¿Qué son las tarjetas inteligentes?

Las tarjetas inteligentes son tarjetas de pago con un microchip incorporado que permiten procesar pagos de manera segura, o como identificación.

Su capacidad de cifrado y almacenamiento de datos en las operaciones permiten que se pueda llevar a cabo un control de la trazabilidad de las transacciones que se han realizado con ellas. Además, se pueden establecer límites de pago, por lo que se utilizan mucho en el contexto de los viajes corporativos.

Cómo funciona una tarjeta inteligente

La empresa activa y programa estas tarjetas inteligentes, las asigna a una persona empleada y establece un presupuesto para que sólo puedan utilizarse hasta un determinado límite. También controla las operaciones para supervisar los pagos y evitar que se carguen a la empresa gastos que no se ajustan a la política de viajes corporativos.

Cada persona de la empresa que realiza un viaje de negocios necesita disponer de una cierta cantidad de dinero, según la política de viajes de empresa. De esta forma, puede hacer frente a sus gastos de alojamiento, manutención, transporte o gastos de representación.

En ocasiones, esta tarjeta puede utilizarse también para identificación en eventos y oficinas, o para acceder de forma segura a determinados sistemas informáticos. Por su parte, la tarjeta genera unos reportes con las transacciones que se han llevado a cabo con ella, por lo que la empresa puede controlar la trazabilidad de los gastos de viaje de empresa y asegurar el cumplimiento de las políticas corporativas.

Diferencias con una tarjeta de crédito convencional

Una tarjeta de crédito convencional permite realizar pagos con cargo a una línea de crédito concedida por una entidad financiera. Aunque la empresa puede establecer determinadas condiciones de uso, no está necesariamente vinculada a sus sistemas internos de gestión de gastos.

Las tarjetas inteligentes corporativas, en cambio, pueden estar asociadas a una persona empleada, un viaje o incluso un tipo de gasto concreto. La empresa puede definir límites y supervisar las operaciones realizadas, así como establecer cualquier restricción conforme a su política de viajes corporativos. Además, cuando están integradas con un software de control de gastos de viaje, los datos de las transacciones se incorporan automáticamente al sistema.

De esta forma, la empresa puede tener un mayor control sobre los gastos y reducir el trabajo administrativo necesario para procesar cada operación.

Tipos de tarjetas inteligentes para empresas

Existen diferentes tipos de tarjetas para gastos empresariales y debemos tener claro de qué estamos hablando. Por lo general, las empresas pueden utilizar diferentes soluciones en función del tipo de gasto o qué necesidades de control tengan realmente.

Tarjetas físicas con chip EMV y NFC

Son aquellas que permiten realizar pagos de manera segura en establecimientos, mientras que la tecnología NFC facilita los pagos sin contacto. Su funcionamiento para la persona empleada es similar al de cualquier otra tarjeta bancaria, aunque la empresa puede establecer límites y condiciones específicas para su utilización.

Tarjetas virtuales corporativas

No necesitan un soporte físico, sino que se generan digitalmente y pueden utilizarse para efectuar determinados pagos. Esto permite crear tarjetas destinadas a una operación, proveedor, persona o viaje concreto.

Tarjetas prepago recargables

Se trata de aquellas que permiten disponer únicamente de los fondos que la empresa haya cargado previamente. De esta forma, la persona empleada cuenta con un presupuesto determinado para cubrir los gastos asociados al viaje.

La empresa puede recargar la tarjeta cuando le resulte necesario para un determinado viaje de empresa y controlar el saldo disponible, lo que permite así evitar que se puedan efectuar gastos por encima del presupuesto establecido.

Tarjetas lodge o de facturación centralizada

Están destinadas a centralizar los gastos corporativos. Aquí no se asignan las tarjetas a una persona en concreto, sino que cada tarjeta concentra pagos a determinados proveedores.
Van asociadas a cada desplazamiento y su objetivo es facilitar que se pueda traspasar todo a contabilidad.

Ventajas de las tarjetas inteligentes en los viajes de negocio

Las Smart Cards suponen una serie de beneficios a la hora de gestionar los pagos durante los viajes corporativos, así como otros gastos empresariales.

Se trata de una forma de simplificar el proceso, prevenir el fraude y tener la posibilidad de establecer un presupuesto máximo, lo que te permite a su vez controlar los costes según los límites marcados por la empresa.

Veamos algunos de los beneficios de las tarjetas de gastos empresariales:

Control de gastos en tiempo real

Las tarjetas inteligentes permiten llevar un registro automático de todas las transacciones en tiempo real. Esto te permite visualizar en tu software de gestión de viajes todos los gastos que se están produciendo, y cuánto queda para alcanzar el límite. Por otra parte, puedes asignar fondos para cada persona, recibir las facturas directamente en la aplicación y pasarlas directamente a contabilidad.

Límites y restricciones personalizadas por empleado

Si la tarjeta es utilizada de acuerdo con las condiciones establecidas por la empresa, tu negocio puede evitar posibles desviaciones presupuestarias y facilitar así el cumplimiento de la política interna de gastos.

Eliminación de la nota de gastos manual

La automatización permite reducir la necesidad de elaborar manualmente las notas de gastos después de cada desplazamiento. Esto es un factor fundamental a la hora de ahorrar tiempo al personal que viaja, pero también a los departamentos de administración y finanzas.

Trazabilidad y cumplimiento de la política de viajes

Ten en cuenta que usar tarjetas corporativas es una forma de dejar un registro que permite localizar fácilmente qué persona gastó qué, cuándo, por qué importe y cuál era el concepto. Es decir, hay un control total de la trazabilidad, a diferencia de lo que pasaría con el efectivo.

Mayor seguridad frente al efectivo y reducción del fraude interno

Manejar efectivo para los gastos de viaje puede ser problemático en un negocio. Pueden darse casos de uso indebido, pérdida o robo. Mientras tanto, la tarjeta favorece el control, ya que en un momento dado, puede bloquearse y evitar que el dinero se use para otras finalidades.

Cómo integrar las tarjetas inteligentes con un software de gestión de viajes

Las tarjetas inteligentes están integradas con tu plataforma de gestión ZTravel, y a su vez, con las áreas de contabilidad, bancos y sistema de flujos de autorización en la empresa.

Esto quiere decir que las operaciones que se realizan se registran automáticamente en el software de gestión de viajes.

Así, por ejemplo, si tú entregas una tarjeta inteligente a una persona de tu empresa, y ésta realiza una serie de gastos durante el viaje (transporte, comida, etc.), las operaciones quedarán reflejadas directamente en el software en tiempo real. Además, la persona empleada podrá subir una foto de la factura o ticket a la aplicación, y el software extrae los datos y los envía a contabilidad.

Del pago a la contabilidad: flujo automático de datos

Cuando se realiza una operación con una tarjeta integrada en el software de gestión de viajes, los datos del pago pueden incorporarse directamente al sistema de contabilidad.

Esto evita tener que introducir manualmente la información de cada transacción y facilita que los gastos puedan asociarse con sus correspondientes justificantes.

Conciliación bancaria y reporting en tiempo real

La integración de las tarjetas con el software permite comparar las transacciones realizadas con los justificantes aportados por las personas empleadas, lo que favorece la conciliación bancaria automática y permite ahorrar tiempo. Es una manera también de detectar con mayor rapidez aquellos gastos para los que todavía falta documentación.

Integración con los flujos de autorización del equipo

La gestión de los gastos puede incorporarse también a los flujos de autorización establecidos por la empresa. De esta forma, los responsables correspondientes pueden revisar y validar las operaciones de acuerdo con las políticas internas.

Qué tener en cuenta al elegir una tarjeta inteligente para tu empresa

A la hora de implantar tarjetas inteligentes para gestionar los viajes corporativos en tu empresa, es enormemente importante tener en cuenta tanto las características de los desplazamientos como la capacidad de integración de la solución con los sistemas de gestión de la empresa.

Veamos qué elementos debes tener en cuenta al escoger un sistema de tarjetas inteligentes para empresas.

Frecuencia y tipología de viajes

Lo ideal es considerar distintos tipos de factores. Por ejemplo, con cuánta frecuencia se hacen los viajes, así como el tipo de gastos que suelen producirse, cuál es realmente su importe medio y si los viajes son nacionales o internacionales.

Compatibilidad con el ERP y el software de RRHH

La tarjeta no debe considerarse como una herramienta aislada. Para aprovechar las ventajas de la automatización, es importante que pueda integrarse con el ERP, el software de RRHH y las soluciones utilizadas para gestionar los viajes y gastos.

A fin de cuentas, todo está relacionado. Los gastos de viajes van a ir a contabilidad, se tienen que deducir en el Impuesto de Sociedades, hay que conservar las facturas para poder aplicar deducciones, y las transacciones tienen que corresponderse con los importes facturados. Y todo además debe estar acotado por la política de viajes y el sistema de autorizaciones.

Soporte multi-moneda para desplazamientos internacionales

Si tu empresa realiza viajes internacionales, es importante valorar las posibilidades de realizar pagos en diferentes divisas, lo que va a aumentar bastante la complejidad. Los gastos de alojamiento, restauración y otros servicios pueden producirse en monedas distintas a la utilizada habitualmente por la empresa.

Gestiona los gastos de tus viajes corporativos con Zucchetti

La gestión de los viajes de negocios implica controlar numerosos procesos. Debes tener una planificación eficaz de cada viaje y desplazamiento, gestionar cada autorización y llevar el control de los pagos y la documentación para poder justificar los gastos.

Sin centralización de datos en un sistema de gestión completo, lo normal es que se produzcan problemas de comunicación y falta de eficiencia, o incluso falta del control de los gastos de viaje. Tu empresa no puede seguir permitiéndose ese lujo, y es posible que muchos de tus viajes de negocio no sean rentables precisamente por la falta de control.

La solución ZTravel de Zucchetti es la forma más eficaz de incorporar las Smart Cards a tus desplazamientos y reducir la carga administrativa en tu empresa.