¿Qué es un informe de viaje de negocios?

Se trata de un documento en el que se especifican los gastos, responsabilidades y seguimiento de un determinado viaje corporativo en el que han participado miembros del personal. De esta forma, la empresa puede tener la seguridad de que su inversión está justificada y ha obtenido un adecuado retorno, es decir, si se han cumplido los objetivos del desplazamiento o viaje.

Esto es muy importante porque, como es lógico, las empresas esperan obtener un beneficio de los viajes que realiza el personal. Este beneficio debe evaluarse de acuerdo a los ingresos que ha generado el viaje en relación con los gastos o inversión que ha supuesto.

Si los gastos pueden incluir dietas, pernoctaciones, gastos de kilometraje y distintos materiales para el evento o actividad, los ingresos deben derivarse de las ventas que se han logrado durante dicho viaje.
 

¿Qué datos debe incluir un informe de viaje de negocios?

A lo mejor te has visto en la necesidad de crear informes de viajes de negocio; y te das cuenta de que hay multitud de fuentes de datos, lo cual te quita un tiempo precioso hasta que logras crear un Excel con todo y sin que se te olvide nada. Las soluciones tecnológicas pretenden precisamente automatizar esa tarea.

Hay diferentes elementos que tendrían que aparecer sí o sí en un buen informe donde se refleje la suma de las notas de gastos de cada viaje de negocios.

Datos generales del viaje (fechas, destino, personas implicadas)

Obviamente debe aparecer, aunque no está demás recordarlo. Para que tus informes de viajes sean claros y no se presten a la confusión, deben incluir la información básica sobre cada viaje: es decir, quién, cuándo y dónde.

– Desglose de gastos: dietas, transporte, alojamiento y otros

Ésta es la parte fundamental de todo informe y lo que más interesa a los gestores: ¿cuánto se ha gastado y en qué exactamente? Porque no se trata de que tu equipo viaje en malas condiciones, sino de potenciar su bienestar y cuidar su experiencia, pero desde un enfoque sostenible y orientado a la eficiencia, como es lógico. Hay que contabilizar los gastos de kilometraje y todo lo relativo a dietas y alojamiento.

– Objetivos del viaje y resultados obtenidos

En todo viaje de negocios se debe especificar claramente cuál era la meta de ese desplazamiento. Si no se definen los objetivos, tampoco se puede valorar si se han cumplido o no los resultados. Tener claro qué se ha conseguido en ese viaje (en términos cuantitativos, pero también en aspectos más intangibles) es esencial para cumplir tu política de viajes corporativos.

– Relación coste-beneficio y ROI del desplazamiento

Y aquí viene la parte quizás más importante. No se trata de cuánto gasta tu empresa en viajes de negocios, sino del ROI obtenido. ¿Se está haciendo un uso adecuado de los recursos? ¿Cuáles son los viajes que generan déficit? ¿Se podrían optimizar? Un informe de viajes de empresa tiene que guiarte a la mejora continua.
 

¿Cómo analizar los datos de un informe de viaje corporativo?

El objetivo de los informes de viajes es precisamente que se puedan analizar los datos para hacer un mejor uso de los recursos. Los desplazamientos implican gastos en gasolina, personal que está invirtiendo su tiempo y su esfuerzo en desplazarse, a veces fuera de su ciudad o de su país, con una meta clara.

El análisis de datos es esencial para optimizar tu estrategia de viajes de empresa. ¿Cuáles son las ferias que mejores resultados te reportan? ¿Las visitas presenciales a clientes están brindando resultados? O si se trata de viajes de managers y directores de expansión para coordinarse con los equipos de trabajo en otras sucursales, ¿se está logrando el objetivo del viaje?

Se trata de aspectos medibles, pero que muchas veces no se analizan detalladamente por dos razones: no se suele tener tiempo y no se dispone de un software de gestión de gastos de viajes que ayude a hacerlo. En este sentido, soluciones como ZTravel resuelven ambos problemas.

Indicadores clave para evaluar la rentabilidad del viaje

Hay distintos elementos que se deben evaluar a la hora de determinar si un viaje es rentable o no. Por supuesto, no todos los desplazamientos de empresa están siempre vinculados a conseguir contratos, ventas o contactos, en ocasiones hay desplazamientos orientados a la mejora de la gestión interna o estrategia de negocio.

Pero en cualquier caso hay que medir determinados elementos para evitar los sobrecostes y la ineficiencia.

• ROI del viaje (retorno de la inversión): quizás el más fácil de medir, aunque sólo sea aplicable cuando el desplazamiento está estrechamente vinculado a la obtención de ingresos: ¿Se ha obtenido un retorno adecuado?
• Nuevas oportunidades de negocio generadas: éste elemento puede parecer menos importante, pero a largo plazo puede generar grandes resultados. El valor de los leads y contactos interesados en tus productos o servicios puede tener un ticket alto, y la creación de nuevas posibilidades de venta tiene un valor en sí mismo.
• Cumplimiento de objetivos: puede parecer más abstracto, pero en realidad se debería poder responder con un sí o un no para cualquier viaje de empresa. ¿Se ha logrado la meta para la cual se hizo este desplazamiento?
• Coste de desplazamiento: en términos de desplazamientos, dietas, combustible, etc. ¿Nos hemos adaptado a la política de viajes, o se podría optimizar más.
• Satisfacción del personal: no es menos importante, ya que las personas que se desplazan en tu empresa son un activo que muestra un alto compromiso, y si no lo cuidas, podrías perderlo

¿Cómo elaborar un informe de viaje de negocios paso a paso?

Lo primero que tienes que hacer es saber realmente cuáles son tus ingresos y gastos de viaje; disponer de datos reales, lo que es indispensable para poder pasarlos a contabilidad, pero también para optimizar tus costes.

A partir de aquí, nosotros te recomendamos que sigas estos pasos.

– Recopilación de justificantes y gastos durante el viaje

Acumula todos los justificantes de gastos de viaje, preferiblemente de forma digital, con una solución como ZTravel, que te permita enviarlos a los gestores de viajes corporativos a través de una app móvil.

– Estructura y formato del informe

Elabora el informe teniendo en cuenta todos los elementos que hemos indicado anteriormente. Un informe no sólo debe tener números, sino también una interpretación de los datos, de manera que ofrezca conclusiones claras. Trabajar con herramientas que están preparadas para generar informes es mucho más rápido que tener que estructurar el documento de forma improvisada.

– Validación y aprobación por parte de los responsables

El siguiente paso es que el informe sea validado y aprobado por las personas responsables de gestión. Sin verificación no hay posibles conclusiones, ni toma de decisiones con respecto a lo que se recomienda hacer.
 

Beneficios de hacer un informe de viaje de negocios

Elaborar un informe en cada viaje corporativo que realice el personal es muy importante para hacer un seguimiento de los viajes de empresa. Tanto desde el punto de vista operativo como financiero. Veamos algunos de los principales beneficios que este tipo de informe aporta a la gestión de tu empresa.

– Mejora en la toma de decisiones

Tu empresa debe tomar decisiones en todo lo que respecta a los viajes corporativos y desplazamientos. Quizás haya viajes que no resulten rentables por su relación coste-beneficio, y sea oportuno no acudir a determinadas actividades en el futuro, o tal vez aplicar medidas que ayuden a que sean rentables. Pero sin datos es imposible poder tomar estas decisiones de manera inteligente.

Por eso disponer de un informe permite que los responsables evalúen la rentabilidad del viaje corporativo y consideren su importancia dentro de la estrategia comercial de la empresa. También permite tener un conocimiento de las condiciones en las que se realizan los viajes, con el objetivo de mejorarlas, o reducir los riesgos para la empresa, por ejemplo tomando la decisión de contratar un seguro de viaje.

– Optimización de recursos financieros

Uno de los aspectos clave por el que se realizan informes de viaje es para tener el control de los gastos. Es necesario optimizar la gestión de viajes de negocios y los recursos financieros para que dichos viajes puedan proporcionar una mayor rentabilidad, ya que de otro modo no tendría sentido que se realicen dichos desplazamientos.
El descontrol en los gastos puede hacer que una actividad que en principio pudiera resultar rentable al final genere más inconvenientes que beneficios.

– Fortalecimiento de relaciones comerciales

Disponer de un informe de viajes corporativos ayuda a tener un conocimiento más exhaustivo sobre los eventos y actividades a los que se acude. De esta forma, la empresa puede fortalecer sus relaciones comerciales al ser consciente de cuáles son las actividades que más beneficios le están reportando. Los viajes corporativos son muy necesarios tanto a nivel comercial como también estratégico, ya que pueden dar la oportunidad de establecer acuerdos con socios y proveedores, por lo que hay que valorar también este aspecto a la hora de determinar la rentabilidad o las ventajas estratégicas que supone acudir a un evento.

– Evaluación del rendimiento del equipo

El informe de viaje permite que la empresa pueda tener conciencia del personal que ha acudido a cada evento, su participación en el mismo y su rendimiento. Nos permite también conocer cuáles son los gastos que ha supuesto el desplazamiento de cada persona de la plantilla que ha participado en la actividad.

Por otra parte, nos proporciona una base para establecer una política de incentivos que ayude a potenciar el rendimiento del personal durante los viajes corporativos, así como también contribuir a la fidelización del talento al poder obtener ventajas por participar en eventos y actividades.
 

¿Cómo digitalizar y automatizar el informe de viaje de negocios?

En Zucchetti te recomendamos que hagas informes de viaje de empresa, pero sobre todo, que no lo hagas de manera manual, sino con una solución que te permita recoger, clasificar y organizar los datos de forma digital y automatizada, así como elaborar informes.

– Qué funcionalidades debe tener un software de gestión de viajes

Basándonos en las herramientas que incluya nuestra solución ZTravel, creemos que es imprescindible que tu negocio pueda medir lo siguiente:

• Lo primero es que te permita controlar y validar los datos de los gastos de viaje en los que ha incurrido tu empresa
• Tiene que ser una herramienta con la que puedas crear y verificar el cumplimiento de tu política de viajes
• Es indispensable que te aporte automatizaciones: traspasos a contabilidad, reembolsos en nómina… Tiene que estar conectada con el resto de soluciones de la empresa, no puede ir por libre
• Gestión documental digital: todos los tickets, facturas y transacciones tienen que quedar reflejados en el sistema
• Herramientas de analítica: es esencial que puedas disponer de datos que te permitan evaluar la rentabilidad de tus viajes de negocios
• Sostenibilidad: tu solución tiene que ayudarte a medir la huella de carbono de tus viajes de negocios y facilitar el cumplimiento normativo

Cómo el software Ztravel de Zucchetti automatiza los informes de viaje

La solución ZTravel está diseñada para ayudarte a digitalizar el proceso de control de los viajes de empresa. Tendrás todos los datos y documentos en una sola herramienta, podrás hacer un seguimiento de las transacciones que se hagan a través de las tarjetas corporativas, aprobar o rechazar gastos y diseñar una política de viajes que te permita cumplir tus objetivos y asegurar la sostenibilidad.

En definitiva, nuestra solución es la manera perfecta en que tu empresa pueda dejar de gestionar todos estos aspectos de forma manual. Se trata de que puedas ganar tiempo y eficiencia, y sobre todo, que los procesos puedan ser transparentes y puedas tener la máxima claridad a la hora de tomar decisiones sobre los gastos de viaje de tu empresa.