, podemos conocer al instante cada entrada, salida o traslado, puesto que se registra en el sistema para mantener la información sincronizada con las operaciones.

Para implantar este modelo, las empresas necesitan un software de gestión de almacenes conectado con el ERP que centralice los datos y permita consultar las existencias desde los diferentes departamentos de la organización.

Diferencia entre inventario estático e inventario en tiempo real

El inventario estático refleja las existencias disponibles en un momento determinado. Su actualización depende de recuentos periódicos o de la introducción manual de los movimientos, por lo que pueden producirse diferencias entre el stock registrado y las cantidades reales.

Por el contrario, el inventario en tiempo real incorpora los movimientos a medida que se producen. De esta manera, los responsables de producción y logística pueden consultar información actualizada sin esperar a que se realice un nuevo recuento físico.

Qué tecnologías hacen posible el inventario en tiempo real

Estar actualizando continuamente el inventario requiere tecnologías capaces de identificar los productos y registrar sus movimientos con rapidez. Normalmente se usan lectores de códigos de barras, terminales de radiofrecuencia y sistemas de identificación RFID.

Estas herramientas permiten capturar información directamente en el almacén y transmitirla al sistema de gestión. Su integración con el ERP facilita que los datos de inventario estén disponibles para compras y planificación de la producción.

¿En qué se diferencia un SGA de una hoja de cálculo para gestionar el inventario?

Una hoja de cálculo es una herramienta informática muy básica, que permite registrar las existencias y realizar operaciones sencillas de control. Sin embargo, depende de que haya alguien introduciendo los datos manualmente y presenta limitaciones para gestionar movimientos simultáneos, ubicaciones o procesos de preparación de pedidos.

Por el contrario, un sistema de gestión de almacenes (SGA) automatiza el registro de las distintas operaciones y proporciona trazabilidad sobre los movimientos de mercancías. Para comprender mejor qué es un SGA y para qué sirve, es esencial tener en cuenta su capacidad para organizar las ubicaciones y coordinar las operaciones logísticas mediante información centralizada.
 

¿Por qué el inventario tradicional ya no es suficiente?

Principalmente, porque el incremento de la complejidad de las operaciones industriales y logísticas hace que sea más importante que nunca controlar las existencias. Los procedimientos basados en recuentos periódicos dificultan la identificación inmediata de las incidencias y al final pueden provocar decisiones basadas en información que ya no refleja la situación del almacén.

El coste real de trabajar con datos desactualizados

Tengamos en cuenta que las diferencias entre el inventario registrado y las existencias físicas pueden ocasionar compras innecesarias o retrasos en la fabricación. Cuando una empresa desconoce la disponibilidad real de determinados componentes, corre el riesgo de programar órdenes de producción que posteriormente no va a poder ejecutar.

El exceso de inventario genera igualmente costes de almacenamiento y aumenta el capital inmovilizado. En este sentido, disponer de datos en tiempo real en cada momento contribuye de manera muy significativa a mejorar la planificación de las necesidades de aprovisionamiento.

Los errores más frecuentes cuando el stock no se actualiza en tiempo real

Uno de los problemas más habituales es registrar como disponibles productos que ya han sido utilizados o expedidos. También pueden producirse duplicidades en los movimientos, así como errores en la preparación de pedidos.
 
Pensemos que la falta de visibilidad dificulta enormemente el cálculo del stock de seguridad, ya que las decisiones de reposición se basan en cantidades que pueden no coincidir con las existencias reales.

Qué sectores sufren más el impacto de una gestión de inventario deficiente

Los fabricantes son especialmente sensibles a los errores de inventario porque la ausencia de un componente puede detener una línea de producción. Sin ir más lejos, en la industria alimentaria el control de lotes y fechas de caducidad es un aspecto que suele añadir mayores exigencias de trazabilidad (para las que hay estrictas exigencias legales).

Por su parte, los operadores logísticos y las empresas de distribución necesitan conocer la disponibilidad de mercancías para cumplir los plazos de entrega. Cuanto mayor es el volumen de referencias y movimientos, más difícil resulta mantener un control fiable mediante procedimientos manuales.
 

Beneficios del inventario en tiempo real para producción

Disponer de datos en tiempo real sobre materias primas y componentes permite a tu negocio coordinar mejor las necesidades de fabricación con las existencias del almacén. De esta manera, tu empresa podría reducir las interrupciones y utilizar sus recursos productivos para trabajar con mayor eficiencia.

Veamos algunas de las ventajas de trabajar mediante un sistema de inventario en tiempo real.

Planificación de la producción sin parones por falta de materiales

La planificación industrial requiere comprobar que los materiales necesarios estarán disponibles cuando comience cada orden de fabricación. Un inventario actualizado facilita dicha comprobación, ya que permite detectar posibles faltantes antes de que afecten a la actividad productiva.

Cuando el sistema de inventario está integrado con ERP, SGA y software de planificación de la producción, los responsables pueden anticipar necesidades de compra y ajustar la programación según la disponibilidad real de materiales.

Control de materias primas y componentes en cada fase del proceso

El inventario en tiempo real facilita el seguimiento de los materiales desde su recepción hasta su consumo en fabricación. Los movimientos registrados nos permiten conocer qué cantidades se encuentran almacenadas y cuáles han sido asignadas a determinadas órdenes.

Esta información mejora enormemente la trazabilidad y ayuda a tu negocio a identificar diferencias entre los consumos previstos y los reales, un aspecto que al final es estratégico cuando hablamos de entornos industriales con múltiples referencias o procesos productivos complejos.

Reducción del desperdicio y de los costes de sobrestock

Es un aspecto clave para mejorar la eficiencia. El exceso de existencias incrementa los gastos de almacenamiento y puede provocar pérdidas por obsolescencia o caducidad. Si tuvieras datos actualizados y pudieras consultarlos en cualquier momento, podrías ajustar las compras a las necesidades de producción y reducir la acumulación innecesaria de materiales.

El control de inventario contribuye, por otra parte, a una imputación más precisa de los consumos. Esta información resulta útil para analizar los costes indirectos de producción y evaluar la rentabilidad de las operaciones industriales.

Integración con el MES y el ERP para una producción conectada

Uno de los pilares de la industria 4.0 es precisamente asegurar la conectividad entre sistemas para potenciar la eficiencia y sacar el máximo partido a la tecnología.

La integración del inventario con el ERP es el primer paso (aunque no el único) para relacionar las existencias con las compras y las órdenes de fabricación. Si además añadimos conexión con un sistema MES, los consumos registrados durante la ejecución productiva podrían actualizar la información de materiales disponibles. Eso haría mucho más fácil la operatividad.

Pensemos que esta comunicación entre sistemas reduce la necesidad de introducir datos repetidamente y facilita el seguimiento de las operaciones. Tampoco habría tantas duplicidades. Si quieres conseguir datos fiables y actualizados y poder consultarlos desde cualquier lugar, es necesario que los movimientos físicos se registren correctamente y que las aplicaciones compartan información de manera sincronizada.
 

Beneficios del inventario en tiempo real para logística

Como fabricante, no sólo te interesa conectar ERP, SGA y MES para mejorar la productividad a la hora de planificar la producción o gestionar las ventas. También si estamos hablando del proceso logístico para asegurar las entregas.

Si hablamos del ámbito logístico, conocer las existencias disponibles y su ubicación facilita enormemente la organización del almacén. La actualización de los movimientos es un asunto esencial para reducir las incidencias operativas y mejorar el cumplimiento de los plazos de expedición.

Mayor velocidad y precisión en el picking y la preparación de pedidos

La preparación de pedidos requiere localizar los productos y comprobar que las cantidades solicitadas están disponibles. ¿Cómo puede hacer eso una empresa? Con un sistema SGA que proporcione instrucciones sobre las ubicaciones de recogida y registre las unidades extraídas mediante dispositivos de lectura.

Muchas empresas no han optado aún por este cambio, pero es esencial para la transformación del negocio. La digitalización del proceso de picking en almacén es la clave reducir desplazamientos innecesarios y minimizar las equivocaciones durante la recogida de mercancías.

Reducción de errores en expediciones y devoluciones

El registro de movimientos en tiempo real facilita que podamos comprobar los artículos vendidos antes de su expedición. Mediante la lectura de códigos de barras (o de cualquier otro sistema de identificación), los operarios pueden verificar así que las referencias y cantidades coinciden con las solicitadas.

Si hablamos de devoluciones, los beneficios siguen siendo evidentes. Trabajar con un sistema completo y conectado ayuda a identificar los productos recibidos y actualizar su situación una vez comprobado su estado. De este modo, se evita incorporar al stock disponible mercancías que todavía requieren una inspección.

Visibilidad de stock en múltiples almacenes y delegaciones

Es un factor que se ve más en las industrias de mayor tamaño. Pero igualmente puede dar lugar a problemas de gestión. Las empresas que operan con varios centros logísticos necesitan conocer las existencias de cada almacén, esté donde esté ubicado. Lo ideal sería trabajar con un sistema centralizado, ya que eso permite consultar la disponibilidad por almacén y registrar los traslados de mercancías entre instalaciones.

Esta visibilidad facilita la distribución de productos según la demanda, Tu Departamento de Compras no tendría que realizar operaciones innecesarias cuando existen unidades disponibles en otras delegaciones, por lo que se facilitaría mucho la toma de decisiones.

Mejor coordinación con proveedores y clientes

Disponer de datos en tiempo real sobre existencias permite detectar necesidades de reposición y comunicar previsiones de aprovisionamiento a los proveedores. Es un proceso mucho más claro y sencillo. Cuando el inventario está integrado con los sistemas de compras, resulta más fácil identificar los artículos que requieren nuevos pedidos y no suele haber grandes problemas de descoordinación.

Desde el punto de vista comercial, disponer de datos fiables es clave para confirmar la disponibilidad de los productos y establecer compromisos de entrega más realistas. Esto contribuye a reducir las incidencias derivadas de vender mercancías que no se encuentran disponibles.
 

¿Qué necesita una empresa para tener inventario en tiempo real?

Implantar un sistema de inventario en tiempo real requiere disponer de una infraestructura tecnológica relativamente avanzada y establecer procedimientos que garanticen el registro de los movimientos físicos.

Veamos cuáles son principales requisitos:

• Un Sistema de Gestión de Almacenes: para centralizar la información sobre existencias y ubicaciones, así como controlar las entradas y salidas de mercancías.
• Dispositivos de captura de datos: lectores de códigos de barras, terminales de radiofrecuencia o tecnologías RFID que permitan registrar los movimientos directamente en el almacén.
• Integración con el ERP: para sincronizar los datos de inventario con los procesos de compras y producción.
• Procedimientos operativos definidos: que establezcan cómo registrar las recepciones, los traslados internos y las expediciones.
• Formación del personal: para garantizar que los trabajadores utilizan correctamente las herramientas y registran las operaciones en el momento en que se producen.
• Control de la calidad de los datos: mediante verificaciones periódicas que permitan detectar diferencias entre las existencias físicas y las registradas.

La implantación debe adaptarse a las características de cada empresa. Pensemos que una organización con un único almacén y pocas referencias tendrá necesidades diferentes a las de un fabricante que gestiona numerosos componentes y varios centros productivos.
 

Inventario en tiempo real para producción y logística con Zucchetti

La gestión del inventario en tiempo real permite mejorar la coordinación entre las operaciones de almacén y las necesidades de producción. Para aprovechar sus ventajas, es fundamental contar con soluciones capaces de integrar los movimientos logísticos con los procesos de gestión empresarial.

La solución Solmicro ERP para industrias de Zucchetti es la clave para digitalizar la gestión de almacenes y conectar la información logística con el resto de las operaciones de la organización. La integración con nuestro software SGA y sistema MES permitiría que tu negocio pudiera tener todos de datos centralizados y trabajar con sistemas conectados que te permitan planificar el aprovisionamiento y controlar mejor las existencias.

Si tu empresa necesita mejorar la trazabilidad de los materiales y avanzar hacia una gestión de inventario más eficiente, te invitamos a contactar con nosotros para conocer las soluciones de Zucchetti y estudiar cuáles se adaptan mejor a vuestras necesidades.