Hasta un 40% menos de tiempo para tramitar las solicitudes y aprobaciones, un 70% menos para la emisión de anticipos y los registros en la contabilidad general y hasta un 90% menos tiempo en el control de los gastos establecidos en la política de viajes interna. Éstos son sólo algunos ejemplos de cómo las empresas pueden optimizar su tiempo, únicamente utilizando una aplicación que les permita agilizar los procesos relacionados con sus viajes de negocio.
ZUCCHETTI, editor de software con más de 40 años de experiencia en la gestión de los procesos asociados al Business Travel, explica cómo pueden las grandes empresas reducir inmediatamente los costes directos e indirectos de la gestión asociada a sus viajes y desplazamientos de negocio. El aplicativo del fabricante italiano, ZTravel, Travel & Expense Management, impulsa una importante optimización de costes en los viajes y desplazamientos de empresa, ya que simplifica y automatiza muchas de las actividades realizadas durante el proceso, liberando recursos y tiempo de los viajeros, autorizadores (jefes de departamento, directores de área), y administradores (personal administrativo, entorno de recursos humanos). La aplicación eficaz de la política de viajes y gastos contribuye a reducir significativamente el tiempo y, también los costes asociados a la realización de las notas de gastos y a su autorización, permitiendo que sean procesos controlados en todo momento por la compañía. Con ZTravel de Zucchetti se han identificado las tareas más comunes de un proceso de “Business Travel” que se pueden automatizar y se ha calculado el porcentaje de tiempo y otras variables que permite ahorrar. Los resultados son estos:
- Ahorro de hasta un 4% en los gastos de viajes por un mayor control de éstos, ajustándolos a la “travel policy” de la compañía.
- Evita tener que mantener durante seis años los comprobantes físicos (tickets, facturas) de los gastos, con el consecuente ahorro por custodia, espacio, administración, etc.
- Ahorro demostrable de más de un 50% en gestión de notas de gastos, de un 60% en autorizaciones y de un 90% en administración. Cuantificado en más de 250€ al año por usuario/viajero.
- Capacidad de realizar un presupuesto previsional sobre los gastos de viaje y ajustar políticas de empresa.
- Payback aproximado menor a un año.
