Las empresas necesitan gestionar el control de asistencia de los empleados. Es un requisito indispensable para cumplir con la normativa del registro horario de la jornada laboral. Pero además es imprescindible para hacer una buena medición de la productividad.
Lo ideal es que las empresas puedan estandarizar y optimizar al máximo el proceso de control de asistencia laboral. Para ello existen herramientas que permiten llevar un control de asistencia de personal que te ayuda a evitar fraudes y errores, así como medir la asistencia en el teletrabajo.
¿Qué es un control de asistencia de personal?
El control de asistencia laboral consiste en un sistema que permite supervisar la presencia de los empleados en la jornada laboral que les corresponde. Las empresas deben controlar el número de horas trabajadas por los empleados, ya que esto les permite hacer un mejor análisis de la relación entre productividad y costes laborales. Además es indispensable para cumplir con la Ley del Registro Horario.
Gestionar la asistencia de los empleados es un proceso complejo, ya que hacerlo de forma manual puede dar lugar a intentos de fraude y errores. En muchos casos, no se puede medir correctamente el tiempo que los empleados pasan descansando, a menos que se disponga de un sistema de control de fichajes, que controle la hora de salida y la hora de entrada de los empleados.
Por otra parte, el teletrabajo supone un reto para las empresas, ya que los sistemas de control de acceso y asistencia tradicionales ya no son útiles, puesto que lo ideal es poder llevar a cabo un control integral de la asistencia de los empleados.
En esta línea, cobran cada vez más importancia los sistemas de control de asistencia digital, que permiten supervisar la asistencia o ausencia de los empleados estén donde estén, ya sea que trabajen desde casa o en la oficina.
¿Cuáles son las características principales de un software de control de asistencia?
Un software de control horario debe ser una herramienta integral de gestión del tiempo en la empresa. No se trata sólo de controlar las horas trabajadas o los accesos, sino disponer de una herramienta completa que sea flexible, fácil de usar, inteligente y permitan automatizar la hoja de presencia.
El objetivo de las herramientas de control de presencia no es sólo, por otra parte, controlar el tiempo, sino la ubicación e identidad de los empleados. En tu empresa puede haber zonas restringidas, donde debe haber un nivel de seguridad más elevado para poder acceder. Así, con un software de control de asistencia biométrico, puedes hacer que solamente los empleados puedan validarse, ya que el sistema reconoce sus características físicas únicas para poder hacerlo.
Esta tecnología también puede aplicarse en el teletrabajo, ya que los sistemas móviles pueden reconocer la huella dactilar, la voz o la fisonomía de la persona que utiliza el dispositivo. De este modo, no sólo se controla que se haya producido el fichaje del trabajador a una hora determinada, sino que realmente es esa misma persona la que ha fichado y no otra. Esto es clave para el control de asistencia en el teletrabajo, aunque hay diferentes formas de llevar el control de presencia digital y que también ayudan a medir la productividad.
Razones para escoger un software de control de asistencia
Las herramientas tecnológicas facilitan enormemente los procesos, permiten verificar con seguridad la identidad de los empleados que fichan y puedes disponer de toda la información en tiempo real para que sepas cómo actuar en cada momento.
Veamos algunas razones por las que tu empresa debería elegir un software de control de asistencia para poder supervisar la presencia de los empleados.
Simplificar procesos
¿Cómo gestionas el control de asistencia ahora mismo en tu negocio? Es posible que utilizaras un sistema físico de control de accesos y fichajes, pero eso ya no es suficiente ahora mismo, ya que desde la pandemia, una parte importante de tu plantilla está teletrabajando.
El software de control de asistencia te permitirá simplificar procesos: dispones de una mayor automatización, no te hace falta disponer de hojas de presencia en papel y los procedimientos para fichar a la entrada y salida del trabajo son más rápidos y sencillos.
Digitalización
Todo lo que sea gestionar la asistencia laboral fuera de tus herramientas digitales perjudican a la forma de medir la asistencia y productividad de los empleados. Necesitas una solución de gestión de Recursos Humanos integral que te permita llevar a cabo la digitalización de todos los procesos de gestión de personas, incluyendo también el registro horario.
Digitalizar el control de acceso y asistencia permite que tu negocio disponga de toda esta información en tiempo real, y además pueda cruzarla con otros datos para mejorar el conocimiento de tu empresa.
Cumplimiento de la normativa vigente
Es imprescindible cumplir con la normativa de control de jornada. Y para ello nada mejor que un software de control de asistencia. La normativa está regulada en el Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Esta ley obliga a registrar la hora de inicio y finalización de la jornada de los trabajadores, así como también especificar el número de horas ordinarias y horas extraordinarias trabajadas en cada jornada.
Invertir en un software de control de asistencias, ¿sí o no?
Llegados a este punto, muchas empresas se preguntan si vale la pena invertir en un software de control de asistencias. Muchas organizaciones ven este aspecto como una tarea meramente burocrática y cuyo único objetivo es el cumplimiento de la legalidad.
Lo cierto es que es importante cambiar la perspectiva del control de asistencia laboral, ya que las ausencias afectan a tus costes laborales y a la productividad global de tu empresa. En esta línea, si no se realiza un control eficaz y objetivo de las horas trabajadas, tu negocio puede estar teniendo sobrecostes.
Pese a la importancia de llevar un control de asistencia digital eficaz, cabe también señalar que no es imprescindible contratar un software específicamente para esta función. Lo que necesita tu negocio es un software de gestión del talento, que cumpla con todas las necesidades de gestión de Recursos Humanos en una sola herramienta.
La solución Zucchetti HR de Zucchetti Spain es el software más innovador y flexible del mercado para que puedas llevar una gestión integral de los Recursos Humanos en tu negocio, incluyendo el control de asistencia.
