¿Qué es la gestión de facturas y por qué es clave para tu empresa?

La gestión de facturas de una empresa se refiere al proceso de administrar y supervisar todas las etapas relacionadas con la facturación, desde la emisión de facturas hasta su seguimiento y registro contable.

Este proceso de facturación es determinante para garantizar la salud financiera de la empresa, asegurar que haya transparencia en las transacciones comerciales y cumplir con las obligaciones fiscales y contables.

Tengamos en cuenta también la transformación tecnológica que está suponiendo la IA en los procesos administrativos, así como los grandes cambios normativos que afectan a la facturación y que entrarán pronto en vigor. Utilizar un ERP con IA adaptado a Verifactu es un factor competitivo que además de ayudarte a cumplir con la normativa te ayudará a ahorrar tiempo y trabajo.

Principales problemas de una gestión de facturas manual

La gestión manual de la facturación en una asesoría puede dar lugar a múltiples dificultades.

• Errores en la introducción de datos: muchas declaraciones fiscales incorrectas se derivan de haber introducido erróneamente las bases imponibles de facturas creadas en Excel o Word, en lugar de usar una solución de facturación.
• Pérdida de facturas: si las facturas se hacen manualmente, es posible que haya distintos lugares donde se ubiquen. Quizás se han hecho con distintos ordenadores, hay unas que se han descargado de la tienda online y otras de la tienda física… Si no hay un sistema unificado, hay más posibilidad de que dejes de considerar algunas facturas en tus declaraciones de impuestos.
• Lentitud de los procesos: tu asesoría funciona mucho más lentamente si tiene que hacer el cálculo manual de las declaraciones tributarias.
• Falta de control: puede que cometas errores en los números de factura, al ser un proceso manual, o que vuelvas a introducir facturas contabilizadas… Y como consecuencia, se produzcan errores en tus declaraciones.

Hoy día existen herramientas que permiten llevar a cabo la automatización de todos los procesos, tanto de la generación de las facturas, como del registro contable, el seguimiento de los pagos, la conciliación bancaria y la elaboración de informes, e incluso de la presentación de los impuestos o elaboración de los libros contables.

Requisitos legales en la gestión de facturas en España

Para hacer facturas que cumplan las exigencias legales en España se deben tener en cuenta algunos elementos esenciales. Están regulados en el Real Decreto 1619/2012.

¿Qué exige Hacienda en la gestión de facturas?

La normativa tributaria exige que las facturas incluyan un número y serie correlativos, deben incluir los impuestos (IVA) sobre el valor añadido y las retenciones si corresponde, así como la base imponible, el concepto o descripción del producto o servicio y el importe final de la factura; también deben figurar los datos del destinatario y del expedidor de la factura, así como la fecha. También se indican las obligaciones legales en cuanto a casos particulares determinados.

¿Cómo afecta la Ley Antifraude y Crea y Crece al proceso de facturación?

La Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece son normativas que poseen un impacto significativo en los procesos de facturación. Por una parte, la Ley Antifraude obliga a expedir facturas mediante un programa de facturación que no permita el doble uso o doble contabilidad; además, obliga a emitir facturas a través de un software certificado y adaptado a Verifactu, que empezará a aplicarse en 2027 (1 de enero para las empresas; 1 de julio para los autónomos).

Recordemos que debe tenerse en cuenta, por tanto, que esta normativa no sólo afecta a las empresas, sino también a los profesionales por cuenta propia, por lo que conviene informarse sobre las implicaciones de Verifactu para autónomos.

Por otro lado, la Ley Crea y Crece establece la obligación de la factura electrónica B2B, si bien el decreto para su total despliegue está pendiente de aprobación.

Si estás utilizando ya un software de facturación, pero tienes dificultades para adaptarlo a Verifactu, puedes utilizar la API Verifactu para cumplir con la normativa.

Fases del proceso de gestión de facturas

El proceso de facturación se compone de una serie de fases que hay que conocer y tener en cuenta para poder optimizar la gestión.

Recepción y registro de facturas

La primera fase del proceso consiste en recibir las facturas de proveedores o generar las facturas emitidas a clientes. En esta etapa se registran en el sistema los datos básicos de la factura para garantizar su trazabilidad.

Validación y aprobación de facturas

Una vez registradas, las facturas pasan por un proceso de validación para comprobar que la información es correcta. Esto incluye verificar que los datos fiscales son válidos, que los importes coinciden con pedidos o contratos previos y que se han aplicado correctamente los impuestos.

Contabilización y archivo

Tras la validación, la factura se contabiliza en el sistema contable de la empresa. En esta fase se asignan las cuentas contables correspondientes, se registran los impuestos y se integra la información en los libros contables y fiscales.

Pagos y conciliación

La última fase del proceso es la gestión del pago y la conciliación contable. El sistema controla los vencimientos de las facturas, genera previsiones de tesorería y permite programar pagos mediante transferencias, remesas o domiciliaciones.

¿Cómo digitalizar la gestión de facturas con software especializado?

Digitalizar la gestión de facturas implica sustituir procesos manuales y documentos en papel o facturas creadas con Excel o Word por flujos de trabajo automatizados dentro de una plataforma tecnológica. Además, la digitalización debe tener en cuenta la aplicación del sistema Verifactu de cara al año 2027, por lo que lo más idóneo sería optar por un software certificado.

Integración con el ERP: facturación conectada con contabilidad y tesorería

Un factor esencial en un software ERP para pymes es poder gestionar de manera integrada la contabilidad y tesorería. Es decir, que puedas llevar el registro de los cobros y pagos en relación a las facturas y controlar la morosidad, para lo cual deberías disponer de una herramienta que permita la conciliación bancaria automática.

Por otra parte, un buen sistema de gestión debe incluir también todas las funcionalidades de gestión de contabilidad, a fin de que puedas llevar los libros contables y hacer los asientos a partir de las facturas y operaciones.

¿Qué debe tener un software de gestión de facturas?

Un software de gestión de la facturación debe ser una solución que permita emitir y recibir facturas, controlar la trazabilidad y cumplir con Verifactu, SII o TicketBAI, según cuál sea aplicable, de manera automática y sin complicaciones.

Emisión y recepción de facturas electrónicas

La emisión y recepción de facturas es la base de todo software de facturación. Este sistema debe permitir tanto la emisión como la recepción de facturas electrónicas en diferentes formatos. Un buen sistema ERP debe facilitar la generación automática de facturas a partir de operaciones comerciales, el envío digital a clientes y la recepción de facturas de proveedores mediante canales electrónicos.

También debe hacer posible la validación de los documentos recibidos y su integración directa en el sistema contable, reduciendo la introducción manual de datos.

Trazabilidad y auditoría del ciclo de vida de la factura

La trazabilidad es esencial para controlar todo el ciclo de vida de una factura. El software debe poder registrar cada operación que lleves a cabo, consultar cualquier factura recibida o expedida, su estatus en ese momento, su fecha y la persona responsable de su creación. Además, tiene que ser una solución que facilite la generación de informes y ayude a la creación de auditorías.

Cumplimiento normativo automático (VeriFactu, SII, TicketBAI)

Digitalizar la gestión de facturas hoy día implica tener en cuenta la realidad de la normativa tributaria. ¿Es Verifactu obligatorio? Aunque hay excepciones, afectará en la práctica a la mayoría de negocios, aunque existen otras normativas que ya están aplicándose y que tienen efecto en determinadas empresas y profesionales.

En País Vasco ya se aplica TicketBAI y Batuz; las empresas de una facturación de más de 6 millones de euros al año deben aplicar el SII (Suministro Inmediato de Información); próximamente, en 2027, será de obligado cumplimiento que las empresas y autónomos cumplan con Verifactu, para crear las facturas en un formato verificable y que puedan ser enviadas a la administración tributaria desde el software.

Solmicro ERP: la solución de Zucchetti para la gestión de facturas

La implementación de un software de gestión de facturas es una estrategia determinante para mejorar la eficiencia y la precisión en la gestión de transacciones financieras. Estos sistemas permiten automatizar numerosas tareas, como la generación de facturas, el seguimiento de los pagos y la generación de informes.
 
Al utilizar un software de facturación avanzado como Solmicro ERP, se reducen los errores humanos, se agiliza el proceso y se facilita el acceso rápido a la información. Además, la automatización permite una gestión más proactiva de cuentas por cobrar, mejorando el flujo de efectivo y la toma de decisiones informada.

Nuestra recomendación para transformar la gestión de facturas en tu PYME es que empieces a utilizar Solmicro ERP, la solución más flexible, personalizable y completa para la gestión de todos los flujos de trabajo de tu negocio, incluyendo la facturación y contabilidad. Se trata de una solución además adaptada a Verifactu, TicketBAI, Batuz y SII, lo que facilita una gestión completa y adecuada a la normativa tributaria.