Gestión de reembolso de gastos de viaje

Cuando los empleados realizan un viaje de negocios en su propio vehículo, es necesario que la empresa haga el reembolso de gastos de viaje y kilometraje. Este reembolso tiene en cuenta el combustible que el vehículo ha consumido, dentro de su debido uso durante el viaje.

La empresa requiere cubrir el consumo que suponga el vehículo durante los viajes de trabajo. Esto incluye todo lo relacionado con llantas, combustible, aceite, mantenimiento, reparaciones. No se incluyen los peajes de autopistas, gastos por estacionamiento o multas. Sin embargo, los gastos en los que incurra el empleado deben documentarse con facturas o recibos.

En este post te mostraremos cuál es la mejor herramienta para el control de gastos en la empresa, incluyendo tanto los gastos de kilometraje como todos los gastos en los que incurra el trabajador y que estén cubiertos por la política de viajes de la empresa.

Tipos de reembolso de gastos de viaje de empresa

Los gastos de viaje pueden dividirse en diferentes tipos, según la naturaleza del gasto. Las empresas pueden seguir diferentes estrategias a la hora de llevar a cabo los reembolsos de los gastos de viaje. Veamos cómo pueden clasificarse.

Reembolso por dietas

También denominado reembolso fijo, es un tipo de reembolso que se paga independientemente de cuánto se haya gastado en el viaje. Esto es así porque hay un importe mínimo que lo fija el convenio colectivo, y ha de pagarse necesariamente tanto si el viaje dura unas horas como si dura una semana. Ahora bien, el empresario puede decidir cuál sería el reembolso máximo que va a realizar.

Reembolso exacto

Este tipo de reembolso se llama también “reembolso exacto”, ya que se paga al empleado los gastos reales que se han realizado durante el viaje. Para que esto sea posible, los empleados tienen que presentar las notas de gastos (tickets, facturas) para poder demostrar que se ha realizado ese gasto. Aquí se incluyen elementos como los gastos de alojamiento, costes de viaje y transporte, etc.

Dependiendo de si es un viaje dentro del municipio o un viaje al extranjero y el tipo de gasto, el reembolso se puede llevar a cabo o no en la nómina. Cuando se trata de un viaje al extranjero, los gastos de transporte, viaje, manutención y alojamiento no se incluyen en la nómina, independientemente de su importe.

Reembolso mixto

El reembolso mixto es un tipo de solución intermedia entre el reembolso por dietas y el reembolso exacto. En este sentido, se reembolsan los gastos de alojamiento y comida y se hace una aproximación de los gastos de dieta. En estos casos, el empleado tiene que presentar un informe de gastos por las dietas para que se pueda realizar.

En este tipo de reembolso, las empresas pueden desgravar los desplazamientos en el ámbito municipal, y en el caso de los viajes fuera de la comunidad, los gastos varían según los gastos reembolsados.

Reembolso por kilometraje

Otro de los tipos de reembolsos que debe realizar una empresa son los gastos de kilometraje, que se aplican cuando el empleado se desplaza utilizando su propio vehículo, o un coche alquilado. Se trata de los gastos de desplazamiento, que incluyen los costes del combustible y otros gastos.
Como puedes comprobar, existen diferentes enfoques a la hora de gestionar las notas de gastos en tu empresa y los reembolsos. Tu empresa debe tener una política de viajes y desarrollar un sistema para optimizar costes, al mismo tiempo que proporciona a los empleados los recursos necesarios para poder desplazarse de manera adecuada para desarrollar su trabajo con seguridad.

La gestión de las notas de gastos es un aspecto muy importante, ya que permite ahorrar costes a la empresa en términos de fiscalidad. Los gastos de viajes pueden ser en parte desgravables, pero para eso debes conservar los documentos asociados, así como constatar que se trata de de un gasto justificado.
¿Cómo gestionar las notas de gastos?

El software ZTravel permite gestionar todas las notas de gastos, así como los reembolsos para cubrir el kilometraje del vehículo y llevar el control de los gastos de transporte para la contabilidad. Las empresas deben establecer su tasa de kilometraje; para ello se puede hacer de forma automática con las tablas ACI.

Además, esta solución permite gestionar el cálculo y el reembolso de todos los demás tipos de gastos: dietas y kilometraje, alojamiento, manutención y notas de gastos. Añadir tus notas de gastos con ZTravel es fácil y ayuda a que los empleados de tu empresa que viajen no tengan que preocuparse por los cálculos. Todos estos datos vienen incluidos en la política de viajes de la empresa, que se cargará en el software. Además, la solución se integra con Google Maps, lo que hace que todo resulte más sencillo y se pueda llevar a cabo la detección de los kilómetros de forma automática.

El software ZTravel calcula de forma automática todo lo que se va a reembolsar. Si hay un accidente o se utilizan rutas alternativas, el viajero podrá gestionar el cambio de ruta para que se lleve a cabo un reembolso correcto. Este software de gestión de gastos de viajes permite que el proceso de reembolso sea más fácil y efectivo.

El software de control de gastos ZTravel permite acompañar a los empleados en sus viajes de empresa. De este modo, se ahorran costes y tiempo y se puede llevar a cabo un control del flujo de las notas de gastos de manera más eficaz y sin errores.

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