Las nuevas tecnologías están transformando la manera en que las empresas gestionan sus procesos internos. La gestión de personas se puede llevar a cabo de manera más eficiente y automatizada cuando se disponen de herramientas que permiten automatizar el cálculo de nóminas.
De esta forma, el trabajo de los técnicos de Recursos Humanos pasa a convertirse en una actividad de supervisión. Los procesos administrativos son más rápidos y automatizados, no se producen errores derivados del cálculo manual y el personal de la empresa está más satisfecho.
En este post te mostraremos cómo la Inteligencia Artificial ha contribuido de manera clara a lograr este objetivo.
La inteligencia artificial aplicada a la gestión de nóminas
La Inteligencia Artificial desempeña un papel fundamental en la gestión de nóminas. Los procesos de cálculo de nóminas son lentos si se realizan manualmente, y requieren tener en cuenta múltiples variables: desde el cálculo de las horas extra a los complementos salariales establecidos para cada persona de la empresa, así como los reembolsos por las notas de gastos y gastos de viajes.
La IA permite automatizar el cálculo de estos elementos para que se pueda llevar a cabo las nóminas de forma automática y sin errores.
Tecnologías de IA más utilizadas en la gestión de nóminas
La Inteligencia Artificial es un conjunto de tecnologías que utiliza el análisis de datos masivos para detectar tendencias y patrones, elaborar predicciones o automatizar determinados procesos, aprendiendo de los errores cometidos.
Machine Learning
El Machine Learning (aprendizaje automático) permite a los sistemas identificar anomalías en los datos de nómina, como errores en pagos o registros duplicados, y mejorar la precisión de los cálculos salariales con el tiempo.
También se utiliza para prever costes laborales futuros y optimizar la planificación de recursos humanos mediante el análisis predictivo.
Procesamiento de Lenguaje Natural (NLP)
El NLP o Natural Language Processing (Procesamiento de Lenguaje Natural) facilita la interacción entre las personas empleadas y los sistemas de gestión de nóminas.
A través de los sistemas de procesamiento de lenguaje natural, como chatbots o asistentes virtuales, se pueden formular consultas sobre salarios, impuestos o beneficios, y extraer información relevante de documentos legales o contratos de trabajo para automatizar procesos administrativos.
Software de gestión de nóminas
El software de nóminas es la herramienta clave que permite centralizar todos los datos vinculados a las nóminas, desde las horas trabajadas en el registro horario a los gastos de viaje. Con esta herramienta, se pueden visualizar las nóminas ya calculadas con IA y automatizar su envío. Además, todo está integrado con el área de contabilidad para facilitar el trabajo y ahorrar tiempo.
5 formas en las que la IA está revolucionando la gestión de nóminas
Los beneficios de la IA en la gestión de nóminas son incalculables. Y más todavía en un sistema de nómina complejo como el que hay en España a nivel nacional. La Inteligencia Artificial permite automatizar tareas, mejorar la toma de decisiones y evitar errores.
Automatización de tareas
No tendrás que introducir manualmente los gastos de viaje, o los reembolsos que hay que formular a cada persona empleada. Ni tampoco comprobar cada mes las horas extra trabajadas para efectuar el cálculo manual y aplicarlas en la nómina. Se hace automáticamente.
Mejora en la precisión y reducción de errores
El proceso de cálculo de nóminas tiene en cuenta todas las variables, por lo que se reducen enormemente los errores típicos de la gestión manual. Una mejor precisión en el cálculo de los datos permite así ahorrar tiempo a los técnicos de Recursos Humanos y optimizar todos los procesos.
Cumplimiento normativo
Cumple con la legislación laboral, los convenios colectivos y las obligaciones contractuales de tu empresa con cada persona empleada. Evita que se produzcan situaciones legales complejas derivadas de errores en el cálculo de las nóminas.
Análisis predictivo
Aprovecha el potencial del análisis predictivo para tener una visión clara de tus costes salariales, actuales y futuros, según cómo se muevan las distintas variables. Mejora la estrategia en la gestión de los Recursos Humanos para mejorar la productividad y tomar buenas decisiones a nivel salarial para alcanzar los objetivos del departamento de RRHH.
Atención personalizada mediante chatbots
Maximiza la transparencia con el personal de tu empresa a través de sistemas de chabot que resuelvan las dudas y problemas de tu personal, ahorrando tiempo para que tu equipo se pueda centrar en otras tareas.
Desafíos y consideraciones al implementar IA en la gestión de nóminas
La Inteligencia Artificial supone grandes ventajas para el funcionamiento de Recursos Humanos, aunque no está exenta de desafíos. Hay que evolucionar desde los sistemas actuales hacia soluciones que te permitan ser más eficiente.
Seguir trabajando como hasta ahora sólo contribuirá a perpetuar los errores y seguir incurriendo en gastos e ineficiencias que impiden que tu departamento pueda realizar sus operaciones con éxito. Y cuanto más grande sea la empresa, peores pueden ser los efectos de la falta de integración de procesos.
Estas son las condiciones más importantes que debes tener en cuenta al utilizar soluciones con IA para la gestión de nóminas y Recursos Humanos.
Seguridad y privacidad de los datos
La IA es respetuosa con la información que se introduce en los sistemas, pero debes velar por la centralización de los datos en herramientas seguras, y dejar de utilizar programas informáticos que no te garantizan la seguridad y privacidad adecuadas.
Hoy día un sistema de nómina cloud es mucho mejor que almacenar las nóminas en los sistemas informáticos de tu empresa, especialmente en las PYMEs.
Al manejar todo desde un sistema de nómina centralizado, que cumpla con la normativa de protección de datos, evitarás cualquier riesgo de seguridad y privacidad que pueda afectar al funcionamiento óptimo de tu empresa.
Adaptación tecnológica y formación del personal
Para aprovechar el potencial de la IA, es necesario asegurar la adaptación tecnológica mediante la implantación de nuevo software, innovador y actualizado. Además, debes formar a tu equipo para que puedan entender el cambio cultural que supone el uso de herramientas de software que permiten automatizar las nóminas, ya que sus tareas van a cambiar sustancialmente.
Integración con sistemas existentes
La integración del sistema de nómina con las herramientas actuales es fundamental para que puedas optar a todos los beneficios de la automatización. De nada sirve que las nóminas se calculen automáticamente si luego hay que añadir de manera manual los reembolsos derivados de los gastos de viaje costeados por el personal.
La integración total de todos los sistemas (RRHH, gestión fiscal, contabilidad, viajes y notas de gastos) es fundamental para aprovechar los beneficios de la IA y ahorrar tiempo. La ayuda de una partner tecnológico como Zucchetti Spain es esencial para hacer un diagnóstico de tus necesidades, implantar las soluciones de software que necesitas y acompañarte en el camino hacia tu digitalización completa.
El futuro de la gestión de nóminas con inteligencia artificial
La gestión de nóminas del futuro no será manual. Las empresas que se adapten ahora tienen una gran ventaja competitiva, y es que podrán empezar a optimizar sus costes laborales más rápidamente.
El Departamento de RRHH funcionará de manera más eficiente, se evitarán errores en el cálculo de las nóminas y todas las complejidades propias del trabajo administrativo relacionado con los sueldos y salarios.
¿Qué impacto tiene en los departamentos de RR. HH.?
El impacto es decisivo, porque tus técnicos de Recursos Humanos podrán ahorrar muchas horas de trabajo en tareas que antes suponían una gran parte de su tiempo, como resolver fallos en el cálculo de nóminas, derivado de no haber incluido correctamente los datos por reembolsos, horas extra, cotizaciones o complementos salariales, entre otros elementos.
En definitiva, implantar una solución de gestión de nóminas que te permita automatizar este proceso en tu Departamento de Recursos Humanos puede ser una auténtica revolución. Tu personal trabajará mucho más satisfecho porque tendrá herramientas que facilitarán mucho su trabajo y se perderá mucho menos tiempo en tareas manuales y poco relevantes.
