Uno de los momentos que menos gustan a las personas que viajan o desplazan con frecuencia por motivos de trabajo es cuando tienen que enfrentarse a la elaboración de la correspondiente nota de gastos de viaje, una tarea que puede volverse muy tediosa si no cuentan con una herramienta como el módulo “Expenses” de ZTravel de Zucchetti. Nuestro módulo especializado en la gestión de gastos de viaje automatiza la autorización, el control, el registro contable, la recuperación del IVA y la liquidación de los gastos de los viajes laborales de una forma sencilla y efectiva, tanto para el trabajador como para la propia empresa. Además, esta aplicación facilita la incorporación de datos a través de OCR o de forma vocal, así como el acceso a los que ya están reflejados. Y todo ello de forma rápida y segura, lo que permite reducir notablemente los tiempos de elaboración de estos informes y minimizar los errores que puedan darse en los mismos.
Cuando una empresa cuenta con ZTravel de Zucchetti puede tener una visión integral de los gastos de viajes, registrando en pocos clics todos esos gastos sean pagados con tarjeta corporativa como en efectivo. En definitiva, una herramienta fácil de manejar a través de un PC o de una APP, muy intuitiva y, sobre todo, muy práctica para tener acceso a todos los datos que deben reflejarse en un informe de gastos de viajes. Pero ¿cuál es esa información que debe constar en un informe de gastos de viajes? Pues, aunque todo depende del tipo de empresa ante el que nos encontremos (ya que cada una tendrá su propio protocolo de actuación para cumplimentar estos informes), hay una serie de datos que suelen estar presentes en la mayor parte de informes. Entre la información más frecuente se encuentra:
- Fecha de partida y regreso del viaje o desplazamiento
- Motivo que origina el viaje o desplazamiento de trabajo
- Departamento, centro de coste, proyecto o sociedad al que pertenece el viajero
- Kilometraje (si el viaje se realiza en coche tanto de la empresa como alquilado o propio)
- Peajes (si el viaje se realiza en coche, también deben constar los peajes de las autopistas)
- Billetes de otros medios de transporte (tren, avión, autobús…) para tener una visión completa del gasto
- Taxis
- Dietas (realizadas durante los días del viaje por el total de trabajadores desplazados)
- Alojamiento (hotel y número de noches que se pernocta)
- Parking
- Gastos de Representación
- Otros (en este apartado tienen cabida otros gastos variados)
Una herramienta como ZTravel de Zucchetti permite una gestión mucho más rápida y cómoda de toda esta información para que cuando llegue el momento de requerir un informe de gastos de viajes para evaluar todo el proceso, la confección de este resulte mucho más sencilla y correcta. Igualmente, esta herramienta permite gestionar todas las modalidades de reembolso de gastos anticipados por los trabajadores (efectivo, transferencia, nómina) a la vez que origina un registro contable en función del plan de cuentas del usuario. Deja de pelearte con tus notas de gastos y confía en la precisión y en la comodidad de una herramienta como ZTravel de Zucchetti.
