La gestión de flotas de vehículos requiere herramientas tecnológicas que permitan llevar una monitorización y control adecuados. Esto es clave para asegurar la eficiencia y optimizar los costes.
Con este tipo de solución, las empresas pueden planificar rutas, controlar el gasto en combustible, monitorizar la ubicación de cada vehículo en tiempo real con GPS, organizar el mantenimiento y llevar un registro de toda la documentación.
A fin de evitar errores y mejorar el control, es esencial que el Fleet Manager pueda manejar un software de gestión de flotas que le ayude a tomar decisiones basadas en datos, como vamos a mostrarte a continuación.
¿Qué son herramientas de gestión de flotas?
Se trata de una herramienta tecnológica que permite controlar todas las operaciones relacionadas con los vehículos de una empresa. La gestión de flotas de vehículos de empresas suele incluir tareas de mantenimiento de vehículos, alertas por incidentes, planificación de rutas, monitorización por GPS, control de kilometraje y gastos de combustible y control documental.
Las mejores herramientas de gestión de flotas para Fleet Managers
Aunque existen diferentes tipos de programas de gestión de flotas para Fleet Managers, lo ideal es trabajar con un software que integre todas las operaciones necesarias.
Veamos cuáles son las herramientas imprescindibles.
Software de gestión de flotas de vehículos
Es el software que integra todas las operaciones de gestión de flotas. Te permite asignar conductores, monitorizar los tiempos de salida y llegada, planificar las rutas y visualizar la ubicación de cada vehículo en tiempo real.
Herramientas de mantenimiento preventivo y gestión de reparaciones
Su función es asegurar que los vehículos cumplen con los estándares de seguridad para su correcto y óptimo funcionamiento, así como para garantizar el cumplimiento de la normativa de tráfico y el paso de la ITV.
Sistemas de gestión de combustible
Los sistemas de gestión combustible permiten medir el gasto en combustible de cada vehículo, según los desplazamientos, y llevar a cabo un control para optimizar el gasto y evitar el fraude.
Herramientas de análisis de datos
Un software de gestión de flotas incluye funciones de analítica de datos para visualizar información relevante vinculada a la flota de vehículos de la empresa. Tiempo en la carretera de cada vehículo, kilometraje, gasto en combustible, incidentes, reparaciones… Es la base para un buen mantenimiento preventivo.
Plataformas de gestión de gastos de viajes y control de presupuestos
Lo ideal es que el software de gestión de flotas se integre con la plataforma de gestión de gastos de viaje, ya que hay elementos estrechamente vinculados, como la planificación de rutas o el gasto de kilometraje.
Para aplicar el reembolso en gastos de kilometraje, es necesario que el software de gestión de gastos de viaje y control de presupuestos esté conectado con el software de gestión de flotas.
Hay que tener en cuenta que los gastos en combustible no sólo están relacionados con los propios vehículos de la flota. Debemos evitar inflar el número de vehículos de la empresa y que éste se adapte a las necesidades de la organización. También hay que considerar que el alquiler de coches en viajes de negocios puede ser un factor que en ocasiones ayude a reducir los costes globales en los desplazamientos.
Herramientas de seguridad
La seguridad de los vehículos y toda la documentación relacionada con estos es un elemento fundamental para el cumplimiento de la normativa de tráfico. Un buen programa de gestión de flotas de vehículos debe facilitar estos procesos.
Ventajas de integrar herramientas de gestión de flotas con software de gestión de gastos de viajes
La integración de la gestión de gastos de viaje y la gestión de flotas de vehículos es un aspecto muy importante para asegurar la automatización de procesos, mejorar el control y evitar duplicidades en las operaciones.
Sinergias entre la gestión de flotas y los gastos de viaje de negocios
La unificación del software de gestión de flotas con el programa de gestión de gastos de viajes permite calcular automáticamente los gastos de kilometraje reales de cada desplazamiento, optimizar el presupuesto y la asignación de recursos, y automatizar el reembolso.
Optimización de procesos y ahorro de costes
La integración de procesos de gestión de flotas de vehículos y viajes de negocios facilita que las empresas puedan reducir el consumo de combustible innecesario. ¿Cómo? Gracias a una mejor planificación de rutas y una mejor adaptación a la política de viajes corporativos de la empresa.
También facilita que se puedan planificar mejor los gastos de viaje y ajustar las políticas de mantenimiento preventivo para evitar que se produzcan averías que puedan perjudicar los desplazamientos. Además, será de gran ayuda para reducir posibles multas y mejorar el control de los gastos operativos en los desplazamientos, como peajes o mantenimientos derivados de un uso excesivo.
¿Cómo elegir la herramienta de gestión de flotas adecuada para tu empresa?
Como se ha indicado, la solución de gestión de flotas es una herramienta esencial para la gestión de la movilidad empresarial. Partiendo de esta base, debemos priorizar el uso de una herramienta que se pueda integrar con los sistemas de la empresa, en especial el software de gestión de gastos de viajes.
Zucchetti Spain cuenta con la solución Zucchetti HR Mobility y el software de gestión de viajes ZTravel, que permiten una integración total de los distintos procesos ligados a la gestión de flotas de vehículos, gastos de viaje y desplazamientos.
