Un aspecto de gran relevancia en las empresas orientadas a la gestión de proyectos es utilizar los métodos que proporcionen una mayor productividad y mejor gestión del riesgo.
Dentro de las metodologías más conocidas se encuentra el método AGILE, un modelo que puede aplicarse a la gestión de proyectos en multitud de empresas de servicios, y que se caracteriza por su gran flexibilidad, transparencia y velocidad en la entrega de los trabajos.
Si deseas conocer más en profundidad qué es la gestión AGILE de proyectos, te invitamos a seguir leyendo este artículo.
¿Qué es la metodología AGILE en gestión de proyectos?
La metodología AGILE es un modelo de gestión de proyectos que consiste en la división iterativa de un proyecto en distintas partes y entregas, que se realizan de manera continua y consideran el feedback de las partes involucradas en cada fase.
Este método se caracteriza por su gran rapidez y flexibilidad, ya que permite a las organizaciones medir con eficacia la marcha de un proyecto, detectar los elementos que están generando retrasos o dificultades, reducir las posibles desviaciones de presupuesto y hacer una mejor gestión del tiempo.
Principios de la metodología AGILE en la gestión de proyectos
La metodología AGILE de gestión de proyectos está basada en un enfoque flexible cuyo objetivo es dividir las tareas y trabajarlas y medirlas por separado. De esta forma, se consigue que el servicio final se pueda adaptar mejor a las necesidades del cliente, al contrario de lo que ocurriría si se trabajara con un proyecto escrupulosamente planificado en el que hubiera una mayor rigidez.
Por el contrario, el método AGILE traslada esta agilidad hacia los equipos y fases involucradas en el proyecto, que deben tener en cuenta el feedback del cliente, lo que permitirá que el servicio final se corresponda con las necesidades reales del comprador. De este modo, se logra una perfecta alineación entre los deseos del cliente y el servicio ofrecido, se mejora la toma de decisiones en empresas, y se dispone de un mayor margen para reconducir el proyecto durante su desarrollo.
El funcionamiento de la metodología AGILE se basa en estos 4 principios fundamentales.
Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas
En la metodología AGILE se enfatiza la importancia de las comunicaciones directas de las personas durante el proceso de desarrollo de un proyecto. Se trata de priorizar la colaboración abierta entre las distintas partes para evitar una dependencia excesiva de los distintos procesos y herramientas que se van a utilizar.
Software funcionando sobre documentación exhaustiva
Si tomamos como ejemplo los proyectos de desarrollo de software en una empresa de servicios, es mucho más importante que exista un feedback generado por usuarios que interactúan con un prototipo o una versión beta del software que el desarrollo de una documentación exhaustiva, teniendo en cuenta que al fin y al cabo es solamente una entrega parcial sobre la que habrá que aplicar nuevos cambios.
Colaboración con el cliente sobre negociación contractual
En el método AGILE se busca la colaboración continua con el cliente, evitando la rigidez planteada por contratos excesivamente rígidos, de manera que se pueda ajustar el rumbo del proyecto a las necesidades del cliente.
Responder al cambio sobre seguir un plan
Esta metodología de gestión de proyectos tiene en cuenta la realidad del cambio y destaca la importancia de adaptarse a los nuevos requisitos, desafíos y oportunidades que puedan tener lugar durante el desarrollo del proyecto.
Beneficios de la metodología AGILE en la gestión de proyectos
La gestión de proyectos con metodología AGILE puede tener efectos muy positivos en la gestión de los Recursos Humanos.
Adaptabilidad y flexibilidad
Una de las grandes ventajas del método AGILE es su gran flexibilidad, indispensable para trabajar en proyectos de gran envergadura, que pueden estar sujetos a numerosos cambios. Esta adaptabilidad puede monitorizarse a través de un ERP de gestión de proyectos, que permita llevar a cabo diseños técnicos, gestionar la documentación, establecer fases de entrega para las personas del equipo y facilitar el trabajo colaborativo.
Mayor transparencia y visibilidad
La utilización del método AGILE permite dotar de una mayor transparencia a la gestión de proyectos. Para ello, hay que tener en cuenta el papel esencial de la inteligencia corporativa como elemento clave para la puesta en común del conocimiento de las distintas fases de cada proyecto y facilitar así el trabajo en equipo.
Mayor velocidad de entrega
El servicio o producto final se puede entregar de manera más rápida, ya que al trabajar las partes del proyecto por separado, se pueden detectar con mayor eficacia los elementos que impiden avanzar y se pueda lograr el objetivo en menos tiempo. Por otra parte, el feedback continuo permite que se puedan adoptar los cambios necesarios durante el transcurso del proyecto en lugar de tener que realizarlo al final.
Mayor colaboración y compromiso del equipo
Aplicar la metodología AGILE en RRHH permite a las empresa lograr un mayor grado de colaboración y compromiso del equipo, ya que las personas tienen unos plazos en los que realizar entregas progresivas de un proyecto iterativo en el que la comunicación directa es esencial para el logro de objetivos.
Mejora en la calidad del trabajo
Gracias a la buena comunicación y feedback entre las distintas partes involucradas en un proyecto, así como la comunicación con el cliente, las empresas que utilizan la metodología AGILE pueden ofrecer trabajos de más calidad y mejor alineados con las expectativas del cliente.
¿Cuál es la diferencia entre la gestión de proyectos AGILE y SCRUM?
En muchas ocasiones habrás escuchado el concepto de metodología AGILE y SCRUM utilizado indistintamente.
Aunque son conceptos muy similares, no son exactamente lo mismo.
- La metodología AGILE se refiere al enfoque general orientado a la gestión de proyectos y enfocado en la entrega rápida y continua de productos entregables y adaptados a las necesidades cambiantes del cliente. Es un método en el que caben diferentes métodos ágiles, como pueden ser SCRUM, Kanban o Lean.
- La metodología SCRUM es un marco de trabajo más específico o subconjunto de la metodología AGILE, en el que se establece una estructura iterativa e incremental de productos, con unos roles y eventos definidos que permiten a los equipos organizarse. Aunque parte de un enfoque AGILE, tiene una estructura más restrictiva.
¿Qué tipo de empresas pueden beneficiarse de una gestión de proyectos AGILE?
Existen numerosas empresas que pueden obtener ventajas de aplicar la metodología AGILE a la gestión de proyectos. Particularmente, todas aquellas que desarrollan servicios de alto valor, que puedan estar sujetos a cambios importantes durante el proceso y en las que el período de entrega presente un alto riesgo de desviaciones si no existe un feedback continuo con el cliente.
En esta línea, aunque comúnmente se habla de las metodologías de gestión de proyectos AGILE para el sector del software, cualquier empresa en el sector servicios, como instaladoras, ingenierías o constructoras, pueden implementar este tipo de metodología para un funcionamiento más eficaz.
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