Reuniones con clientes, asistencia a ferias, cursos y congresos… en muchas empresas es habitual que se produzcan viajes de negocios de manera frecuente. Y cada uno de estos desplazamientos tiene que planificarse teniendo en cuenta diversos elementos, desde el transporte al resto de gastos de viaje. Esto justifica la necesidad de tener un Travel Office para la gestión administrativa y la coordinación y cumplimiento de la política de viajes corporativos.
La gestión de los procesos vinculados con los viajes puede ser compleja. Porque, además, hay diferentes aspectos involucrados, desde la aprobación de los gastos para prevenir fraudes a la conciliación bancaria y la contabilidad, o la aplicación de reembolsos en nóminas. Sin una solución tecnológica que facilite la integración de las operaciones el trabajo administrativo y el control financiero puede llevar demasiado tiempo.
En este post te mostraremos cuáles son las mejores herramientas que puedes utilizar para asegurar la eficiencia de costes y la planificación de tus viajes de negocios.
¿Qué es el Travel Office dentro de una empresa?
Es el área que se encarga de la planificación, organización y coordinación de los viajes de negocios. Eso implica el cumplimiento de la política de viajes corporativos. Su objetivo es, además, asegurar que los viajes de empresa se llevan a cabo de manera económicamente eficiente.
Beneficios de implementar soluciones tecnológicas en el Travel Office de una empresa
El uso de software de gestión de viajes es esencial para la gestión del Travel Office en una empresa. La función de esta herramienta tecnológica es llevar a cabo el control de los procesos vinculados a la gestión de viajes.
Control y optimización del presupuesto de viajes
Todos los viajes de negocios tienen un presupuesto, que debe respetarse para evitar los sobrecostes. Cuando las personas se desplazan, hay que garantizar el cumplimiento de dicho presupuesto para asegurar que los viajes son económicamente eficientes.
Automatización de procesos y reducción de tareas manuales
El área de RRHH y el área de contabilidad pueden tener que enfrentar una alta cantidad de trabajo administrativo derivado de los viajes de negocios.
Por eso es vital asegurar la automatización a través de herramientas que integren el control de los gastos y que incluso que te permitan hacer un seguimiento de los gastos a través de tarjetas corporativas, en las que puedas establecer un presupuesto y controlar los movimientos.
Además, esta herramienta te permitiría pasar los gastos aprobados directamente a contabilidad y aplicar reembolsos en las nóminas de manera automática cuando corresponda.
Mejora en la política de viajes y cumplimiento normativo
La gestión de viajes corporativos implica el cumplimiento normativo en cuanto a dietas y gastos, pero también el cumplimiento de la política interna de viajes. El software de gestión para Travel Office es la herramienta que permitirá vigilar el cumplimiento de dicha política y monitorizar los distintos gastos, documentación y procesos asociados a los viajes de empresa.
Transparencia y análisis en tiempo real de los gastos
El personal de la empresa puede enviar las notas de gasto de manera sencilla, esté donde esté, desde una app móvil. Los datos se procesan en el software de gestión de viajes desde la central en tiempo real. Se puede llevar a cabo la aprobación o rechazo de solicitudes de gasto específicas. De este modo, cada proceso se lleva de forma controlada y transparente con el personal de la empresa y se evita el fraude o los malos entendidos.
Soluciones tecnológicas para una gestión avanzada en un Travel Office
Un sistema de gestión de Travel Office viene a ser un conjunto de herramientas tecnológicas que trabajan de manera conjunta para aportar las soluciones que necesita tu empresa.
Concretamente, estamos hablando de lo siguiente;
Software de gestión de gastos de viaje
Los costes de cada desplazamiento se planifican y monitorización a través del software de gestión de gastos de viajes. Aquí se almacena de manera digital los justificantes de cada gasto que se ha llevado a cabo. También se utiliza para establecer presupuestos, controlar las solicitudes y supervisión de gasto y analizar los datos para asegurar la eficiencia.
Herramientas de reserva
La gestión de viajes implica realizar múltiples reservas, desde billetes de tren a vuelos nacionales o internacionales, así como hoteles o alquiler de coches. Necesitas una herramienta de reserva integrada que te permita llevar a cabo este proceso desde un solo programa, lo que te permitirá ahorrar tiempo y facilitar la gestión de los gastos.
Smart cards
Son las tarjetas corporativas para gastos de viajes que tu personal podrá llevar consigo. Es uno de los métodos de pago en viajes de negocio más eficientes. Cada tarjeta tendrá un límite de gasto asignado. Además, puedes determinar para qué tipo de gastos se pueden utilizar. De este modo, puedes monitorizar y controlar las operaciones, y evitar que el personal gaste por encima del presupuesto.
Software de gestión de flota de vehículos
El software de gestión de flotas de vehículos es también una herramienta tecnológica fundamental para la gestión de los desplazamientos de la empresa. Con esta solución puedes monitorizar por geolocalización dónde se ubica cada vehículo en cada momento, establecer las rutas más eficientes para reducir el gasto en combustible y evitar retrasos y planificar y organizar el uso de los vehículos de la empresa.
¿Cómo elegir la mejor solución tecnológica para tú Travel Office?
El uso de este conjunto de herramientas tecnológicas es esencial para el buen funcionamiento del Travel Office en una empresa. Para asegurar que utilizas la solución más adecuada, es determinante que ésta cumpla con determinados objetivos.
Tiene que ser una solución que facilite la integración de procesos, por lo que no es conveniente utilizar diferentes herramientas independientes y aisladas, que no compartan datos entre sí. Trabajar con soluciones de un mismo partner tecnológico te ahorra enormes costes en desarrollo de software.
Por otra parte, debes utilizar una solución flexible y escalable, que se adapte a las necesidades específicas de tu negocio, ahora y en el futuro. Lo ideal es que además cuente con un equipo de soporte que pueda proporcionarte un servicio rápido con el que puedas solucionar cualquier duda.
Zucchetti Spain te acompaña en todo el proceso de diagnóstico e implantación de las soluciones tecnológicas que necesitas para mejorar la gestión de tu Travel Office y poder así potenciar la eficiencia de costes en tus viajes de negocio.
