El papel de la oficina virtual y las soluciones colaborativas

El entorno colaborativo se ha convertido en una necesidad para las empresas que quieran abordar el teletrabajo. Disponer de una oficina virtual es esencial para poder organizar el trabajo de distintos equipos ubicados en diferentes localizaciones y que quieran trabajar en línea y en remoto.

Una de las implicaciones de la digitalización de las empresas es precisamente aprovechar las ventajas de la oficina virtual. De esta forma, la empresa puede estar mejor preparada ante las incertidumbres, como por ejemplo los confinamientos derivados de la pandemia de la Covid-19.

¿En qué consiste una oficina virtual?

 
La oficina virtual permite a los empleados desarrollar las mismas actividades que si se encontrara en la oficina física. Puede acceder a los datos compartidos de la empresa a través de la nube y trabajar en línea con otros empleados, modificando un mismo documento compartido.
 

Gracias a la oficina virtual las empresas pueden gestionar plantillas híbridas, con empleados que se encuentran trabajando a distancia o en la oficina

 
Este tipo de soluciones facilita que nuestra empresa está preparada para la movilidad, ya que no todos los trabajadores estarán siempre físicamente en las oficinas. Puede haber trabajadores en movimiento que necesitan consultar documentos desde su teléfono móvil o portátil de la empresa cuando no están en la oficina.

Si la empresa no está preparada para facilitar la movilidad, estaremos siendo menos competitivos y no estaremos aprovechando las posibilidades de las nuevas tecnologías. La agilidad que aporta disponer de una oficina virtual en la que se puedan consultar todas las tareas y documentos de trabajo es esencial para seguir siendo eficaces y productivos durante la pandemia.

Las reuniones a distancia y la importancia de crear un entorno colaborativo

 
Una de las señas de identidad que muchas empresas han adoptado por pura necesidad en estos momentos ha sido la comunicación por videollamada o teleconferencia.

Las soluciones colaborativas favorecen que los empleados de las empresas dispongan de canales diferentes para comunicarse, pudiendo trabajar en equipo y a distancia sin que eso suponga una dificultad para la productividad, ni para la seguridad digital.
 

Cuando toda la información y los documentos de la empresa están ubicados en la nube y los empleados con los permisos adecuados pueden acceder a ellos, podemos ser más ágiles, competitivos y productivos y se mejoran nuestros procesos de trabajo porque la información está compartida.

 
La comunicación entre equipos de trabajo y departamentos también puede realizarse en cualquier momento. No es necesaria la dependencia física de la oficina. Especialmente en estos tiempos en los que la distancia de seguridad se hace imprescindible para proteger la salud de nuestros empleados.

Uno de los objetivos de la digitalización de la empresa está intrínsecamente relacionado con implementar una oficina virtual efectiva y un entorno colaborativo. En estos espacios los empleados pueden compartir información y trabajar de la misma forma y con los mismos datos que si estuvieran físicamente en la oficina.