Uno de los costes habituales en muchas empresas que aún no disponen de su propia flota de vehículos son los gastos de kilometraje.
Llevar un control de lo que la persona trabajadora gasta en combustible y desplazamientos es muy importante para evitar que las finanzas de la empresa se vean perjudicadas.
En este post te vamos a dar las claves de todo lo que necesitas saber para controlar el gasto en coche por km, así como las claves que debes tener en cuenta para calcularlo.
Si además cuentas con tu propia flota de vehículos, lo ideal sería que tuvieses un software de gestión de flotas.
¿Qué son los gastos en kilometraje?
Se trata de los costes vinculados al uso de un vehículo por parte de las personas trabajadoras para llevar a cabo los desplazamientos necesarios para su actividad laboral.
No hay que confundirlo con el “plus de transporte”, que se refiere a los complementos salariales que la empresa puede incluir en la nómina por los gastos derivados de la distancia recorrida entre el domicilio de la persona trabajadora y el lugar de trabajo, y viceversa.
Calcular los gastos de locomoción y kilometraje implica calcular por una parte los kilómetros recorridos y luego multiplicarlo por el precio por km recorrido. ¿A cuánto se paga el kilometraje?
Desde julio de 2023, el precio de referencia es de 0,26 € por kilómetro recorrido, pero esto dependerá también de la política de gastos de la empresa y teniendo en cuenta lo que marque el convenio colectivo, o el convenio de la empresa, así como también en la política de gastos de viaje.
¿Qué se incluye en los gastos en kilometraje?
El kilometraje de un desplazamiento laboral no se limita únicamente a los gastos de combustible. También hay que añadir los gastos de mantenimiento del vehículo, el seguro de coche o los impuestos.
Aunque hay gastos que no suelen incluirse, como las multas de aparcamiento, es importante saber de qué estamos hablando cuando se habla de kilometraje.
Veamos los diferentes elementos que están incluidos.
Combustible
Es el gasto más evidente, y se determina por el coste de la gasolina o diésel en que haya incurrido el trabajador durante sus desplazamientos de trabajo. Para esto en principio hay que controlar los kilómetros que se realizan entre el lugar de origen y el de destino.
Gastos de desgaste y mantenimiento
Son los gastos relacionados con las reparaciones o desgaste del vehículo durante la actividad laboral.
Seguro de coche
Es la parte proporcional al importe del seguro del automóvil por el tiempo que la persona trabajadora lo utiliza para el trabajo.
Impuestos del vehículo
Se trata del Impuesto de Circulación, que es de obligado cumplimiento para todos los vehículos matriculados.
Hay que tener en cuenta que algunos gastos, como los peajes o el parking, no se consideran gastos de kilometraje, pero eso no quiere decir que la empresa no deba reembolsarlo a la persona trabajadora. En estos casos, se trata de una nota de gastos, que luego la empresa reembolsará en la nómina.
Métodos para contabilizar los kilómetros recorridos en los coches de empresa
Existen diferentes formas en las que las empresas pueden contabilizar el kilometraje que se ha recorrido con los vehículos de la empresa. Lo más adecuado y eficiente hoy día es que se trate de un proceso automatizado para mejorar la eficiencia y evitar errores.
Estos son los métodos más habituales.
Aplicaciones y sistemas digitales de control
Se trata de herramientas y aplicaciones móviles diseñadas para registrar de manera automática los kilómetros recorridos por cada vehículo. Suelen utilizar dispositivos OBD (On.Board Diagnósticos) o conexiones Bluetooth y generar informes en tiempo real, lo que ayuda a simplificar la gestión interna y adoptar un modelo paperless en la gestión de gastos.
Con todo, muchas aplicaciones son herramientas que no se integran fácilmente en los sistemas, ni ayudan a garantizar la interoperabilidad, por lo que no siempre son soluciones eficientes. Piensa que no basta con calcular los gastos de kilometraje, sino que hay que pasar los datos a contabilidad.
ERP de gestión de flotas de vehículos
Un ERP con gestión de flotas de vehículos te permite centralizar todos los datos de kilómetros recorridos en una herramienta. Este tipo de solución cuenta también con funcionalidades adicionales, como la gestión del mantenimiento preventivo, la asignación de vehículos, el control de los gastos y la generación de informes.
Su principal ventaja es que te aporta una visión global de tus recursos y se integra con el resto de sistemas de la empresa, por lo que te ayuda a maximizar la automatización de procesos y la eficiencia.
GPS y telemetría como herramientas de seguimiento
La función GPS permite detectar la ubicación en tiempo real y registrar de manera automática los trayectos y kilómetros realizados. Además, te permite obtener datos adicionales, como la velocidad, el consumo de combustible o la eficiencia de la conducción. Este tipo de herramientas pueden formar parte de un software de gestión de flotas de vehículos.
Pasos para contabilizar los gastos de kilometraje
Hay que tener en cuenta que hoy día existen herramientas que permiten hacer la planificación y el seguimiento de las rutas por carretera que ha de hacer el personal de forma digital. Por tanto, ahora contabilizar el kilometraje de una empresa es mucho más fácil y preciso. Con una solución de software de movilidad también es posible gestionar las solicitudes y aprobaciones de gasto por parte del supervisor.
También es posible remitir los tickets y facturas a través de una app, y que el departamento de RRHH aplique los reembolsos en la nómina de manera automática.
Registrar correctamente los kilómetros recorridos
Lo primero es asegurar que el registro de kilómetros recorridos se realiza de manera precisa y automatizada.
Es decir, no tiene que calcularse de manera manual, ni con intervención humana, si queremos poder automatizar el proceso. No debe ser una estimación.
Es esencial comunicar a las personas de tu plantilla de cuál es la política de gastos de tu empresa, en especial en lo relativo a los gastos de kilometraje.
Calcular el importe correspondiente al kilometraje
Gracias a las herramientas tecnológicas, el cálculo de los costes por kilometraje se realizará automáticamente. Debes tener en cuenta que el precio del kilometraje se estipula en el convenio colectivo de cada empresa, o en caso de no haberlo, en el convenio del sector.
En tu política de gestión de gastos debes establecer un presupuesto máximo para los gastos de kilometraje que se van a pagar al personal. Esto te ayudará a prever con mayor eficacia esta partida del presupuesto.
Documentar los gastos
Muchas personas tienen dudas sobre cómo justificar los gastos de kilometraje. La documentación de los gastos es un aspecto fundamental para poder aplicar las deducciones y tener el control de las operaciones.
Ten en cuenta que no es necesario pasar una nota de gastos de kilometraje, sino simplemente conocer el lugar de origen, ruta, distancia y destino.
Este dato es suficiente para poder determinar el gasto de kilometraje que corresponde, y que debe ser la empresa quien calcule, teniendo en cuenta la referencia del convenio del sector o el convenio colectivo de la empresa, así como la política de viajes.
Registrar el gasto en la contabilidad
Al utilizar un ERP interoperable con tu software de gestión de flotas de vehículos, sistema de nómina y software de gestión de gastos de viajes puedes pasar los datos de manera automatizada a contabilidad. Esto te permitirá funcionar de manera más rápida y evitar los procesos manuales y los errores a los que suelen dar lugar.
Declarar correctamente el gasto ante Hacienda
A efectos fiscales, el gasto por kilometraje es el importe que una empresa paga a la persona empleada por utilizar su propio vehículo para fines profesionales.
Este importe compensa el desgaste del vehículo, el consumo de combustible y otros gastos asociados. Para declararlo ante Hacienda, debe registrarse como una nota de gasto e incluirlo a la hora de realizar el Impuesto de Sociedades para su correspondiente deducción.
¿Cómo optimizar la gestión de gastos de kilometraje?
Optimizar el gasto en desplazamientos es una parte esencial de la gestión de gastos corporativos en una empresa.
La mejor manera de evitar posibles fraudes, errores al aplicarlo en la nómina o desviaciones del presupuesto es utilizar un software de movilidad para controlar los gastos de tu empresa.
