El travel manager o gestor de viajes corporativos es una posición que desempeña un papel cada vez más relevante en las empresas. Sus funciones son claves para lograr el máximo rendimiento de los viajes de empresa y asegurar una gestión adecuada de los riesgos y el control de la relación coste-beneficio.
A lo largo de este artículo vamos a mostrarte el papel que juega este profesional en la gestión de viajes corporativos, así como las principales funciones que debe ejercer actualmente en las empresas.
Principales funciones de un gestor de viajes corporativos
Las funciones de un travel manager son clave para el buen funcionamiento de la política de viajes de la empresa. Veamos sus principales funciones.
Gestionar recursos para obtener máximo rendimiento
Lo primero que debe llevar a cabo un gestor de viajes corporativos es asegurarse de que se está haciendo un uso adecuado de los recursos de la empresa para obtener el máximo rendimiento. El objetivo de los viajes de empresa es naturalmente que los ingresos obtenidos sean mayores que los gastos, ya que se trata de una inversión y hay que valorar la rentabilidad de los viajes.
El uso de los recursos permite lograr los ingresos necesarios y transmitir una buena imagen de la empresa, pero por otra parte, hay que evitar el gasto innecesario que puede reducir los beneficios de esta inversión.
Mantener registro y control de los gastos
Todos los gastos de viaje, desde los desplazamientos a las comidas y las pernoctaciones, así como los distintos recursos necesarios, deben quedar correctamente registrados y contabilizados, con su correspondiente factura digital para pasar directamente a los departamentos correspondientes (Contabilidad, RRHH…), de manera que se pueden aplicar los reembolsos necesarios en las nóminas o aplicar las deducciones que correspondan en las declaraciones de impuestos.
Estas tareas hoy día se realizan de manera automática con soluciones como ZTravel, lo que permite optimizar el registro y disponer en la práctica de un software de control de los gastos. Por otra parte, también ayudan a realizar el control financiero de los gastos para ver su relación con los ingresos.
Evaluar la política de viajes de una empresa
El gestor de viajes corporativos debe analizar y evaluar la política de viajes de empresa para que se ajuste a las necesidades de la organización. Hay que valorarla desde el punto de vista financiero, pero también con un enfoque orientado a garantizar el mayor éxito del viaje corporativo.
Realizar un plan de gestión de riesgos y seguridad
Una de las funciones clave del travel manager es realizar un plan de riesgos y seguridad, que permita evaluar los distintos riesgos a los que se somete el personal de la empresa y la propia empresa a la hora de realizar el viaje corporativo. Los beneficios deben ser mayores a los riesgos asumidos, y deben tomarse las medidas necesarias para prevenir accidentes laborales que puedan perjudicar al personal y complicar el éxito del viaje.
Gestionar cualquier problema que puedan surgir antes, durante o después de los viajes
Los gestores de viajes de negocios deben también ser los principales responsables de resolver los distintos problemas que puedan producirse durante el viaje, antes o después de que se haya llevado a cabo. Dentro de estos problemas se incluye todo lo relativo a la gestión de los recursos necesarios para el desplazamiento, materiales de marketing y publicidad y productos que requiera la empresa trasladar, así como también todos los problemas relacionados con la documentación y al bienestar del personal que se ha desplazado para el viaje de negocios.
Negociar con los proveedores de servicios
Por último, hay que destacar el importante papel del travel manager en la gestión de proveedores de servicios involucrados en el viaje corporativo. Por ejemplo, a la hora de contratar un seguro de viaje. Es su responsabilidad mantener la comunicación con ellos para asegurarse de que se reciben los recursos o servicios necesarios para el viaje, así como evitar cualquier inconveniente que pueda perjudicar al éxito del viaje.
¿Por qué es importante contar con un gestor de viajes corporativos?
Hay varias razones por las que es esencial contar con un Business Travel Manager en tu empresa. Se trata de una figura que puede aportar múltiples ventajas, como la optimización de los costes, la reducción de los riesgos y la mejora de la seguridad.
- Optimización de los costes de viajes: al buscar proveedores y negociar precios, así como evaluar el riesgo de los viajes corporativos, el travel manager puede ser clave para la mejora financiera y la optimización de los gastos derivados de viajes de trabajo.
- Mejorar la política de viajes de la empresa: cada viaje tiene sus aciertos y sus errores, por eso es importante que el gestor de viajes corporativos se ocupe de evaluarlos y determinar la mejor manera de proceder
- Garantizar la seguridad del personal: el Business Travel Manager debe asegurarse de que los viajes de empresa se realizan en las mejores condiciones de seguridad para el personal, reduciendo así los riesgos que asume la empresa
¿Qué habilidades necesita tener un buen gestor de viajes corporativos?
Un buen gestor de viajes corporativos debe ser una persona con liderazgo, capacidad de comunicación y capacidad analítica, que pueda evaluar la gestión de los viajes desde el punto de vista financiero, empresarial y de RRHH.
Con este enfoque ganador, es posible optimizar la gestión de los viajes de negocios para reducir los riesgos, mejorar la gestión de los gastos, aumentar los beneficios y hacer una gestión operativa eficiente de todos los procedimientos que deban llevarse a cabo.
