¿Qué es un software de gestión de proyectos?

Un software de gestión de proyectos es una herramienta de gestión que cuenta con los módulos necesarios para gestionar los distintos procesos de un proyecto de manera integrada en una sola herramienta.

El enfoque de este tipo de sistema ERP no está orientado a la mera gestión de la facturación de productos o servicios, sino que pone en relación los costes y recursos involucrados en el desarrollo de un proyecto, así como las distintas fases para su consecución.

Este tipo de solución de software está, por tanto, enfocada en evitar desviaciones, tanto financieras como operativas, en la gestión de los proyectos de la empresa, de manera que se pueda minimizar los riesgos y ofrecer un buen servicio a los clientes.

Generalmente, están orientadas a empresas de servicios, como instaladoras o empresas de ingeniería. También se pueden encontrar distintos tipos de software de gestión de proyectos, por ejemplo las soluciones verticales de Solmicro ERP orientadas a instaladoras, Ingenierías o el área de servicios.

¿Por qué necesito un software de gestión de proyectos?

Básicamente, porque no todos los tipos de herramientas de gestión se adaptan a las necesidades de cada organización. Hay empresas que trabajan por proyectos, y necesitan poder gestionar cada proyecto de manera independiente, evaluando costes, compras y recursos asignados, así como herramientas de trabajo en equipo.

Las empresas que gestionan proyectos y están orientadas a la consecución de objetivos (el diseño técnico de una obra de ingeniería, una instalación eléctrica…), necesitan herramientas que les permitan disponer de una hoja de ruta de las distintas fases, mano de obra, documentación y recursos involucrados en cada una.

Se trata de servicios de gran envergadura en los que es vital reducir los riesgos, ya que sin una planificación inteligente pueden dilatarse demasiado los tiempos, con los sobrecostes a lo que esto puede dar lugar. Un ERP orientado a gestión de proyectos permitirá mejorar la planificación, el control de los costes y la productividad de tu equipo.

¿Qué características debe tener un buen software de gestión de proyectos?

Una buena solución de gestión de proyectos debe ser un software completo, modular, personalizable y escalable, que permita la máxima integración de procesos y ayude a mejorar la planificación.

Éstas son algunas de sus principales características:

Flexibilidad

Tiene que ser un software adaptable, que permita una cómoda adaptación a las particularidades de la empresa, o llevar a cabo desarrollos personalizados. Esta flexibilidad de tener un ERP a medida permitirá que la empresa pueda beneficiarse de una herramienta que podrá seguir utilizando y explotando a lo largo de los años.

Campos personalizados

Un software de gestión de proyectos suele disponer de la posibilidad de crear campos personalizados para que cada proyecto pueda adaptarse de manera específica a las necesidades de cada proyecto.

Esto te da libertad para que el programa cumpla con los requisitos de cualquier tipo de proyecto, desde una empresa de construcción a cualquier negocio de servicios técnicos.

Facilidad de uso

Utilizar un programa de gestión de proyectos de fácil uso permitirá reducir la curva de aprendizaje del personal encargado de gestionar la herramienta. Esto facilitará el trabajo de las distintas partes involucradas y ayudará a que todo tu equipo pueda trabajar de manera más productiva.

Escalabilidad y precio

Una de las características clave de todo software ERP de proyectos es la escalabilidad. Debes elegir una solución que cuente con todos los módulos e integraciones necesarios para que el programa pueda adaptarse a tu negocio cuando éste crezca y evolucione, de manera que no tengas que cambiar de software.

Informes

Una solución ERP de proyectos como Solmicro ERP te permitirá elaborar informes detallados con la relación de los costes y los ingresos obtenidos por cada proyecto. Esto te permitirá perfeccionar tus procesos para hacer tu negocio más rentable y evitar desviaciones y hacer una mejor gestión del tiempo.

Seguridad

Todo proyecto lleva asociados una serie de datos, permisos legales y documentos, que tu empresa debe almacenar para mayor seguridad. Centraliza toda la información relacionada con cada proyecto individual, de manera que puedas consultarla y acceder a ella de manera sencilla.

Herramientas específicas para distintas tareas

En un software de gestión de proyectos puedes contar con herramientas concretas para distintas tareas. Las funcionalidades de un software de gestión de proyectos pueden abarcar, desde la elaboración de presupuestos al análisis de desviaciones económicas y operativas.

Integración

Ésta es sin duda una de las claves principales de un buen software de gestión de proyectos. La integración de los distintos procesos (diseño técnico, creación de presupuestos, gestión de la documentación, gestión financiera y administrativa, control de costes y RRHH…) permitirá que puedas hacer un seguimiento de cada proyecto de manera individualizada, de manera que puedas reducir los riesgos y maximizar los beneficios.

Hay que tener en cuenta que elegir el ERP para gestión de proyectos adecuado depende de las necesidades de la empresa, pero también del nivel de personalización y naturaleza del software del que estemos hablando.

¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos?

Si deseas escoger el mejor software de gestión de proyectos, debes enfocarte primeramente en hacer un diagnóstico y análisis de las necesidades de tu negocio. Esto te permitirá tener una visión clara de lo que te hace falta para mejorar la planificación, organización y control de proyectos.

Es de gran importancia, además, que analices y compares diferentes proveedores. Lo primordial no es simplemente elegir un software que se adapte al 100% a las necesidades de tu empresa, ya que lo más habitual es que éste no exista. Lo que hace falta es que sea flexible, personalizable y adaptable, además de intuitivo, para que pueda cumplir con todas tus expectativas.

Es muy importante también no elegir simplemente un software de gestión de proyectos de forma aislada, sin tener en cuenta las últimas tendencias en gestión de proyectos. Los enfoques, procesos y metodologías de las empresas cambian con el tiempo. También es esencial asegurar la integración con el resto de áreas de la empresa; es posible que también uses un software de gestión de RRHH o un software de gestión de flotas de vehículos.

Decídete por un partner tecnológico de confianza, como Zucchetti Spain, que pueda proporcionarte soluciones flexibles, escalables y personalizables, que puedan adaptarse a todas las necesidades de tu empresa.

Ejemplos de software de gestión de proyectos

Los programas de gestión de proyectos se han vuelto muy populares entre las empresas. Todos conocemos ejemplos de software de gestión de proyectos, desde herramientas como Trello o Slack hasta herramientas aisladas que de algún modo pueden ayudar en la organización, como Google Sheets, pero que realmente no están destinadas para este objetivo.

El mayor problema de este tipo de aplicaciones es que no siempre se adaptan a las necesidades de personalización que requiere una empresa. Además, lo más importante es asegurar la integración de todos los procesos del negocio, lo que incluye adaptarse a la metodología que usas en tu empresa, como la gestión de proyectos AGILE.

Trabajar con un software ERP de gestión de proyectos, que reúna características avanzadas y te permita controlar todo negocio, es clave para la gestión operativa, el control económico y el análisis de desviaciones.

ERP gestión de proyectos de Zucchetti

La solución de gestión de proyectos y costes de Zucchetti es mucho más que un software de gestión de tareas. Puedes controlar presupuestos, costes reales, comparativos entre estándar y real, desviaciones técnicas y económicas.

Es un tipo de software pensado no para necesidades puntuales o facilitar la gestión del trabajo en equipo, sino para abordar todas las facetas de la gestión de proyectos, tanto desde el punto de vista operativo como económico, y con herramientas específicas que pueden servir a las empresas de tu sector.

Con este tipo de solución, puedes facilitar la implantación de cualquiera de las metodologías de gestión de proyectos que se utilice en tu empresa, según las necesidades específicas de tu negocio.

Además, al ser un software ERP, Solmicro ERP Proyectos integra toda la gestión de finanzas, compras, producción, Recursos Humanos o gestión logística en un mismo software, de modo que puedes tener todos los elementos centralizados y controlar la gestión completa de tu empresa.