¿Qué es el código QR en las facturas?

El código QR de una factura es un elemento gráfico que permite acceder, mediante su escaneo, a un servicio de la Agencia Tributaria para comprobar determinados datos de facturación.

A diferencia de otros códigos utilizados en documentos comerciales, el QR exigido por el reglamento SIF debe cumplir unas especificaciones técnicas concretas. Su contenido incluye una dirección electrónica con información identificativa de la factura, como el NIF del emisor, el número y serie, la fecha de expedición y el importe total.

¿Qué diferencia a este QR de un código QR normal?

Un código QR convencional puede utilizarse para compartir una página web o mostrar información sobre un producto; incluso también son comunes los QR para facilitar el pago de un producto o servicio. Sin embargo, el QR de las facturas posee más bien una finalidad fiscal y debe generarse de acuerdo con las especificaciones establecidas por la Agencia Tributaria.

En este sentido, es importante que sepas que no basta con añadir un código QR cualquiera a una factura. El software debe generar el contenido y el formato exigidos por la normativa para permitir su lectura y comprobación.

¿Qué relación tiene con Verifactu?

Está muy relacionado. Ten en cuenta que VERI*FACTU es una modalidad de funcionamiento de los sistemas informáticos de facturación que permite remitir automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Ya te hablamos sobre esto en el artículo qué es Verifactu.

Es importante aclarar que la obligación de incorporar el QR no se limita a los programas que funcionan en modalidad VERI*FACTU. Tengamos en cuenta que los sistemas sujetos al reglamento SIF deben incluirlo en las facturas, aunque luego no envíen automáticamente los registros a Hacienda.

La diferencia está en que, cuando se utiliza VERI*FACTU, la Agencia Tributaria puede contrastar la información con los registros recibidos. En los sistemas no verificables, sin embargo, el código permite comunicar determinados datos, pero no acredita por sí mismo que la factura se haya registrado previamente en Hacienda.

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Por qué se ha introducido esta obligación: la Ley Antifraude y el reglamento SIF

La incorporación del QR forma parte de las medidas destinadas a modernizar el control tributario. Hasta ahora, algunos programas permitían modificar o eliminar información sin disponer de mecanismos suficientes para detectar esos cambios.

Con el nuevo reglamento, los sistemas de facturación deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

El objetivo: combatir el fraude fiscal y la economía sumergida

Uno de los principales objetivos de esta normativa es evitar la utilización de programas informáticos que permitan llevar una doble contabilidad o modificar los importes facturados sin dejar constancia.

La introducción del QR facilita que los destinatarios puedan comprobar o comunicar información sobre las facturas. Sin embargo, el control fiscal no depende únicamente de este código, sino también de los registros que debe generar y conservar el software.

El marco legal: Real Decreto 1007/2023 y Ley Crea y Crece

La obligación procede de la Ley 11/2021, conocida como Ley Antifraude, y se desarrolla mediante el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024, que establece las especificaciones técnicas de los sistemas informáticos de facturación.

No debemos confundir esta regulación con la Ley Crea y Crece, que establece la obligatoriedad de la factura electrónica en las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales.

Aunque ambas normativas afectan a la gestión de facturas, el reglamento SIF regula las características de los programas de facturación, mientras que la Ley Crea y Crece impulsa la facturación electrónica B2B.

Cómo funciona técnicamente el QR en la factura

Cuando se emite una factura mediante un sistema sujeto al reglamento, el programa debe generar un registro de facturación y crear el código QR correspondiente.

Este código incorpora una URL de la Agencia Tributaria que contiene los datos necesarios para identificar la operación. La normativa establece que el QR debe tener un tamaño comprendido entre 30×30 y 40×40 mm, además de cumplir las especificaciones técnicas de generación y lectura.

Muy importante: el usuario no tiene que crear manualmente el código. Es el software de facturación el que debe incorporarlo de manera automática al documento.
 

¿A quién afecta la obligación del código QR en las facturas?

La obligación afecta a los empresarios y profesionales incluidos en el ámbito de aplicación del reglamento SIF que utilizan programas informáticos para emitir sus facturas.

No depende, por tanto, del tamaño del negocio ni de su volumen de facturación. Un autónomo que emite unas pocas facturas mensuales puede estar igualmente sujeto a los mismos requisitos técnicos que una pequeña empresa y tener que hacer facturas con QR exactamente igual.

Empresas y autónomos que usan software de facturación

Los profesionales que utilizan programas de facturación, aplicaciones de gestión o sistemas ERP deben comprobar que sus herramientas cumplen con la normativa.

Esto afecta, por ejemplo, a pequeños comercios, empresas de servicios, talleres, profesionales independientes y microempresas que gestionan sus facturas mediante aplicaciones informáticas.

Si utilizas un programa antiguo, es importante comprobar que el proveedor ha adaptado el sistema y dispone de la correspondiente declaración responsable. No basta con que el programa permita generar documentos PDF o añadir un código QR.

Quién queda fuera de la obligación

El reglamento contempla determinadas exclusiones que deben analizarse según la actividad, el territorio y el sistema utilizado.

Estos son los principales supuestos:

• Los contribuyentes que llevan sus libros registro de facturación mediante el Suministro Inmediato de Información (SII).
• Los contribuyentes sujetos a los sistemas forales de facturación, como TicketBAI, en los términos previstos por su normativa.
• Determinadas operaciones que no están sujetas a la obligación de expedir factura.
• Los empresarios y profesionales que confeccionan sus facturas exclusivamente de forma manual, sin utilizar un sistema informático de facturación.

En cualquier caso, estar excluido del reglamento SIF no significa quedar exento de todas las obligaciones fiscales o de facturación.

¿Afecta también a las facturas en papel?

Sí. Cuando una factura se genera mediante un sistema informático sujeto al reglamento, debe incorporar el código QR aunque posteriormente se imprima y entregue en papel.

Por ejemplo, si una microempresa utiliza un programa para emitir sus facturas y después las imprime para entregarlas a sus clientes, el documento debe incluir el QR correspondiente.

La diferencia está en las facturas confeccionadas de forma completamente manual, sin utilizar un sistema informático de facturación. La obligación está vinculada al sistema utilizado para emitirlas, no al soporte en el que se entregan.
 

¿Cuándo entra en vigor el código QR en las facturas?

Los plazos de adaptación han experimentado varias modificaciones desde la aprobación del reglamento SIF. Además, el Ministerio de Hacienda ha anunciado recientemente una nueva previsión de aplazamiento.

Es importante distinguir entre las fechas aprobadas legalmente y los cambios anunciados que todavía necesitan desarrollo normativo.

La prórroga de diciembre de 2025: los nuevos plazos

El Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, amplió los plazos de adaptación de los sistemas informáticos de facturación.

Con esta modificación se establecieron las siguientes fechas:

• 1 de enero de 2027: contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
• 1 de julio de 2027: resto de empresarios y profesionales obligados, incluidos los autónomos.

No obstante, el 5 de octubre de 2026, Hacienda comunicó su intención de ampliar nuevamente las obligaciones pendientes hasta octubre de 2028, con el objetivo de coordinar su aplicación con la factura electrónica.

A fecha de 9 de octubre de 2026, esta última ampliación es una previsión anunciada y todavía requiere una modificación normativa para sustituir los plazos vigentes.

Por qué la prórroga no significa que puedas esperar

El aplazamiento proporciona más tiempo para adaptar los sistemas, pero no elimina los requisitos técnicos establecidos en el reglamento.

Para un autónomo o una microempresa, cambiar de programa de facturación puede implicar trasladar clientes, productos, series de facturas y otros datos administrativos. También es necesario comprobar que los procedimientos internos funcionan correctamente.

A nuestro modo de ver, es más importante que nunca aprovechar el tiempo disponible para ver cómo funciona el software que estás usando y evitar una migración precipitada.

Qué pasaba antes de la prórroga: cronología completa

La evolución del calendario permite entender por qué se han producido tantas dudas entre los autónomos y las pequeñas empresas.

• Diciembre de 2023: se aprueba el Real Decreto 1007/2023, que regula los requisitos de los sistemas informáticos de facturación.
• Octubre de 2024: se publica la Orden HAC/1177/2024, que desarrolla las especificaciones técnicas.
• Abril de 2025: se modifican los plazos y se establece la adaptación de los usuarios para 2026.
• Diciembre de 2025: se aprueba una nueva prórroga, que traslada los plazos a enero y julio de 2027.
• Octubre de 2026: Hacienda anuncia su previsión de ampliar las obligaciones pendientes hasta octubre de 2028.

La conclusión es que los requisitos técnicos permanecen, aunque el calendario de implantación haya cambiado.
 

¿Cómo cumplir con la obligación del QR en las facturas?

La adaptación no consiste simplemente en modificar el diseño de las facturas. Es necesario disponer de un programa que cumpla con los requisitos técnicos del reglamento SIF y que permita gestionar correctamente los registros de facturación.

Para los autónomos y las microempresas, lo más recomendable es revisar el sistema actual y planificar los cambios necesarios, sin esperar a que se acerque la fecha de aplicación obligatoria.

Paso 1: verifica si tu software de facturación está adaptado

Lo primero que debes hacer es consultar con tu proveedor si el programa cumple con el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024.

Es importante comprobar que permite generar automáticamente el código QR, crear los registros de facturación, mantener su trazabilidad y garantizar que no puedan modificarse sin dejar constancia.

También debes solicitar la declaración responsable del fabricante, que identifica el sistema y acredita, bajo su responsabilidad, el cumplimiento de los requisitos establecidos.

No es suficiente con que el proveedor anuncie que su programa es compatible con VERI*FACTU. Debes asegurarte de que la versión que utilizas incorpora las funcionalidades necesarias.

Paso 2: migra o actualiza a un sistema homologado

Si tu software no cumple con la normativa, debes comprobar si existe una actualización disponible o si necesitas sustituirlo por otra solución.

En el caso de las microempresas, lo más conveniente es utilizar un software de facturación que permita centralizar la facturación, los clientes, los cobros y otras operaciones administrativas.

Si trabajas con un programa propio o desarrollado a medida, otra alternativa es incorporar una API VERI*FACTU que permita integrar las funcionalidades exigidas por la normativa.

El objetivo es automatizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales, evitando que tengas que generar códigos o gestionar registros de forma manual.

Paso 3: forma a tu equipo y valida el proceso

Una vez actualizado el programa, es importante comprobar que el proceso de facturación funciona correctamente.

Por ejemplo, debes verificar que las facturas incorporan el QR, que los registros se generan adecuadamente y que el sistema permite gestionar rectificaciones y anulaciones conforme a la normativa.

Si tienes empleados que emiten facturas, también debes explicarles cómo utilizar las nuevas funcionalidades.

Una adaptación correcta debe combinar el cumplimiento técnico con una gestión administrativa sencilla, sobre todo en aquellos negocios que no disponen de un departamento especializado en contabilidad o fiscalidad.

¿Qué ocurre si no incluyo el código QR en mis facturas?

Ten en cuenta que el incumplimiento de los requisitos establecidos para los sistemas informáticos de facturación puede tener consecuencias fiscales y económicas.

Dicho esto, es importante distinguir entre la ausencia del código QR en una factura concreta y la utilización de un programa que no cumple con las exigencias legales. No todas las irregularidades constituyen la misma infracción ni llevan aparejada automáticamente la misma sanción.

Riesgo de sanciones económicas

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria establece sanciones por la fabricación, comercialización y tenencia de determinados sistemas informáticos que no cumplen con las especificaciones exigidas.

En particular, tener programas que incumplan los requisitos establecidos puede dar lugar a multas de 50.000 euros por cada ejercicio, cuando concurran las circunstancias previstas legalmente.

Esto no significa que la ausencia puntual de un código QR suponga automáticamente una sanción de ese importe. La infracción debe analizarse de acuerdo con la conducta realizada y los requisitos establecidos en la legislación tributaria.

Riesgo reputacional y fiscal

Además de las posibles sanciones, utilizar un sistema que no cumple con la normativa puede generar dificultades en la gestión de las facturas y en la atención de requerimientos de la Agencia Tributaria.

Piensa que un software desactualizado puede dificultar la conservación de los registros, la comprobación de operaciones o la corrección de errores, por lo que no es la opción ideal para trabajar.

En el caso de los pequeños negocios, lo cierto es que disponer de un sistema de facturación fiable también contribuye a mejorar notablemente el control administrativo y la relación con clientes y proveedores.
 

La obligación llega, y el momento de adaptarse con Zucchetti es ahora

La incorporación del código QR a las facturas forma parte de un proceso de transformación de la gestión fiscal de autónomos y empresas. Aunque se han anunciado nuevas ampliaciones de los plazos, los requisitos técnicos del reglamento SIF siguen siendo una referencia fundamental para los programas de facturación.

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