¿Qué es la movilidad empresarial?

 
Se trata del conjunto de estrategias y acciones llevadas a cabo por la empresa para controlar de forma estratégica la movilidad del personal de la empresa. Es lo que se conoce en inglés por las siglas EMM (Enterprise Mobility Management), y se suele planificar y organizar a través de un software de movilidad empresarial.
 
La gestión de la movilidad implica administrar flotas de vehículos, planificar y monitorizar los gastos de desplazamiento y viajes de negocios, así como controlar los recursos y medios que faciliten la colaboración, el bienestar y la productividad del personal cuando no se encuentra en las instalaciones de la organización.
 
Lo ideal es que puedas llevar el control de la movilidad empresarial mediante un software de gestión de gastos de viajes de empresa.
 
Es importante además que distingamos entre dos tipos de movilidad en las empresas.
 

(1) Movilidad operativa: gestión de viajes, gastos y flotas

 
Se refiere a todos los procesos relacionados con el desplazamiento de las personas empleadas y los recursos que se utilizan fuera de las instalaciones de la empresa. Se trata de controlar los gastos derivados de estos viajes de negocio y gestionar eficazmente la disponibilidad de los vehículos, así como de asegurar el cumplimiento de la política de gestión de viajes y aplicando un criterio de racionalidad y sostenibilidad en la gestión de flotas de vehículos.
 

(2) Movilidad tecnológica: gestión de dispositivos y acceso remoto

 
Hace referencia a las distintas soluciones que permiten a las personas de la empresa poder realizar operaciones desde cualquier lugar con el mismo nivel de seguridad y productividad, lo que hará posible obtener datos en tiempo real desde cualquier lugar o, en caso necesario, evitar desplazamientos innecesarios y optimizar los costes.
 
Un punto imprescindible para poder asegurar la movilidad tecnológica es saber gestionar correctamente los dispositivos corporativos y garantizar un acceso remoto seguro a las aplicaciones empresariales. Se trata de una aspecto vital porque es clave para poder consultar datos de forma remota en los sistemas de la empresa y trabajar de forma colaborativa.
 

 

Dimensiones de la movilidad empresarial que toda empresa debe gestionar

 
Hay 3 áreas fundamentales en las que las empresas deben esforzarse en controlar con eficacia para evitar que los desplazamientos del personal de la empresa se conviertan en un problema en lugar de un beneficio para la organización.
 

Viajes de negocio y política de viajes corporativos

 
El cumplimiento de una política de gestión de viajes corporativos es fundamental para evitar que los costes de desplazamiento se disparen o se carguen a la empresa gastos que no corresponden. Hay que enfocar la gestión de los desplazamientos desde una visión orientada a la eficiencia, la seguridad y la transparencia.
 

Gestión de gastos de desplazamiento

 
El aspecto financiero es vital cuando hablamos de gestión de la movilidad. No es lo mismo tomar una ruta que otra, elegir un transporte u otro, o hacer un viaje o no hacerlo. Además todos los gastos deben registrarse correctamente. Las empresas necesitan disponer de una herramienta tecnológica que les permita tener el control y adquirir conocimiento sobre lo que supone cada desplazamiento.
 

Gestión de flotas de vehículos de empresa

 
La gestión de los vehículos de la empresa es parte determinante del éxito en los viajes de negocios. A veces será necesario el alquiler de vehículos, otras la organización utilizará su propia flota y en ocasiones es posible que haya que reembolsar al personal el gasto de desplazamiento si han utilizado su propio vehículo. Tener el control sobre los vehículos, matrículas, mantenimiento, seguros y combustible es esencial para un funcionamiento óptimo de los viajes de negocio.
 

Principales beneficios de digitalizar la gestión de la movilidad empresarial

 
Un software de gestión de la movilidad te ayuda a planificar y organizar las relaciones entre tu empresa y el personal cuando éste se encuentra fuera de la oficina, ya sea porque trabaja en movimiento o porque debe realizar desplazamientos o viajes de negocios.
 
Es una herramienta claramente eficaz para la supervisión y aprobación de los gastos de viaje, así como también para el control de la documentación. Con esta herramienta, integrada con el software ERP y el sistema de nómina, se puede automatizar el reembolso de los gastos abonados por las personas trabajadoras en las nóminas, así como su traspaso a la contabilidad.
 
Hay diferentes ventajas en las que un sistema de gestión de la movilidad puede ayudar a tu negocio.
 

Reducción de costes en viajes y desplazamientos gracias a la visibilidad y aprobación previa del gasto

 
Contar con un sistema que permita aprobar los viajes antes de su realización ayuda a evitar gastos innecesarios y a controlar el presupuesto desde el primer momento.
 

Eliminación del papel y automatización de reembolsos

 
Digitalizar los procesos elimina la necesidad de conservar tickets en papel y cumplimentar formularios manuales. Ahora será mucho más sencillo, ya que cada persona de la empresa que se desplace podrá enviar sus tickets de gasto a través de una app o gestionar sus pagos con una tarjeta corporativa con límites.
 

Control en tiempo real de la flota y reducción de gastos operativos

 
Las soluciones de gestión de flotas ofrecen información en tiempo real sobre la ubicación de los vehículos, los recorridos realizados y el consumo de combustible. Es, sin duda, la mejor forma de que tu negocio pueda optimizar las rutas y evitar cualquier posible ineficiencia.
 

Cumplimiento de la política de viajes y normativa fiscal

 
Una gestión eficazmente automatizada facilita que todos los desplazamientos y gastos se ajusten a las políticas corporativas y a la normativa fiscal vigente. El sistema puede aplicar límites de gasto y exigir la documentación necesaria para que puedas cumplir con la legalidad y desgravar los gastos correspondientes.
 

Mejora de la experiencia del empleado en sus desplazamientos

 
Podrás hacer que tu equipo se sienta más cómodo y satisfecho en sus desplazamientos, ya que la gestión será un proceso sencillo y menos manual, donde todo se gestiona de manera más rápida y transparente.
 

Datos para la toma de decisiones: gasto por empleado, por proyecto, por área

 
Ahora podrás disponer de una visibilidad completa sobre los problemas y necesidades de tu negocio, de manera que puedas determinar qué viajes son rentables y cuáles no, o en qué puntos debes mejorar.
 

La movilidad empresarial y la Ley de Movilidad Sostenible 2026

 
La entrada en vigor de la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, ha supuesto un cambio importante en la forma en que las empresas deben gestionar los desplazamientos de su plantilla.
 
Uno de los requisitos que establece esta norma es la obligación de elaborar un Plan de Movilidad Sostenible al Trabajo (PMST) para las empresas con centros de trabajo de más de 200 personas empleadas o más de 100 personas trabajadoras por turno.
 
Tengamos en cuenta que es una norma que incluye medidas destinadas a reducir el uso del vehículo privado, fomentar el transporte público o el coche compartido, además de mejorar la seguridad vial en los trayectos laborales. El uso de estrategias para asegurar la movilidad sostenible en la empresa deben tener también en cuenta la necesidad de medir y controlar la huella de carbono, lo que se establece en el Real Decreto 214/2025.
 
Desarrollar el plan de movilidad en una empresa, en todo caso, es un aspecto que no debe llevarse a cabo simplemente para asegurar el cumplimiento normativo, sino también para garantizar la máxima eficiencia en los viajes de negocio.
 

¿Cómo implementar una estrategia de movilidad empresarial eficiente?

 
Si tu empresa quiere evolucionar de un modelo de gestión en el que se controlan con eficacia los costes de desplazamiento hacia un sistema más previsible, hay una serie de acciones que puedes llevar a cabo, como establecer una política de gestión de viajes, digitalizar la gestión y medir y analizar los datos.
 
Veamos cómo llevarlo a cabo paso a paso.
 

Define una política de viajes corporativos clara

 
Este documento es sin duda la base para gestionar la movilidad empresarial de forma eficiente. Indica aspectos esenciales a nivel financiero y operativo como qué gastos son reembolsables, qué medios de transporte han de priorizarse en cada desplazamiento, límites de presupuesto de acuerdo a las regulaciones laborales y normas de seguridad.
 

Centraliza la reserva y aprobación de viajes

 
Supervisa y gestiona todas las solicitudes de gasto y desplazamientos desde un solo sistema, que te permita tener todo bajo control de forma digital.
 

Digitaliza la gestión de gastos y reembolsos

 
Utiliza una solución tecnológica que te permita tener conectada la gestión de viajes de negocios con el área administrativa y contable, de manera que se puedan traspasar los gastos fácilmente a contabilidad o se puedan aplicar los reembolsos en las nóminas.
 

Integra el control de flota con el sistema de gestión de gastos

 
Es indispensable que tu software de gestión de viajes de negocios esté integrado con el sistema de control de la flota de vehículos, de manera que puedas medir los gastos de combustible y todos los aspectos vinculados al transporte en tu empresa.
 

Mide, analiza y ajusta con datos reales

 
El análisis inteligente de los datos de tus desplazamientos, que se reflejará en un solo sistema y se podrá llevar a cabo de forma automatizada, te permitirá tomar mejores decisiones.
 

Software ZTravel: la solución integrada de Zucchetti para la movilidad empresarial

 
Las nuevas tecnologías están transformando la movilidad empresarial. Las empresas actuales son altamente móviles y deben disponer de una herramienta que les permita gestionar sus desplazamientos, gastos y flotas de vehículos de manera eficiente.
 
Además, es clave controlar los recursos vinculados a dichos desplazamientos, lo que implica contar con las aplicaciones y herramientas de colaboración necesarias para facilitar la coordinación y la comunicación de las personas cuando se encuentran fuera de la empresa.
 
En esta línea, ZTravel se ha posicionado como el software de gestión de viajes y gastos de viajes de empresa más avanzado del mercado, con todas las funcionalidades para controlar los flujos de autorización de gasto, registro de los gastos de viaje en tiempo real, implementación y supervisión de las políticas corporativas, digitalización de procesos y cumplimiento normativo.