¿Por qué es importante reducir los gastos en viajes corporativos?

Los desplazamientos corporativos se llevan a cabo atendiendo a unos objetivos. Los gastos son un medio para conseguir un determinado fin, pero un elevado coste puede provocar que ya no resulte rentable.

Aunque los gastos de viaje pueden ser deducibles, la optimización de los gastos de viaje corporativos es una dinámica necesaria en la política de viajes de una empresa, de manera que se puedan evitar sobrecostes o fraudes que pueda tener consecuencias financieras negativas.

Lo ideal es buscar la forma más eficiente de realizar los viajes corporativos. Por ejemplo, el alquiler de coches en viajes de negocios puede ser una opción para que varias personas puedan viajar en un mismo vehículo, sin necesidad de pagar un ticket de tren o avión a cada persona empleada.

10 estrategias para ahorrar en los viajes de empresa

La gestión de gastos de viaje de empresa es un factor determinante para asegurar la eficiencia y la rentabilidad. Quédate con estos 10 consejos para asegurar un control eficaz de los gastos.

1. Implementa una política de viajes clara y actualizada

Desarrolla una política de viajes corporativos que te permita cumplir con la normativa vigente y el deber de cuidar a tu personal (Duty of care), pero también partiendo de un enfoque financiero, orientado a la optimización de gastos y a la reducción de la huella carbono en los desplazamientos.

2. Automatiza la gestión de notas de gastos

Una nota de gastos que se pierde es un gasto que no puedes deducir. Tiene que haber control y eficacia en cada proceso; eso implica digitalizar la forma en que las personas empleadas realicen solicitudes de gasto, envíen los tickets y facturas y pasarlos a contabilidad de forma rápida y ágil

3. Controla los gastos en tiempo real con una app móvil

Que tu equipo pueda controlar el gasto en tiempo real desde una app móvil, de manera que puedas hacer una monitorización constante, estés donde estés.

4. Establece techos de gasto por categoría

Gestiona los presupuestos de viaje, estableciendo límites de gasto por categoría. Esto se puede hacer fácilmente si se utilizan tarjetas corporativos, lo que permite también evitar los gastos en efectivo.

5. Digitaliza los justificantes y tickets

Centraliza la recepción, almacenamiento y gestión de los justificantes de cada operación, incluyendo tickets y facturas de gastos de viaje, desde comidas y alojamiento al gasto en combustible.

6. Agiliza las aprobaciones con workflows automatizados

Evita que el personal tenga que esperar horas y horas para obtener la aprobación de un gasto. Gestiona todo digitalmente y mejora el workflow para un funcionamiento más óptimo.

7. Centraliza la reserva de viajes y alojamientos

Cumple con tu política de viajes corporativos, centralizando la reserva de viajes y alojamientos en un solo software, donde puedas controlar tanto los gastos destinados a cada partida, como también las características de cada proveedor.

8. Analiza los datos para detectar desviaciones

Visualiza en tiempo real las desviaciones económicas que se producen en los viajes corporativos sobre la previsión de gastos inicial, y aplica medidas para prevenirlas.

9. Simplifica la gestión de anticipos

Optimiza el proceso para gestionar anticipos de gastos de viajes, utilizando para ello las tarjetas corporativas, mejorando así el control de la trazabilidad de las operaciones.

10. Integra la gestión de viajes con tu ERP o sistema contable

Lo ideal es que tu software de gestión de gastos de viajes corporativos se integre con el sistema ERP de la empresa y el sistema de nómina. De este modo, se podrán aplicar automáticamente los reembolsos a la nómina de las personas trabajadoras, así como pasar al área de contabilidad los gastos deducibles.

¿Cómo un software de viajes de empresa puede ayudar en la gestión de gastos?

Con nuestra aplicación ZTravel, hemos identificado las tareas más comunes de un proceso de “Business Travel” que se pueden automatizar y hemos calculado el porcentaje de tiempo y otras variables que permite ahorrar en los viajes de empresa.

Esto se traduce en un ahorro de tiempo y costes que tiene un impacto directo en la rentabilidad de cada viaje. Con Travel puedes:

• Ahorrar hasta un 4% en los gastos de viajes y ajústalos a la “travel policy” de la compañía.
• Evitar tener que mantener durante años los comprobantes físicos (tickets, facturas) de los gastos, con el consecuente ahorro por custodia, espacio, administración, etc.
• Ahorrar más de un 50% en gestión de notas de gastos, más de un 60% en autorizaciones y más de un 90% en administración. Esto se puede cuantificar en una media aproximada de 250 € al año por usuario/viajero.
• Realizar un presupuesto provisional sobre los gastos de viaje y ajustar políticas de empresa.
• Obtener un payback aproximado menor a un año.

En otras palabras, esta solución permite una rápida gestión de todo el proceso de trabajo: desde las acciones que deben desarrollarse para que sea posible la aprobación de un viaje de negocios hasta los roles que juega cada persona trabajadora implicada. Y como todo ello adquiere la forma de un diagrama, el flujo de trabajo queda plasmado de una manera muy gráfica para que pueda consultarse con una sola mirada.

ZTravel también establece modelos de comunicación entre las personas que participan en el proceso de organización y desarrollo de un viaje de trabajo, tanto a través de SMS a sus teléfonos como de notificaciones PUSH, y fija unas normas para la sustitución de aquellas que se encuentran enfermas o de vacaciones.