¿Qué es una nota de gastos de viaje de empresa?

Se trata de aquellos justificantes que corroboran que una persona de la plantilla ha comprado un bien o solicitado un servicio a cargo de la empresa para poder realizar sus actividades.

O dicho de otra forma, una nota de gastos es el documento mediante el cual una persona trabajadora justifica los gastos que ha realizado en nombre de la empresa para que esta pueda reembolsarlos y contabilizarlos correctamente.

Se trata de una compra de bienes o servicios que está directamente relacionada con la actividad de las personas de la plantilla. Las empresas disponen de presupuesto para que cada departamento pueda utilizarlo de la manera adecuada, y aquí se suele tener una cierta flexibilidad para que las personas trabajadoras no se vean limitadas por la falta de fondos. Invitar a tomar a un cliente para tener una charla de negocios para acercar posturas o llegar a un acuerdo puede ser un ejemplo de nota de gasto básica que las personas que participen pueden cargar a la empresa, pero para ello hay que presentar el correspondiente ticket.

Lo ideal es poder incluir cada nota de gastos en un software de gestión de gastos de viajes de empresa, que se integre con un ERP de Recursos Humanos, y que no haga falta manejar tickets y facturas en papel, sino fotografías que se puedan enviar de manera sencilla a través del móvil.
 

¿Qué gastos puedes incluir en una nota de gastos?

Las notas de gastos tienen como fin reflejar los gastos de personal durante los desplazamientos de la empresa. Estos pueden ser de distintos tipos: transporte, dietas, alojamiento o gastos profesionales.

Gastos de locomoción y transporte

Son los gastos derivados de los desplazamientos por motivos laborales, como viajes a reuniones, visitas a clientes, asistencia a eventos o desplazamientos entre sedes. Aquí se incluye, por ejemplo, el alquiler de coches en viajes de negocios.

Gastos de manutención (dietas)

Las dietas cubren los gastos de comida durante los desplazamientos laborales. Existen límites exentos de tributación para dietas cuando la persona trabajadora está desplazado fuera de su lugar habitual de trabajo, los cuales deben respetarse.

Gastos de estancia y alojamiento

Si la persona empleada tiene que desplazarse fuera de su localidad por motivos laborales, puede incluir gastos de alojamiento necesarios para el viaje.

Gastos profesionales adicionales

Es lo que se conoce como gastos de representación, y puede abarcar múltiples aspectos, desde gastos en los que se incurre durante negociaciones o visitas comerciales a comidas con clientes o proveedores, o gastos de material.
 

¿Qué información obligatoria debe recoger una nota de gastos?

No existe un modelo único obligatorio por ley, pero sí hay requisitos mínimos derivados de la normativa fiscal y contable, principalmente de la Agencia Tributaria y de la regulación sobre facturación (como el Real Decreto 1619/2012).

Para que el gasto sea deducible para la empresa y no se considere retribución salarial para la persona trabajadora, la nota debe contener información suficiente que permita identificar, justificar y relacionar el gasto con la actividad empresarial.

Entre los elementos clave, hay que incluir los siguientes:

• Identificación de la persona empleada: nombre y apellidos, DNI, departamento o puesto.
• También se debe incluir el nombre y razón social de la empresa, NIF y departamento al que se imputa el gasto
• La fecha en que éste se ha producido
• El concepto y su relación con la actividad profesional: debe concretarse de forma precisa el alcance del gasto. Por ejemplo, si se trata de una nota de gastos por desplazamientos, en ésta debe reflejarse los kilómetros recorridos de tus vehículos de empresa, no simplemente el gasto en gasolina de forma genérica
• El importe del gasto, así como el justificante (factura). Para deducir el IVA, normalmente se necesita factura completa con los datos de la empresa.
• Método de pago: que puede ser una tarjeta personal de la persona empleada o en efectivo, o una tarjeta corporativa; ésta última opción es la más recomendable para un control eficaz de las operaciones
• Firma: generalmente, la persona trabajadora y la persona responsable o supervisora deberán firmar la nota de gastos como recibida, lo que ayuda a validar el control interno de las operaciones. Esto debería hacerse digitalmente y de manera ágil y rápida

¿Qué gastos no puedes incluir en una nota de gastos de empresa?

No todos los gastos en los que incurre una persona empleada se deben contabilizar en una nota de gastos, sino aquellos que están respaldados por la norma y la política de viajes corporativos de la empresa.

Así, una persona empleada no puede incluir como notas de gastos cualquier gasto que no se contemple como parte de las dietas que se otorga a la persona trabajadora durante el viaje o desplazamiento. Es decir, no se contemplan gastos de tipo personal o que no esté de algún modo vinculado a la actividad profesional, ya que la empresa no podría desgravárselo y supondría un fraude, así como un agravio comparativo para el resto del personal.
 

¿Cómo presentar y gestionar una nota de gastos paso a paso?

La presentación de notas de gasto de viaje por parte del personal requiere de un procedimiento muy claro.

Paso 1: Recoge los justificantes durante el viaje

La persona empleada recoge los justificantes del gasto (recibo, factura) de sus comidas, gastos en gasolina u otras materias.

El documento se registra en el sistema mediante una fotografía, a través del smartphone, que hace que el documento sea estático e inalterable.

Paso 2: Completa los campos del documento

Mediante la función OCR, se procede a completar los datos relacionados con la fotografía documentada. El documento contendrá los datos capturados por el software OCR y las imágenes de los tickets de gastos fotografiados.

Paso 3: Envíala al responsable para validación

El siguiente paso es enviarla a la persona responsable de validación, lo que no requiere enviar ningún email, ya que se hace a través del software.

El departamento a cargo de verificar y aprobar las notas de gastos en tu empresa lleva a cabo las verificaciones pertinentes. Estas evaluaciones siempre permiten al responsable ver los documentos justificativos capturados y excluyen todos los documentos de gastos no relacionados con viajes o incorrectos.

Paso 4: Recibe el reembolso según la política de gastos

Al finalizar la comprobación, se aprueba la nota de gastos, lo que permite el reembolso de los gastos a la persona empleada. En ocasiones, el reembolso se llevará a cabo en la nómina, para lo cual es imprescindible la integración entre el sistema de nómina y el software de control de gastos.
 

¿Por qué digitalizar la gestión de notas de gastos y cómo ZTravel puede ayudarte?

Utilizar un software de nota de gastos puede ser de gran ayuda para evitar el uso de papel a la hora de gestionar los diferentes gastos en los que va a incurrir el personal de la empresa.

Lo ideal es que esto se pueda gestionar de la manera más ágil y rápida posible, ya que si se hace de forma manual y con correos electrónicos o de palabra, el tiempo que vas a tardar en poder aprobar las solicitudes de gasto es más alto, hay muchas más probabilidades de que se traspapele los documentos y luego se acaba cometiendo errores.

Gestionar cada nota de gastos en Excel reduce la agilidad a la hora de tener un control eficaz de estos procesos. El cuello de botella puede venir a la hora de aprobar las solicitudes, pero también de anotarlas correctamente y que no se olvide ninguna.

Nuestro consejo es que utilices la solución ZTravel, con la que podrás recoger y almacenar los justificantes de gasto en digital, que las personas responsables de comprobar y verificar las solicitudes reciben la información al instante y puedan aprobarla o rechazarla, así como pasar los datos a contabilidad o aplicar los reembolsos de forma automatizada.