¿Qué es el documento DeCa?

El DeCA o Documento Electrónico de Control Administrativo es el documento exigible en España para documentar determinados transportes públicos de mercancías por carretera.

No nace en 2026. El documento de control está regulado desde 2013 por la Orden FOM/2861/2012 y debe formalizarse para cada envío sujeto a la normativa.

La novedad introducida por la Ley 9/2025 es su digitalización obligatoria. Desde el 5 de octubre de 2026, el documento de control deberá ser necesariamente digital.

A partir de ese momento, ya no basta con escanear el documento utilizado. La Resolución de 5 de junio de 2026 establece expresamente que el fichero debe ser nativo digital, generado a partir de los datos estructurados almacenados en una aplicación informática.

DeCA vs. eCMR: no son lo mismo

Aunque ambos responden al proceso de digitalización del transporte, DeCA y eCMR tienen naturaleza y ámbitos de aplicación diferentes.

• El eCMR es la versión electrónica de la carta de porte regulada por el Convenio CMR y se utiliza en el transporte internacional de mercancías por carretera sujeto a dicho convenio.
• El DeCA, por su parte, responde a las obligaciones administrativas españolas aplicables al transporte interior.

De hecho, los transportes internacionales que discurren parcialmente por España quedan fuera de la obligación del DeCA porque utilizan los documentos de control previstos en los convenios internacionales correspondientes.

Esto no significa necesariamente que haya que duplicar documentación. La normativa permite utilizar otros documentos de transporte como DeCA, siempre que incorporen todos los datos exigidos por el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 y cumplan los requisitos aplicables.

¿El DeCA es un documento nuevo?

No. El documento de control administrativo existe desde 2013, cuando entró en vigor la Orden FOM/2861/2012.

Hasta ahora podía gestionarse en distintos soportes. Lo que establece la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible es que el documento pase a ser necesariamente digital. La empresa no se encuentra, por tanto, ante una nueva obligación de documentar operaciones que antes no estaban documentadas. Lo que cambia sustancialmente es cómo se genera, conserva, modifica y pone el documento a disposición de transportistas e inspectores.

¿Qué cambia en España desde octubre de 2026?

La Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible establece que el documento de control administrativo deberá ser necesariamente digital a los diez meses desde su entrada en vigor. Esa fecha es el 5 de octubre de 2026.

La Resolución de 5 de junio de 2026 concreta los requisitos técnicos que debe cumplir el documento DeCa, que son los siguientes:

• Generarse antes del inicio efectivo del servicio
• Crearse como PDF nativo digital y tener un tamaño máximo de 5 MB
• Incorporar como metadatos la fecha y hora de creación y, cuando corresponda, de modificación
• Incluir un código QR
• Disponer de una URL única y específica mediante HTTPS
• Permitir la descarga directa del PDF durante el transporte
• Conservarse durante un mínimo de un año.

Se trata de garantizar la disponibilidad, integridad, trazabilidad y recuperación del documento en cualquier momento del ciclo de vida de la operación.

¿Habrá prórroga?

A fecha de septiembre de 2026, no existe una prórroga aprobada que modifique la fecha prevista del 5 de octubre. Será, por tanto, una obligación legal para las empresas, de acuerdo con la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025, a partir del 5 de octubre de 2026.
 

¿A qué empresas afecta el DeCa?

Como hemos apuntado, la obligación afecta al transporte público de mercancías por carretera, de acuerdo a la Orden FOM/2861/2012. Esto incluye, sin ir más lejos, los transportes interiores y también las operaciones de cabotaje realizadas dentro del territorio español.

Incluso si no tienes un flota de vehículos propia, una empresa industrial o distribuidora puede verse afectada, por ejemplo si contrata directamente el transporte con un transportista que actúe como cargador contractual.

Cargador contractual y transportista efectivo: responsabilidades diferenciadas

La normativa atribuye la obligación de formalizar el documento tanto al cargador contractual como al transportista efectivo.

• El cargador contractual es quien contrata directamente el transporte con el transportista efectivo. Puede tratarse del propio cargador de la mercancía, pero también de una agencia, transitario, operador logístico, almacenista-distribuidor u otro intermediario.
• El transportista efectivo es quien realiza materialmente el transporte al amparo de su correspondiente autorización.

 
Tengamos en cuenta, por tanto, que en ambos casos deben responder de la falta de formalización del documento.

Casos que quedan fuera de la obligación

La Orden FOM/2861/2012 establece diversas excepciones que hay que tener en cuenta. Éstas son algunas de ellas:

• Transportes para los que no sea preceptivo obtener previamente un título habilitante;
• Transportes de mudanzas;
• Transporte de vehículos accidentados o averiados mediante vehículos especiales;
• Determinados servicios de paquetería y similares con bultos reducidos fácilmente manipulables.

Los transportes internacionales que discurran parcialmente por España utilizan los documentos de control establecidos en los correspondientes convenios internacionales.
 

¿Qué requisitos técnicos debe cumplir el DeCa?

Uno de los principales cambios de 2026 es que ahora hay que cumplir determinados requisitos sobre cómo debe generarse, almacenarse y hacerse accesible la información.

PDF nativo digital

Debe generarse como PDF nativo digital de un máximo de 5 MB a partir de los datos estructurados existentes en la aplicación informática. No se considera válido crear el DeCA escaneando una hoja previamente impresa ni convertir una imagen digitalizada en PDF.

Código QR y URL única HTTPS

Hay que tener en cuenta que cada DeCA debe disponer de una URL única y específica, que además tiene que ser accesible mediante HTTPS y estar asociada al documento almacenado en el repositorio.

Esa URL se incorpora al propio PDF mediante un código QR. Durante una inspección, la invocación de la URL debe producir la descarga directa del PDF. No puede dirigir a una página que exija introducir credenciales, autenticarse, pulsar botones o realizar otras acciones manuales.

Plazo de conservación

Tanto el cargador contractual como el transportista efectivo deben poder conservar o acceder a los ficheros electrónicos durante al menos un año.

No es necesario que ambos mantengan exactamente el mismo repositorio. Si uno de ellos genera los documentos, es suficiente con que el otro pueda descargarlos durante ese periodo.

Qué datos debe incluir

El artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 establece los datos esenciales del documento:

• Nombre o razón social, NIF y domicilio del cargador contractual
• Nombre o razón social y NIF del transportista efectivo
• Origen y destino del envío
• Naturaleza y peso de las mercancías
• Identificación de la autorización especial de circulación, cuando sea necesaria fecha del transporte
• Matrícula del vehículo y, en conjuntos articulados, del tractor y del remolque o semirremolque
• Observaciones u otras indicaciones cuando las partes soliciten su inclusión.

El coste de esperar: por qué no conviene llegar al límite

La realidad es que hoy día muchas empresas gestionan la documentación de transporte de forma puramente reactiva.

Es verdad que, mientras no haya inspecciones ni incidencias, el proceso aparentemente parece funcionar. Sin embargo, si se produce algún control y la empresa debe mostrar el documento DeCA, que ha de ser correcto y cumplir con las normas, aquí todo puede volverse más complicado.

Algunas organizaciones tratan los riesgos documentales como costes futuros que deberán afrontar cuando aparezca un problema. Ese enfoque no resuelve la causa. Pensemos que de lo que se trata en realidad es de adaptar los procesos al documento DeCA para reducir el riesgo de la operativa y no simplemente para los casos en los que haya inspección.

Modificaciones del DeCa durante el transporte

Una posibilidad real es que haya que modificar el DeCa durante el proceso de una operativa logística. Por ejemplo, en el caso de que haya un cambio de vehículo y esto obligue a actualizar la información.

Hay dos formas de hacerlo:

• Modificar el PDF existente: se deben incorporar los nuevos datos y el motivo de la modificación y conservar los datos anteriores claramente identificados como no válidos. Aquí no cambia la URL ni el QR.
• Generar un nuevo PDF. En ese caso se crea también una nueva URL y un nuevo QR y debe conservarse el fichero original para mantener la trazabilidad.

En ambos casos hay que hacer llegar el nuevo documento al conductor.
 

Del papel al dato: la verdadera transformación digital

La transformación digital en la cadena de suministro no consiste simplemente en dejar de hacer los documentos en papel y crear el documento DeCa en PDF. Se trata de evolucionar desde una gestión basada en documentos a una que depende de los datos conectados. Los documentos pueden perderse o quedar descolgados fácilmente de una operación. Pero si generamos un DeCA de forma nativa digital se puede alimentar la información disponible en los sistemas de transporte sin mayor problema.

En el sector industrial y la distribución, disponer de datos conectados a través del SGA permite controlar la mercancía preparada y el sistema de expediciones. Podemos saber cuándo sale y hacia dónde se dirige un producto y tener el control de toda la documentación en un sistema digital para garantizar la trazabilidad documental y el cumplimiento normativo.

Qué áreas de la empresa se ven implicadas

El DeCA es un aspecto que implica a varias áreas del negocio, no solamente al área de logística. Éstas son algunas del as que están directamente relacionadas:

• Administración y gestión: disponen de datos de clientes, proveedores y pedidos.
• Almacén y logística: se encargan de gestionar las expediciones, el proceso de picking en almacén, controlar el tipo de mercancías, cuánto pesa cada lote o el destino de la mercancía.
• Transporte: aporta información sobre vehículos y ejecución del servicio.

Cabe indicar también que los responsables de cumplimiento y dirección deben asegurarse de que el proceso completo permite demostrar la trazabilidad exigida.
 

ERP y SGA: la clave para generar el DeCa sin duplicar trabajo

Disponer de una solución ERP y SGA-WMS es determinante para llevar a cabo el proceso de creación del DeCA y asegurar que se cumple la normativa. Desde este tipo de solución flexible y completa se pueden gestionar pedidos, clientes, proveedores y operaciones comerciales, de una forma perfectamente alineada con la expedición de mercancías, la preparación de los pedidos y el control de ubicaciones.

Integrar la generación del DeCA dentro los flujos de tu sistema ERP para logística y distribución te permite aprovechar la información que ya ha sido validada durante el proceso operativo.

Cuando el DeCA es un output del proceso, no un trámite aparte

No debemos contemplar el DeCA como un mero trámite. Hay que trabajar con modelos conectados, si no queremos que la persona que prepara las expediciones tenga que abrir otra aplicación e introducir los datos de cargador, transportista, mercancía, origen y destino y generar el documento de forma aislada.

Lo ideal es moverse en un entorno ERP conectado con el SGA, que permita almacenar toda la información y facilitar la conexión entre las distintas áreas implicadas, así como cumplir la normativa.

Qué debe ser capaz de hacer tu sistema de gestión

No se trata simplemente de usar un software que permita exportar a pdf. El sistema debe trabajar con todos los requisitos de la normativa, generar el fichero antes de que se lleve a cabo el transporte, registrar las modificaciones, producir un pdf nativo digital con código QR incorporado y asociarlo a una url única que permita garantizar la disponibilidad y trazabilidad documental.

Utilizar una solución integrada de ERP y SGA permite reducir enormemente las duplicidades y aprovechar los datos que ya se han generado en pedidos, almacén y expediciones, lo cual es clave para una gestión eficaz de la cadena de suministro.

Anteriormente ya explicamos las ventajas de un ERP con un SGA integrado.
 

Cómo Zucchetti te ayuda a cumplir con el DeCa

Las soluciones ERP de Zucchetti Spain ya están preparadas para gestionar el DeCA dentro del proceso de expedición, lo que puede facilitar de manera significativa la adaptación de las empresas a esta nueva obligación.

La integración de toda la información logística ayudará a que tu empresa pueda asegurar una digitalización eficaz y evitar que se incrementen los procesos manuales. El ecosistema de soluciones de Zucchetti para la cadena de suministro te garantiza la disponibilidad de herramientas avanzadas para planificación, gestión de almacenes, producción y logística, de manera que puedas asegurar el cumplimiento normativo e incrementar la eficiencia operativa.