¿Qué es un ERP y qué significa?

Como definición de ERP, podemos decir que es un tipo de programa informático con el que es posible tener el control de las diferentes áreas de gestión empresarial: facturación y contabilidad, control de costes, elaboración de presupuestos, compras o gestión de personal.

El sistema ERP te permite automatizar tareas que tradicionalmente se han realizado de forma manual, lo que te ayuda a ahorrar tiempo, mejorar la productividad y la eficiencia y reducir los costes.

¿Qué significan las siglas ERP?

Se trata de las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning. Un ERP es un software de planificación de recursos empresariales.

Historia y evolución de los sistemas ERP

Cuando nos preguntamos qué significa ERP, algunos piensan en programas costosos y difíciles de implementar. Antiguamente los ERP eran herramientas muy complejas, que sólo las grandes empresas solían tener. Pero hoy día existe una gran variedad de programas de gestión ERP, que pueden adaptarse a todo tipo de empresas. Hoy afortunadamente casi toda empresa tiene claro qué es ERP, aunque no siempre se utiliza la solución más eficiente y adecuada.

¿Para qué sirve un ERP?

El ERP es y debe ser la columna vertebral de tu empresa. La herramienta con la que todo está conectado y en la que puedes consultar cualquier dato. Una de las ventajas de los ERP es que te permiten generar informes, con los que puedes tener una visión completa de la empresa. Este tipo de software es por tanto una herramienta decisiva para la toma de decisiones, ya que en ella puedes ver una gran variedad de aspectos importantes: evolución de las ventas, productos más vendidos, relación entre ingresos y gastos, establecimientos que más han vendido, nivel de producción.

Funciones principales de un ERP

Un ERP tiene como principal objetivo la simplificación administrativa, la visibilidad de todas las áreas de negocio y la gestión integrada de procesos. Lo esencial de un programa de planificación de recursos empresariales es que ayude a tu empresa a que los departamentos trabajen de forma coordinada y haya una comunicación interna eficaz y funcional. Que todos tengan acceso a los mismos datos es indispensable para lograr esta meta.

No obstante, hoy día una solución ERP va mucho más allá de la gestión administrativa. Existen herramientas avanzadas, con IA, que cuentan con funcionalidades específicas que permiten realizar análisis complejos, como predicción de la demanda, a fin de facilitar la toma de decisiones, de manera que la dirección de tu empresa y de cada área del negocio pueda actuar basándose en datos objetivos.

Áreas de la empresa que gestiona un ERP

El ERP es el aliado de la dirección de la empresa, pero permite llevar a cabo una gestión integral y completa de cada área del negocio por separado. Así, por ejemplo, los responsables de ventas pueden utilizar el módulo de facturación para registrar y consultar las operaciones de venta, y se puede utilizar el mismo software para la gestión de compras, el control de almacén, la gestión de RRHH o la gestión de las relaciones con los clientes.

¿Qué diferencia hay entre un ERP y un CRM?

Son herramientas que hoy día se integran en el mismo software. El ERP te permite gestionar el conjunto de áreas de negocio y cada uno de sus procesos; el CRM (Customer Relationship Management) es el área de gestión de las relaciones con los clientes, con la cual el Departamento Comercial puede controlar y hacer seguimiento de las interacciones con los contactos y compradores de la empresa.

¿Cómo funciona un ERP?

El funcionamiento de un ERP es sencillo. Se trata de una herramienta que por lo general es modular y dispone de múltiples funcionalidades en las que se registran los datos que necesitas disponer en tu negocio.

Arquitectura de un sistema ERP

Un programa ERP se compone de 4 elementos fundamentales que hacen posible su funcionamiento.

• Interfaz:una interfaz de usuario, que es lo que ven las personas que interactúan con el software a través de la pantalla del ordenador, el tablet o smartphone.
• Flujos de trabajo: Hay otro elemento que es el conjunto de reglas y flujos de trabajo que permiten procesar las operaciones y dependen de la lógica que se ha desarrollado para la herramienta.
• Bases de datos: consiste en toda la información de la empresa. Se puede exportar o disponer de ella. Es muy importante que las bases de datos se puedan utilizar en las distintas aplicaciones de la empresa
• Módulos: son las unidades independientes de gestión que comparten unas mismas bases de datos y se comunican entre sí. Por ejemplo, el área de facturación está ligada a contabilidad, o el área de producción está vinculada con las compras. No funcionan de manera independiente, aunque sí hay distintos apartados en el software para una gestión de cada módulo

Módulos de un ERP

Los módulos ERP más habituales e imprescindibles en un software de gestión empresarial son los siguientes:

Gestión financiera y contabilidad

Un módulo de gestión financiera es la parte más sustancial de un ERP. Incluye facturación y gestión contable. Hablamos de un área del programa en la que se puede llevar un control integral de la situación económica de la empresa: desde la conciliación bancaria a la creación de presupuestos, análisis de costes u obtención de informes financieros.

Gestión de compras y proveedores

Es la herramienta principal para la gestión de la cadena de suministros y gestión de proveedores. Se trata de un módulo que nos permite optimizar el ciclo completo de aprovisionamiento.

Con esta parte del software, los responsables de área pueden llevar a cabo determinadas tareas, como solicitud y comparación de presupuestos, órdenes de compra, evaluación de proveedores, control de entregas y negociación de condiciones. Garantiza procesos eficientes y un abastecimiento oportuno.

Control de inventario y almacén

Es una parte del ERP que nos aporta una visibilidad completa del stock en tiempo real, gestión de ubicaciones, lotes, series, rotación y stock mínimo. Si tu empresa quiere poder automatizar entradas y salidas, evitar roturas de stock y mejorar la precisión del inventario, este módulo es fundamental. Las grandes organizaciones que requieren un nivel más avanzado de control pueden optar por un software SGA-WMS.

Gestión de ventas y CRM

El CRM centraliza la información comercial y permite gestionar oportunidades y clientes de manera óptima. Con esta solución podemos automatizar el ciclo de ventas, de manera que se pueda evitar la dispersión de los datos y la falta de control. Es una herramienta poderosa para controlar los pedidos en el día a día y mejorar la relación con los clientes para incrementar las ventas.

Recursos Humanos

Es la parte del software con la que puedes llevar la administración de personal, nóminas, control de asistencia, evaluaciones de desempeño, gestión de vacaciones, formación y comunicación interna. No todas las empresas utilizan un módulo dentro del ERP, sino que optan por un software de gestión de RRHH integrado.

Sea cual sea tu caso, necesitas agilizar los procesos de gestión de personal para que no te quite gran cantidad de tiempo. Conforme tu negocio vaya creciendo, muchas empresas optan por implantar un software de RRHH.

Producción y fabricación

El módulo de producción permite planificar y controlar órdenes de producción, consumo de materiales, tiempos, costes y capacidad productiva. Las empresas que buscan herramientas más avanzadas pueden combinar un sistema ERP con un APS y un software MES.

Business Intelligence y reporting

Es un módulo esencial para la toma de decisiones. Un software BI permite generar informes inteligentes que apoyan la toma de decisiones. El uso de la IA juega un enorme papel en este tipo de herramientas. Hablamos de un software que transforma datos en información estratégica mediante dashboards, informes dinámicos y análisis avanzados.

Cada vez más empresas desean tomar sus decisiones basadas en datos. Pero, para que esto sea posible, es necesario utilizar soluciones inteligentes que te aporten informes con recomendaciones según la situación de tu negocio.

¿Cuáles son los tipos de más comunes de ERP?

Existen diferentes tipos de programas ERP. No todos son igual de útiles para todas las empresas. Hay negocios que prefieren un software en la nube (SaaS, o software como servicio), y otros que desean hacer una implantación en sus propios sistemas. Aspectos como el nivel de especialización y los módulos que tiene el ERP son también enormemente importantes.

ERP en la nube vs. ERP on-premise

Un programa ERP cloud es un software que se aloja en la nube, es decir, no está en los propios sistemas de la empresa, sino en una red de servidores remotos, repartidos por distintas partes del mundo, a la que se accede a través de Internet, mediante un usuario y contraseña.

En cambio, quienes optan por un ERP on-premise o local están optando por un modelo de gestión IT donde la empresa tiene el control directo de los servidores y hardware de la empresa, ya esté ubicado en las propias instalaciones de la organización o en centros de datos.

ERP horizontal vs. ERP vertical

La diferencia entre un software ERP vertical y un ERP horizontal es que el primero es una herramienta especializada en un sector determinado, mientras que el segundo consiste en una herramienta de gestión generalista y flexible, diseñada para poder utilizarse en distintos tipos de empresas.

Por ejemplo, un ERP de gestión de bodegas va a incluir módulos específicos para esta actividad empresarial, como la gestión de viñedos o la gestión de vendimias, algo que no encontrarías en un software ERP generalista, por lo que en determinados sectores puede aportar muchas más ventajas competitivas.

ERP para pymes vs. ERP para grandes empresas

Las pymes no tienen las mismas necesidades que una gran empresa. Por lo general, necesitan herramientas de gestión básicas, que permitan controlar la facturación y contabilidad, plantillas reducidas y herramientas de almacén.

Un ERP para una empresa de tamaño medio-grande es un software flexible y personalizable, que permite múltiples integraciones y adaptaciones para permitir a la empresa ser altamente competitiva y utilizar las más avanzadas tecnologías, como IA, Big Data, Realidad Virtual y Aumentada o IoT.

¿Qué empresas necesitan un ERP?

El ERP hoy día es necesario para todo tipo de empresas, ya sean grandes, medianas o pequeñas. Para empezar, porque la digitalización ha avanzado enormemente y la legislación está impulsando que las empresas y autónomos utilicen herramientas de gestión empresarial para la facturación.

Pero también por otros motivos, como por ejemplo la necesidad de ser más eficientes y visibilizar todos los datos del negocio en una herramienta.

Las empresas que no utilizan un ERP es porque están usando todavía herramientas de ofimática para la gestión empresarial. Esto hace que la mayoría de procesos administrativos resulten muy complejos y te lleven mucho tiempo.

Por ejemplo, si quieres calcular cuánto has vendido en los últimos seis meses, tienes que calcularlo manualmente, y elaborar gráficas e informes a partir de los datos que tienes. Hoy día puedes contratar un programa ERP para pymes en el que puedes conocer estos datos en apenas un par de clics.

Integración del ERP con otras herramientas

Como hemos ido apuntando, el ERP es una solución de gestión empresarial, que nos aporta funcionalidades para el control de las distintas áreas de negocio. Pero en muchos casos las empresas necesitan herramientas específicas, con tecnologías avanzadas para una gestión completa.

Lo ideal es asegurar la integración de todos los procesos de tu negocio. Si vas a trabajar con un ERP y un software de RRHH, tienen que ser herramientas compatibles, que compartan datos entre sí. Lo mismo si estamos hablando de un software MES, un software SGA, un software APS, o cualquier otro tipo de aplicación.

¿Cómo elegir el ERP adecuado para tu empresa?

Nuestra recomendación en Zucchetti Spain es que, si vas a implantar un ERP en tu empresa, partas de un análisis exhaustivo de las necesidades de tu negocio en los diferentes departamentos. Por lo general, las empresas ya utilizan algún tipo de programa o aplicación de gestión. A partir de esta base, se pueden determinar en qué medida tu programa actual no está respondiendo a tus necesidades.

Una de las decisiones que debes tomar es qué tipo de ERP necesitas. Recibir un buen asesoramiento es clave para encontrar la opción más adecuada. Recuerda las diferencias entre ERP horizontal y ERP vertical, ya que pueden ayudarte a elegir el tipo de solución que mejor se adapte a tus objetivos.

El siguiente paso es elegir un partner tecnológico, que te pueda proporcionar soluciones compatibles, que faciliten la integración de procesos, la centralización de datos, la comunicación interna y la reducción de errores y duplicidades. No te conformes simplemente con elegir un software; la escalabilidad es un factor enormemente importante. Tu empresa evolucionará y ya no será la misma el día de mañana, por lo que lo ideal es que no tengas que cambiar de ERP.

Te aconsejamos fijarte en los siguientes aspectos estratégicos.

• Flexibilidad: utiliza una solución que se adapte a tus necesidades, en lugar de tener que limitar tu negocio a las posibilidades del software
• Personalización: lo ideal es que puedas disponer de una herramienta tuya, que responda específicamente a tus necesidades y aporte ventajas competitivas que nadie más tiene
• Escalabilidad: es indispensable que tu ERP pueda crecer a la par que tu empresa. Si aumentan tus necesidades de gestión, lo correcto es que puedas agregar nuevos módulos o integraciones con otros programas para no tener que cambiar de software.
• Oferta de soluciones: elige un partner y no un software aislado, de manera que puedas acceder a distintas soluciones compatibles entre sí. Zucchetti Spain cuenta con el catálogo de software más completo del mercado
• Soporte: no olvides que poder acceder a un soporte rápido y fiable, con documentación detallada o incluso un área de autoformación como Zucchetti Academy facilitará enormemente el trabajo de tu equipo IT

¿Cómo las soluciones ERP de Zucchetti pueden ayudarte?

Zucchetti Spain cuenta con una amplia oferta de soluciones, tanto en software empresarial especializado como ERP generalista. Nuestras soluciones innovadoras incorporan las tecnologías más avanzadas, con los beneficios de la IA, para poder automatizar procesos y mejorar la toma de decisiones en tu negocio.

Solmicro ERP incluye todos los módulos de gestión que necesitas para hacer la gestión integral de una empresa en cualquier sector. Gestiona tus facturas, impuestos, contabilidad, almacén, RRHH, compras y producción de manera eficiente, intuitiva y cómoda.

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