¿Qué es un software de nómina en la nube?

Se trata de un software de nóminas, que permite elaborar, calcular, almacenar y enviar nóminas electrónicas a la plantilla. Este sistema ahorra al Departamento de Recursos Humanos la tarea de tener que calcular la nómina correspondiente según el contrato laboral y el convenio de las personas trabajadoras.

Cada nómina puede tener una gran variedad de particularidades: horas extra trabajadas durante ese mes, complementos salariales, cambios en las retenciones del IRPF o modificaciones de contrato que amplían o reducen el número de horas ordinarias trabajadas. La cuestión es que al final las nóminas no siempre son iguales todos los meses, dependiendo de múltiples factores.
 

Diferencias entre nómina cloud y nómina tradicional

Cuando hablamos de cloud y nómina electrónica, nos referimos a una solución que no se encuentra instalada en local en nuestros propios sistemas, sino que utiliza los recursos de una amplia red de servidores (la nube) que comparten recursos, lo que nos aporta una alta escalabilidad, velocidad, disponibilidad y seguridad.

En este sentido, se diferencia de los modelos de sistema de nómina tradicionales, que se llevaban a cabo con herramientas instaladas en los propios sistemas, y completamente desconectadas de otras áreas relacionadas, como el registro de horas o los gastos de viaje. Hoy día no tiene sentido que estos procesos se lleven a cabo de forma manual y aislada, por lo que es esencial contar con una plataforma tecnológica que integre nómina y RRHH.

Principales beneficios de gestionar las nóminas en la nube

Avanzar hacia un modelo de gestión de nóminas utilizando una herramienta cloud te permite mejorar la automatización y la integración con el resto de áreas de tu negocio, sin tener que asumir los costes de una implantación costosa en tu propia infraestructura.

Además, supone toda una serie de ventajas competitivas que pueden mejorar la eficiencia en tu Departamento de RRHH.

Ahorro de tiempo en la elaboración de nóminas

Puedes aprobar en menos tiempo los desembolsos y pagos que debes hacer a las personas de tu empresa. Además, puedes tener una visión estratégica sobre los costes laborales, así como detectar de manera inteligente cualquier fallo en las nóminas, gracias a las herramientas de Inteligencia Artificial en la gestión de Recursos Humanos.

Reducción de errores y cumplimiento normativo

Evita cometer fallos en las nóminas al tener que estar haciendo cálculos manuales para aplicar las horas extra, primas o reembolsos. La gestión de nóminas es compleja, ya que existe una amplia variedad de convenios y las personas empleadas deben tener un salario diferente según su categoría profesional.

Acceso desde cualquier lugar y dispositivo

Accede a las nóminas desde el software de gestión, ya estés en la oficina o fuera. Permite que tu personal pueda consultar y firmar sus nóminas digitales en el Portal del Empleado, de modo que el proceso pueda ser más rápido y sencillo.

Actualización automática del software

Al estar utilizando un software en la nube, no necesitas estar preocupado por actualizaciones o nuevos desarrollos, ya que tu proveedor se ocupa de todo para que el programa siempre esté a punto.

Ahorro de costes en mantenimiento e infraestructura

No tendrás que instalar y configurar tus propios servidores, ni darle un mantenimiento a tu infraestructura IT, además de que no será necesario que contrates más personal de mantenimiento informático, puesto que estás usando un software cloud.

Escalabilidad según el crecimiento de la empresa

Usa lo que necesites del software, y si estás creciendo, utiliza nuevos módulos y herramientas, o crea las integraciones necesarias con otras soluciones, sin que sea necesario que tengas que cambiar de programa o infraestructura.

Seguridad y protección de datos RGPD

Ten la tranquilidad de que todos tus datos, los de tu personal y los de tu empresa, están protegidos, y se cumple de manera rigurosa con la normativa vigente de protección de datos.

Implementación de nóminas en la nube: pasos clave

Si vas a implementar una solución de nóminas en la nube, es importante saber desde dónde se parte y hacia dónde nos dirigimos.

Muchas empresas gestionan las nóminas con un programa on-premise, instalado en sus propios sistemas, que en muchas ocasiones es una herramienta antigua y obsoleta; otras utilizan herramientas de ofimática tradicionales. Sea cual sea la situación, debemos seguir algunas pautas imprescindibles antes de poner en marcha el nuevo software en la nube.

Evaluación de las necesidades de tu empresa

Determina qué necesita realmente tu empresa. En ocasiones, basta con una herramienta para crear las nóminas, firmarlas y enviarlas. No obstante, incluso en el caso de empresas de poco tamaño, la necesidad de registrar la jornada laboral y aplicar las horas extra en la nómina es imprescindible, aunque te puede quitar mucho tiempo si no lo haces con una solución de nóminas inteligente.

Un diagnóstico claro y definido te ayudará a determinar qué integraciones son necesarias; en muchos casos se utiliza un sistema de nómina en la nube conectado con un software de gestión de RRHH o con el ERP.

Migración de datos desde sistemas tradicionales

El siguiente paso es elegir un software adecuado y llevar a cabo la migración de los datos. Todas las nóminas antiguas que tengas obligación de conservar deberían aparecer en tu software, por lo que puedes utilizar las herramientas de exportación para traer los datos desde tu antiguo programa.

Formación del equipo de RRHH

A continuación, debemos proporcionar a tu personal de Recursos Humanos los conocimientos necesarios para saber cómo manejar el software y sacarle el máximo partido para trabajar de forma eficiente. De lo que se trata es de que puedas ahorrar tiempo y optimizar procesos.

¿Cómo elegir el mejor software de nómina en la nube para tu empresa?

Escoger con acierto un software de nóminas depende de una suma de factores: el tamaño de tu empresa, los procesos de RRHH que se llevan a cabo, la complejidad de los contratos y la elaboración de nóminas, la frecuencia de contratación de nuevo personal.

Determinar cuáles son tus prioridades te ayudará a optar por la mejor solución. La forma más fácil de empezar es con un software en la nube, donde no tengas que hacer una implantación en tus propios sistemas, por lo que la curva de aprendizaje no será tan larga y el coste inicial puede ser más reducido.

Integración con ERP y software de RRHH

Tu sistema de nómina no debe funcionar de forma aislada al resto de tu empresa. Necesitas asegurar la integración de procesos para garantizar la máxima eficiencia y potenciar la coordinación entre todas las áreas de negocio.

La nómina se calcula de acuerdo a datos que se registran en el software de RRHH, como las horas trabajadas; estos datos, a su vez, se deben pasar a contabilidad, lo que está reflejado en el ERP, y es indispensable contar con estos datos para la presentación del Impuesto de Sociedades.

Software de nóminas de Zucchetti

La solución de nómina en la nube de Zucchetti Spain se integra con tu software de gestión integral de Recursos Humanos y sistema ERP. De esta forma, puedes adoptar un enfoque estratégico y digitalizado en la gestión de las nóminas y mejorar los procesos internos de RRHH, así como agilizar y automatizar múltiples trámites.

Soporte y mantenimiento del proveedor

El equipo de soporte y mantenimiento de Zucchetti te acompaña durante todo el proceso de migración de datos, y resuelve cualquier duda o necesidad que tengas a la hora de utilizar tu nuevo software de gestión de RRHH, sistema de nómina y ERP.

Si deseas más información sobre nuestras soluciones empresariales, contacta con nosotros para más detalles.