¿Qué es la gestión de proveedores y por qué es clave para tu empresa?

 
Se trata del proceso de iniciar y construir relaciones con los proveedores de bienes y servicios que necesita tu empresa para poder funcionar. Lo ideal es desarrollar relaciones a largo plazo con proveedores que ofrezcan precios competitivos y tengan un comportamiento previsible, fiable y seguro.
 
Dependiendo de las características de la empresa, pueden existir diferentes necesidades y prioridades a la hora de seleccionar proveedores. Es esencial también tener en cuenta la importancia de hablar de proveedores en plural, ya que tener una excesiva dependencia de un único proveedor, y especialmente en determinados sectores, puede conllevar importantes riesgos para el negocio en caso de que éste cierre o cambie sus condiciones.
 

 

¿Cuáles son las fases de un plan de gestión de proveedores?

 
Hay diferentes elementos que hay que tener en cuenta cuando hablamos de gestionar proveedores. Entre ellas, es esencial controlar la planificación, selección, ejecución y evaluación de proveedores.
 

Inventario de necesidades y planificación de compras

 
Un plan de proveedores debe empezar primeramente por realizar un inventario de las necesidades de la empresa. ¿Qué mercancías son necesarias y qué cantidades se requieren? ¿Cada cuánto tiempo hay que efectuar una compra? Se trata de la toma de decisiones en empresas sobre aspectos que están sujetos a cambios a lo largo del tiempo, ya que hay que tener en cuenta los propios datos internos de la empresa a nivel de ventas o producción.
 

Búsqueda y selección de proveedores

 
Una vez que se conocen y planifican las necesidades de la empresa, es necesario valorar las diferentes opciones en el mercado y optar por una selección de proveedores que cumplan las necesidades de la empresa en cuanto a capacidad de producción y envío, opciones y plazos de pago, calidad del servicio y servicio post-venta y de atención al cliente.
 

Ejecución y gestión operativa de pedidos

 
La ejecución de compras a proveedores o desarrollo del Plan de Proveedores implica la puesta en marcha de la compra de mercancías a los proveedores, dentro de los plazos y cantidades que requiere la empresa. Aquí es muy importante poder gestionar eficazmente el flujo de documentos a través de un sistema EDI que facilita el intercambio electrónico de datos entre el proveedor y la empresa.
 
Por otra parte, hay que establecer unos mecanismos de compra periódica para evitar que se produzcan situaciones de rotura de stock por la falta de una previsión adecuada en cuanto a las necesidades de suministros.
 

Evaluación y control continuo del proveedor

 
El control de proveedores es otro aspecto esencial en el Plan de Proveedores de cualquier empresa, y es que es necesario evaluar y valorar todos los elementos críticos relacionados con dicho proveedor, como la velocidad de entrega, la gestión de incidencias, los costes y precios, la facilidad en el intercambio de documentos y todos los aspectos clave que pueden influir en que el proveedor te esté generando más ventajas que desventajas.
 
Hay proveedores que pueden suponer una merma de la competitividad en las empresas, por cuestión de precio o mala calidad del servicio, por lo que para asegurar que el funcionamiento de nuestra empresa es óptimo y la mala calidad en el servicio de un proveedor no afecta a nuestra marca, hay que valorar la importancia de sustituir proveedores cuando sea necesario.
 

¿Qué criterios debes tener en cuenta para seleccionar un proveedor?

 
Existen diferentes elementos que se deben considerar a la hora de incorporar un nuevo proveedor. Desde una perspectiva general, estos son los elementos más importantes que debes tener en cuenta.
 

Precio, calidad y condiciones de entrega

 
Un aspecto fundamental es evaluar la relación calidad-precio de tus proveedores. Un proveedor más económico puede resultar más caro si falla en calidad o plazos. Es esencial, además, que puedas analizar tiempos de entrega, fiabilidad y condiciones logísticas antes de tomar una decisión.
 

Flexibilidad y capacidad de adaptación

 
Un buen proveedor debe ser capaz de ajustarse a cambios en la demanda, urgencias que tengas en un momento dado o necesidades específicas del negocio. La capacidad de reacción ante imprevistos es un factor diferencial.
 

Compliance normativo y estándares de calidad

 
Es importante asegurarse de que el proveedor cumple con la legislación vigente y cuenta con las certificaciones relevantes (ISO, normativas sectoriales, etc.). Tener en cuenta este factor reduce riesgos legales frente a tus clientes y garantiza niveles mínimos de calidad.
 

Compatibilidad con sistemas digitales y EDI

 
Es un factor operativo que te ayudará en la gestión administrativa. El EDI es clave para automatizar los procesos. Es importante que el proveedor pueda integrarse con tus sistemas de gestión, facilitando el intercambio automático de información.
 

¿Cuándo conviene sustituir o diversificar proveedores?

 
La diversificación de proveedores es una decisión estratégica de gran relevancia. Su principal objetivo es reducir riesgos derivados de la falta de stock o la subida de precios de un proveedor. Las empresas que diversifican, obtienen una mayor flexibilidad y puedan adaptarse mejor al entorno del negocio.
 
En ocasiones, puede ser necesario sustituir un proveedor por otro, lo cual se puede llevar a cabo a través del sistema de gestión ERP para pymes, donde puedes dar de alta nuevos proveedores, o eliminar proveedores existentes.
 

Software de gestión de proveedores: qué funcionalidades debe tener

 
La gestión de proveedores puede llevarse a cabo de muchas formas, pero al ser una parte esencial en la planificación empresarial, lo ideal es siempre centralizarlo todo en un sistema ERP.
 
Desde este tipo de solución puedes tener el control de las facturas y albaranes de proveedores, disponer de una lista de todos tus proveedores, efectuar el intercambio de documentación electrónica de manera automática a través de un sistema EDI o incluso programar las compras de mercancías para evitar quedarse sin stock.
 
Veamos los elementos imprescindibles que debe incluir un sistema de gestión de proveedores.
 

Gestión centralizada de facturas y albaranes

 
Cuando centralizas todos los datos en un sistema ERP, puedes registrar, organizar y consultar todos los documentos de compra en un único sistema, evitando pérdidas de información y facilitando el control financiero de tu negocio. Con una solución de gestión empresarial puedes mejorar la trazabilidad, agilizar el desarrollo de auditorías y reducir los errores administrativos.
 

Control de compras y aprovisionamiento

 
Disponer de una solución para la gestión de proveedores facilita la planificación y seguimiento de pedidos, desde la solicitud hasta la recepción de los productos solicitados. De este modo, puedes optimizar niveles de stock, evitar roturas o excesos y mantener una gestión eficiente de costes y tiempos de suministro.
 

Intercambio automático de documentos (EDI)

 
Es una funcionalidad que te ahorra mucho tiempo en la gestión operativa y permite establecer un flujo de datos continuo entre tu sistema y el de tu proveedor. El EDI automatiza el envío y recepción de documentos comerciales (pedidos, facturas, albaranes) entre empresas sin intervención manual. Gracias a esta solución podrás reducir los errores típicos de una gestión manual, acelerar los procesos, ganar tiempo y mejorar la integración con proveedores y sistemas externos.
 

Evaluación y scoring de proveedores

 
Una de las formas en las que un sistema de gestión de proveedores te ayuda es en la evaluación de estos. Puedes así comprobar el cumplimiento de plazos, precios, calidad y otros factores estratégicos que influyen en tu cadena de suministro.
 

¿Cómo el software ERP de Zucchetti te ayuda a optimizar la gestión de proveedores?

 
Desde Zucchetti Spain te invitamos a conocer los beneficios que Solmicro ERP tendría para la gestión financiera, operativa y contable de todas las áreas de tu negocio, incluyendo la gestión de almacén y la gestión de proveedores.
 
Solmicro ERP te permite así automatizar tareas clave como la recepción y validación de albaranes, el registro de facturas y la generación de pedidos
 
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