¿Qué es la gestión de compras en una empresa?

La gestión de compras consiste en el proceso de gestionar todas aquellas acciones orientadas al abastecimiento de recursos para el desarrollo de la actividad empresarial. Esta función implica la selección y acuerdo con proveedores, la gestión de la cadena de suministros, el control de la trazabilidad del stock, la gestión del inventario y almacén y el control de los costes para la adquisición de existencias.

Además, en todo proceso de gestión de compras hay que tener en cuenta la necesidad de establecer un stock mínimo para evitar que se produzcan situaciones de rotura de stock, es decir, no poder servir el producto a los clientes porque se han agotado las mercancías.

Para llevar a cabo el control de proveedores y ciclo de compras se utiliza un software de gestión de compras, que por lo general suele venir incluido como un módulo en una herramienta ERP para empresas.

¿Qué es un módulo de gestión de compras en un ERP?

Se trata de una herramienta integrada en el sistema de gestión empresarial, con la que se pueden gestionar proveedores y automatizar órdenes de compra según las necesidades de reposición de inventario, así como tener total visibilidad y control sobre los procesos.

Puede utilizarse en una industria para la compra de materias primas o en una empresa del sector de la distribución y venta para la compra de mercancías a proveedores. No se trata, por tanto, de un programa de gestión de compras, sino de una solución integrada que facilita la automatización y la estandarización de procesos.
 

¿Cómo funciona la gestión de compras con un ERP?

Una solución de gestión de compras integrada en el ERP va mucho más allá de simplemente crear albaranes o gestionar proveedores. Está plenamente sincronizada con el inventario, de manera que si el stock baja al mínimo establecido o si la producción necesita materias primas para seguir operativa, la herramienta tiene constancia de ello y se puede automatizar los procesos.

En este sentido, el proceso de compra de materias primas o existencias deja de ser reactivo, y se realiza de manera inteligente y automatizada, a fin de prevenir situaciones de rotura de stock.
 

Beneficios de gestionar las compras con un ERP

¿Por qué utilizar un software ERP para la gestión de compras y pedidos a proveedores? Hay varias razones por las que un sistema de planificación de recursos empresariales puede ser la mejor opción. Los procesos manuales pueden dar lugar a numerosos fallos y no facilitan la automatización. En cambio, a través de un ERP se pueden establecer sistemas que permitan enviar órdenes de compra al proveedor de manera automática antes de quedarte sin stock.

Veamos algunas de las ventajas que tendría para tu negocio utilizar un software ERP para la gestión de compras.

Automatización de órdenes de compra

Una de las grandes ventajas de trabajar con un ERP que incluya módulo de gestión de compras es que puedes automatizar las órdenes de compra. De este modo, nunca te quedas sin mercancías o materias primas, y la producción no se paraliza, ni se producen situaciones de rotura de stock.

El trabajo del área de Compras y gestión operativa de la organización funciona de manera inteligente y conectada con el resto de áreas de la empresa.

Control de proveedores centralizado

Otro de los beneficios de centralizar la gestión de compras en un ERP es que puedes llevar a cabo la gestión de proveedores de forma estandarizada. Puedes dar de alta o de baja proveedores, comparar precios y gestionar toda la documentación relativa a cada relación comercial.

Gestión de albaranes y facturas digitalizadas

En el ERP vas a poder incluir automáticamente los albaranes y las facturas de todos los pedidos a proveedores que realices. Esto es un aspecto muy importante, porque en todo ciclo de compras es necesario almacenar correctamente la documentación asociada a cada compra a proveedor.

Los albaranes aportan información sobre las mercancías que hemos recibido, mientras que las facturas que nos envían nuestros proveedores se pueden desgravar, ya que son costes de la actividad de la empresa. Disponer de todos estos datos digitalizados ayuda enormemente cuando además utilizas soluciones de Business Intelligence para mejorar la estrategia de tu empresa.

Visibilidad del stock en tiempo real

Probablemente la ventaja más importante de un sistema de gestión ERP para compras es poder visualizar el stock en tiempo real.

El sistema ERP incluye las funciones de gestión de inventario y está conectado con tu sistema TPV. Controlar el inventario con un sistema TPV te ayuda a evitar tareas administrativas repetitivas. Cada vez que se produce una venta, sea a través del canal online o en tus establecimientos físicos, los datos de stock del artículo quedan automáticamente actualizados.

Si sabes cuál es tu inventario y la cantidad económica de pedido para minimizar al máximo los costes de almacenamiento, puedes tomar mejores decisiones y evitar cuellos de botella en el área de aprovisionamiento que retrasen que el producto final llegue hasta el cliente.

Gestión y comparación de presupuestos de compra

Un sistema ERP para la gestión de compras y almacén te permite tener también una relación de los presupuestos de compra de diferentes proveedores. Esto te permite comparar precios, ver qué opciones tienes para adquirir determinados artículos y poder procesar esta información para que el responsable de compras pueda dar el visto bueno o tomar una mejor decisión.

La gestión de presupuestos de compra es muy importante, ya que si no dispones de esta información cerca, podrías acabar comprando los productos más caros a otro proveedor. Esto no ayuda a hacer una gestión eficiente de las compras, por lo que un sistema ERP en el que puedas almacenar tus presupuestos te aportaría una información valiosa para optar por la mejor oferta.

Integración con almacén y cadena de suministro

El software ERP conecta el área de almacén con toda la cadena de suministro, de manera que logística, compras, ventas, almacén y producción pueden funcionar de manera plenamente sincronizada.
 

¿Qué empresas se benefician más de un ERP para la gestión de compras?

Generalmente, quienes más ventajas obtienen son aquellas empresas que manejan un elevado volumen de pedidos o suelen trabajar con múltiples proveedores. Es también el caso de todo negocio en el que se requiere un control exhaustivo de los costes y del inventario.

En estos casos, la automatización y la integración de la información permiten reducir errores y tomar decisiones mejor informadas, basadas en datos.
 

Gestión de compras con el ERP de Zucchetti

El ecosistema de gestión integral de Zucchetti, Solmicro ERP, es la herramienta perfecta para optimizar la gestión de compras, ya que centraliza todo el proceso de aprovisionamiento en una única plataforma, desde las solicitudes internas hasta la recepción de mercancías y la contabilización de las facturas.

Al implantar un ERP moderno y avanzado como Solmicro, podrás asegurar la automatización de tareas en el área de compras, gestionar tus proveedores y lograr que haya una total integración con almacén, producción y finanzas.
 
Visualiza toda la información en tiempo real y mejora tu planificación del stock para evitar situaciones de escasez o exceso de mercancías. El resultado de implantar el sistema Solmicro ERP es un proceso de compras más eficiente, con mayor trazabilidad, menor carga administrativa y un mejor control de los costes.

Descubre las ventajas de la solución ERP de Zucchetti Spain y empieza a gestionar las compras de tu empresa de manera inteligente, digital y con procesos claros y automatizados.