¿Qué es la gestión de flotas?

Consiste en el proceso de administrar, organizar, gestionar y dirigir las flotas de vehículos que forman parte de una empresa. Entre otras funciones, las empresas deben responsabilizarse del ahorro de combustible, ubicación y movimientos de sus vehículos, mantenimiento, seguros, planificación de rutas, bienestar de las personas que conducen, cumplimiento normativo y gestión documental.

Gestionar eficazmente la flota de vehículos tendrá un impacto importante en los viajes de empresa. En primer lugar, porque te permitirá planificar mejor los viajes y evitar que posibles incidentes te impidan llegar a un lugar a tiempo, o incremente tus costes. Por otra parte, el conjunto de tareas que forman parte de la gestión de flotas es clave para asegurar una eficaz gestión de los gastos corporativos.

Tipos de gestión de flotas

En toda empresa se realiza una gestión de flotas, incluso cuando no se realiza de manera sistemática y organizada. Lo que hay que tener muy claro es que tu gestión puede ser deficiente y dar lugar a muchos problemas, o puede ser inteligente y anticiparte a cualquier incidencia para optimizar los gastos.

Gestión manual vs. gestión automatizada

La gestión automatizada es mucho mejor que la gestión manual. Con un software puedes saber dónde se encuentra cada vehículo, cuál es su estado, qué desplazamientos ha hecho, por qué rutas, qué conductor tiene asignado, e incluso hacer un seguimiento en tiempo real de sus movimientos. La gestión manual, en cambio, no permite un control en tiempo real, favorece el fraude e implica procesos mucho más lentos.

Gestión de flotas para grandes empresas vs. PYMES

Cuanto mayor es la complejidad en la gestión de flotas, más importante es contar con una herramienta especializada. Las grandes empresas necesitan soluciones avanzadas, que les permitan gestionar procesos estandarizados, en ocasiones para distintos tipos de vehículos, desde camiones para carga pesada a vehículos comerciales o de reparto.

¿Cómo funciona la gestión de flotas?

La gestión de flotas implica desarrollar un conjunto de procesos para que el uso y funcionamiento de los vehículos sea óptimo.

Por una parte, dispones de herramientas de control y mantenimiento de los vehículos, para asegurar que estén en perfecto estado. Por otro lado, puedes planificar las rutas y hacer un seguimiento de los desplazamientos y el kilometraje de cada vehículo.

Además, cuentas con herramientas que te permitirán reducir la huella de carbono en los viajes de negocio y trabajar en la mejora continua de tus entregas.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de flotas de vehículos?

Una buena gestión de flotas de vehículos está orientada a optimizar los costes y la gestión operativa. Esto repercute tanto en el bienestar de las personas que se desplazan como en el buen funcionamiento de la empresa. Veamos algunos de los principales beneficios que podrías obtener.

Planificación eficaz de rutas y desplazamientos

La planificación de rutas permite lograr que los vehículos lleguen antes a su destino, puedan evitar embotellamientos o exceso de tráfico, facilitando así el bienestar del personal que se desplaza por trabajo. Por otra parte, también es clave para mejorar la sostenibilidad.

Mejora en los tiempos de entrega

Reduce los tiempos en que tardas en entregar las mercancías a los clientes. Optimiza los resultados de tu negocio con un mayor control sobre tu flota de vehículos.

Optimización del mantenimiento de los vehículos

Un punto esencial para una buena gestión de flotas es hacer un mantenimiento preventivo regular de los vehículos. Estos deben estar siempre a punto para poder utilizarse y evitar averías. Además, debemos tener en cuenta que en caso de incidencias, o cuando los gastos puedan ser elevados, el alquiler de coches en viajes de negocios también puede ser una opción.

Mayor control y trazabilidad de la flota

Muchos desplazamientos por parte del personal de la empresa requieren llevar un control y monitorización desde la central. Es muy importante que las empresas cuenten con las herramientas necesarias para la geolocalización por GPS de sus vehículos. No sólo ya para controlar el desempeño del personal, sino para facilitar la organización.

Política clara sobre uso de vehículos

La gestión de flotas debe ajustarse a la política de viajes corporativos en todo lo que respecta al uso de los vehículos para desplazarse durante los viajes de negocios. Eso significa que hay que planificar las rutas del modo más eficiente, procurando que puedan ir varias personas en un mismo vehículo para reducir el impacto medioambiental y optimizar los costes.

Mejora en la sostenibilidad y reducción de la huella de carbono

Los gastos de combustible son un factor importante en lo que respecta a la gestión de flotas de vehículos. Debes procurar optimizarlos, promoviendo un buen uso de los vehículos y planificando rutas para reducir el tiempo que tu personal pasa en la carretera, a fin de mejorar la sostenibilidad y reducir la huella de carbono.

Mejor servicio al cliente gracias a la gestión eficiente

Una gestión eficiente de los vehículos de tu empresa te ayuda a optimizar los tiempos de entrega y ofrecer así un mejor servicio al cliente. Si controlas las rutas y el mantenimiento de los vehículos, estos podrán cumplir de manera fiel los objetivos de entrega.

Mayor vida útil de los vehículos con mantenimiento preventivo

Evita los sobrecostes derivados de un mantenimiento deficiente. Los vehículos se averían a lo largo del tiempo, y más todavía cuando no se realizan las revisiones pertinentes.

¿Qué herramientas y tecnologías se utilizan en la gestión de flotas?

La gestión de flotas de vehículos en las empresas implica utilizar tecnología de software. Existen distintos tipos de soluciones que pueden utilizarse, desde herramientas especializadas en la gestión de flotas a soluciones en la nube.

Software de gestión especializado

Un software de gestión de flotas de vehículos es una herramienta especializada en el mantenimiento y gestión de vehículos de empresa, con la que la organización puede tener un control efectivo de toda su flota. Este tipo de solución se puede complementar con un software de gestión de gastos de viajes, que permita organizar los desplazamientos y los costes asociados a estos.

Uso de la inteligencia artificial en la gestión de flotas

La Inteligencia Artificial es una de las tecnologías más avanzadas en la gestión de flotas. Puede ayudarnos a determinar la mejor ruta para los desplazamientos y ahorrar costes, así como realizar tareas de mantenimiento predictivo para anticiparnos a las incidencias y averías en los vehículos. Esta tecnología está siendo clave en la gestión de flotas y su mantenimiento, pero también en la planificación de rutas y la optimización de los costes.

Soluciones en la nube para gestionar flotas remotamente

Las soluciones en la nube son una alternativa ideal para las pymes, ya que no es necesario contar con una gran infraestructura IT para implementar este tipo de software. Este tipo de herramienta cumple con las funcionalidades básicas para una empresa con una flota de vehículos reducida, con la que puedan tener el control de la trazabilidad, el mantenimiento y los costes.

¿Cuáles son los retos comunes enfrentados en el control y gestión de flotas?

Las empresas se encuentran ante diferentes retos en la gestión de flotas de vehículos. Uno de ellos es el control del consumo de combustible, que es el gasto más alto de la flota y que no siempre es fácil controlarlo.

Por otra parte, la falta de mantenimiento puede dar lugar a reparaciones costosas, lo que al final supone un sobrecoste para la empresa.

Otro de los problemas a los que se enfrentan las empresas es la falta de visibilidad en tiempo real de los vehículos, lo que dificulta el control de la trazabilidad en cuanto a rutas, tiempos de entrega y retrasos.

Avanzar hacia una gestión automatizada de las flotas mediante un software es esencial para mejorar la eficiencia de los procesos y reducir los sobrecostes asociados a los desplazamientos en la empresa.

¿Por qué el control de flotas de vehículos es importante para la gestión de viajes de una empresa?

El control de flotas de vehículos posee un impacto importante en la gestión operativa y en los costes empresariales. Elegir una ruta u otra de transporte implica diferentes gastos de kilometraje, lo que a lo largo del año y para múltiples vehículos, puede suponer un monto importante. Una herramienta de gestión de flotas te permite contabilizar los kilómetros recorridos de los vehículos de empresa de manera objetiva.

Por otra parte, los retrasos en las entregas pueden tener un impacto reputacional, que dé lugar a la pérdida de clientes y de competitividad. Una buena gestión de flota de vehículos ayudará a que estos funcionen correctamente, se elijan las mejores rutas para cada desplazamiento y se agilicen las entregas, sin incurrir en sobrecostes.

¿Cómo un software de viajes de empresa puede ayudar en la gestión de flotas?

El software de gestión de viajes es la herramienta esencial para la gestión de la movilidad empresarial, el control de la trazabilidad de flotas, el mantenimiento de los vehículos y la optimización de los costes.

Si tu empresa tiene dificultades para la gestión de las flotas de vehículos y los desplazamientos, evolucionar desde una gestión manual a un control automatizado mediante software te permitirá reducir costes, alargar la vida útil de tus vehículos sin tener que asumir gastos constantes en reparaciones y mejorar la eficiencia en tus desplazamientos para ofrecer un mejor servicio al cliente.

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