¿Qué tipos de fraude y errores ocurren comúnmente en las facturas?

Los errores a la hora de crear facturas pueden ocurrir de manera relativamente frecuente. También pueden darse situaciones en las que alguien del personal, de manera deliberada, realiza un intento de modificación de una factura emitida o recibida, o borra facturas ya existentes.

Para que este tipo de situaciones no ocurra, es esencial que cuentes con un software de facturación adaptado a Verifactu que te permita estar protegido ante los errores y fraudes más comunes.

Fraude interno

Es el tipo de fraude de facturas cometido por personas de la empresa, que tienen acceso a las herramientas de facturación. Puede ser la manipulación o modificación de una factura de ingreso o gasto.

Errores humanos

Puede ser simplemente un fallo al ingresar los datos de una factura en el programa de facturación. O a la hora de trasladar la suma de las bases imponibles a la autoliquidación de impuestos. Los errores humanos pueden ser bastante frecuentes cuando se realizan demasiadas operaciones manuales.

Fraude por terceros

Los fraudes por terceras personas se producen cuando personas ajenas a la empresa, como proveedores, intentan modificar o manipular facturas que te han enviado y que tú tienes en tu software. Esto se puede evitar si tus proveedores trabajan con facturas Veri*factu, que se puedan verificar con código QR, tal como establece la Ley Antifraude y su reglamentación.

Un negocio no debe contentarse con una administración deficiente. Prevenir el fraude de facturas es esencial para que tu empresa no asuma riesgos legales innecesarios.

Impacto de los fraudes y errores en la facturación para las empresas

Los fraudes y errores pueden tener diferentes repercusiones en las empresas. Por una parte, tienen una incidencia directa en la facturación, falseando las bases imponibles reales, lo que luego acabará teniendo consecuencias cuando se haga la presentación del modelo trimestral del IVA, del Impuesto de Sociedades o del IRPF.

Por otro lado, los errores y fraudes en la gestión de facturas pueden dar lugar a sanciones por parte de la Agencia Tributaria, que si se cerciora de dichos errores, o en caso de una inspección tributaria, puede establecer una sanción debido a la infracción.

Aparte de estas consecuencias negativas, hay que tener en cuenta el menoscabo reputacional que supone generar facturas con errores, y los conflictos y la cantidad de tiempo perdido a la que este tipo de problemas puede dar lugar a lo largo del año, sin que seamos conscientes de ello.

Consecuencias legales y reputacionales del fraude en facturas

Las consecuencias legales de un error en una factura pueden ser diversas. Puede considerarse una falta leve si se trata de un error, si bien no está exenta de la correspondiente sanción; sin embargo, si se aprecia que ha habido un intento deliberado de falseamiento documental con intención de pagar menos impuestos, esto puede circunscribirse en el marco de un delito fiscal.

El problema no es sólo legal, sino también reputacional. Que una empresa cometa un delito fiscal tiene consecuencias negativas para toda la organización, que tendrá que afrontar altas cuantías en sanciones tributarias, aparte de la responsabilidad penal que se pueda derivar del proceso. A nivel interno y externo, las consecuencias pueden ser sencillamente nefastas.

¿Cómo implementar un sistema de control para evitar el fraude en las facturas?

Evitar el fraude en las facturas es de gran importancia para que no se incurra en conductas que puedan derivar en infracciones o delito fiscal. La automatización de facturas es un paso importante para evitar cometer errores humanos, aunque también es esencial crear políticas de facturación que se ajusten a unos parámetros establecidos para evitar comportamientos erróneos.

Automatización de la facturación

Al automatizar facturas, no tienes que crear facturas iguales para un mismo cliente, sino que se crean de manera periódica, en la fecha correspondiente, de acuerdo a las reglas que le has marcado. Automatizar la facturación supone además utilizar un proceso sistemático, con un software de facturación, donde cada elemento de la factura, desde la base imponible a los impuestos, se calcula de manera automática.

Creación de políticas internas y formación de empleados

Crear una política interna en lo referente a la creación de facturas es indispensable para que el personal no incurra en conductas que puedan dar lugar a infracciones o delitos fiscales. La formación del personal que hace las facturas a través del software empresarial es de vital importancia para que sepan en todo momento qué deben hacer y qué elementos tener en cuenta para verificar una factura.

¿Cómo elegir el software adecuado para la gestión de tu empresa?

Hay diferentes elementos clave que se deben tener en cuenta a la hora de elegir un software de gestión de facturas para tu empresa. Elegir programa de facturación no es fácil, ya que hay muchas herramientas, pero no todas tienen el grado de escalabilidad y flexibilidad que tu empresa necesita.

Lo imprescindible es que sea una herramienta certificada, que cumpla con el nuevo sistema de facturación Verifactu, y que además reúna las características necesarias para adaptar la solución a las necesidades de la empresa.

Al final, un negocio no requiere simplemente una herramienta para crear facturas, sino un software de gestión integral o sistema ERP.

¿Cómo Solmicro ERP de Zucchetti puede ayudarte?

La solución de software empresarial Solmicro ERP es un sistema de facturación certificado, que cumple con Verifactu y la Ley Antifraude. Es una solución flexible, escalable, personalizable e intuitiva, con herramientas avanzadas para la gestión de la facturación, la contabilidad, la presentación de impuestos, la gestión de inventario, el control de la producción y la gestión documental.

A través de este software innovador, adaptado a las más avanzadas tecnologías, como la Inteligencia Artificial, tu negocio podrá llevar a cabo una gestión de facturas sin errores, garantizar el cumplimiento normativo y acceder a informes y gráficos específicos para tu negocio que te ayudarán en la toma de decisiones.