Desde hace tiempo, numerosas empresas son conscientes de la necesidad de digitalizarse y están utilizando la facturación electrónica. Se trata no solamente de una alternativa ideal para no tener que hacer las facturas en papel, como antiguamente, sino también una oportunidad para potenciar la transformación digital de las organizaciones. Cuando todo está digitalizado y las empresas trabajan con datos almacenados en un software y no con documentos en papel o archivos de Excel, la gestión empresarial es mucho más eficiente y competitiva.
Además, no hay que olvidar la reciente obligación de la factura electrónica. Las asesorías y despachos son conscientes de la obligación de actualizarse, ya que desde marzo de 2023 se ha establecido la factura electrónica obligatoria, de acuerdo con la Ley Crea y Crece. En este post te mostraremos qué es la e-factura.
¿Qué es la factura electrónica o e-factura?
Se trata de un documento en formato electrónico que tiene la misma validez que una factura en papel, pero que se ha expedido y recibido en formato electrónico. Para ello tienen que cumplir con unos determinados requisitos para asegurar su autenticidad e integridad. Además, para realizar este tipo de facturas, es necesario disponer de medios informáticos para realizarla, generalmente un software de factura electrónica.
Seguramente tengas ya claro qué es una factura electrónica, porque hoy día lo más normal es que los clientes de una asesoría le envíen las facturas en formato digital, ya que éstas se generan en un software ERP o programa de facturación. Con todo, es muy importante hacerlo así ahora que la normativa vigente establece la obligatoriedad de hacer factura electrónica a las empresas y autónomos en todo el territorio español.
La transformación digital es un hecho que está teniendo cada vez una mayor influencia en la gestión fiscal de los despachos y asesorías, donde lo que se busca es tratar de conseguir el mayor grado de automatización en los cálculos. Esto lo estamos viendo también en el área de gestión laboral, donde asesores y gestores utilizan soluciones de software para nóminas con el objetivo de agilizar los procesos de cálculo y evitar errores humanos.
Ventajas de la factura electrónica
Los beneficios de la factura electrónica alcanzan tanto al conjunto de la sociedad como a los emisores y receptores de las facturas. Éstas son algunas de las ventajas de hacer facturas electrónicas.
- Luchar contra la morosidad: si existe un registro digital de todas las operaciones que se realizan en las empresas, a través de facturas electrónicas, es más fácil llevar un control de la trazabilidad de los plazos efectivos de las facturas
- Reducir los errores administrativos, tanto en lo que respecta al cobro como a los fallos humanos que se puedan producir como consecuencia de una gestión manual, como pueden ser las omisiones y duplicidades
- Disminuir los gastos derivados de la elaboración de facturas en papel: costes de impresión, costes de papel, envío postal, almacenamiento y daño al medio ambiente.
- Potenciar la transformación digital de las empresas para que puedan evolucionar hacia herramientas de gestión que les ayuden a potenciar su competitividad y rentabilidad
Las asesorías pueden beneficiarse también en sus labores de gestión, evitando errores administrativos que puedan dilatar los plazos y obteniendo una información más precisa y fidedigna por parte de sus clientes, así como agilizar sus procesos al no tener que introducir manualmente todo lo relativo a las facturas de sus clientes. Disponer de un software para factura electrónica es por tanto una de los grandes desafíos de muchas pymes, pero que es inevitable para poder adaptarse a la legislación y tratar de tener un control más eficaz sobre las facturas.
¿Cómo se hace una factura electrónica?
Hacer y enviar una factura electrónica es muy sencillo y la gran mayoría de empresas están empezando a hacerlas de esta forma. De este modo se puede tener un control de la trazabilidad de facturas y desarrollar los procesos de forma más eficiente.
Algunas empresas no saben cómo hacer una factura electrónica, especialmente cuando se trata de una factura que tiene que ir en un formato específico para enviarla a la administración. La forma de generar facturas puede variar según el tipo de factura que necesites realizar. Si es una factura con datos estructurados, tradicionalmente se ha hecho con el programa Facturae, que proporciona el Ministerio de Hacienda, y permite crear facturas electrónicas para la Administración Pública.
Sin embargo, lo más cómodo y eficaz es utilizar un software de facturación que te permita crear facturas de manera sencilla y cumpliendo con todos los requisitos legales, y posteriormente convertir la factura en el formato electrónico adecuado para el destinatario al que vayan dirigidas, sea un particular, empresa o la administración pública.
La gestión de las facturas en formato electrónico en asesorías y despachos no es en absoluto una novedad para muchos profesionales del sector. Las empresas que están obligadas al SII (Suministro Inmediato de Información), ya tenían obligación de realizar facturación electrónica, a fin de hacer sus declaraciones del IVA. Utilizar una solución de SII contabilidad es de gran ayuda para que asesores y gestores fiscales puedan optimizar los procesos de cálculo de los impuestos y la presentación de las facturas.
También es una realidad en el País Vasco, donde TicketBAI también obliga a las empresas a emitir y compartir facturas con la hacienda foral correspondiente, siguiendo unos determinados requisitos para asegurar la integridad, autenticidad, trazabilidad e inviolabilidad de las facturas. Para ello es indispensable contar con un software de facturación o ERP adaptado a TicketBAI, que permita crear las facturas electrónicas con un código identificativo TBAI, así como un código QR que permita al destinatario de la factura acceder a la información fiscal correspondiente.
Tipos de factura electrónica
Hemos mencionado anteriormente que existen diferentes tipos de factura electrónica. Éstas se pueden dividir de la siguiente forma:
- Facturas electrónicas en formato estructurado: están codificadas de una determinada forma para que se pueda automatizar la gestión de los datos. Suelen estar hechas en formato XML
- Facturas electrónicas en formato no estructurado: son aquellas facturas que se han mecanizado en un software de facturación y se han generado en un formato amigable para el destinatario, como es el caso de los archivos .pdf
A la hora de ver cómo emitir una factura electrónica, tanto si es en formato estructurado como no estructurado, las asesorías necesitan disponer de herramientas que les permitan procesar las facturas de sus clientes. Estos podrían mecanizarlas a través de la solución de software fiscal de Zucchetti y la asesoría podría disponer de toda la información accesible para poder automatizar los cálculos de los impuestos y llevar una gestión de la contabilidad avanzada
¿Quién está obligado a facturar electrónicamente?
Hasta el momento, la factura electrónica era opcional para el ámbito de las empresas B2B, mientras que era obligatorio realizar factura electrónica en caso de que se hicieran facturas a la Administración Pública y en las relaciones entre contratistas y subcontratistas por un valor superior a los 5000 euros, o cuando la empresa tuviera obligación de realizar el SII. De acuerdo con el calendario que desarrolla el reglamento de la Ley Crea y Crece, la factura electrónica pasa a ser obligatoria para empresas y autónomos, independientemente de su importe.
Normativa sobre facturación electrónica
La Ley Crea y Crece (Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información), tras ser aprobada el 29 de septiembre de 2022 y entrar en vigor el 19 de octubre del mismo año, establecía en su artículo 12 que las empresas privadas y autónomos deben “emitir, remitir y recibir” facturas electrónicas en sus relaciones comerciales. La puesta en marcha de la obligatoriedad de la facturación electrónica debe ceñirse sin embargo a un calendario, vinculado a las pautas marcadas por el desarrollo reglamentario.
De acuerdo con la normativa, los empresarios y profesionales con una facturación de más de 8 millones de euros deben operar con facturas electrónicas de forma obligatoria en el plazo de 1 año tras realizarse y aprobarse el reglamento. Por su parte, todas las empresas y autónomos con una facturación inferior a 8 millones de euros al año tendrán que cumplir con dicha obligatoriedad a los dos años de la aprobación del reglamento.
Por otra parte, de acuerdo con la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, las sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada, personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica sin nacionalidad española, establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español, así como uniones temporales de empresas y agrupaciones de interés económico están obligadas a realizar facturas electrónicas en formato estructurado.
Por otra parte, tal como se ha indicado, las empresas que están obligadas a la presentación del SII (Real Decreto 596/20216) o que tienen obligación de ceñirse a los requisitos de TicketBAI, de acuerdo con las distintas normas y órdenes forales de Araba, Bizkaia y Gipuzkoa, también estaban obligadas hasta ahora a la realización de facturas electrónicas.
Software para facturar electrónicamente
Las empresas y autónomos tienen que empezar a adaptarse y utilizar la facturación electrónica de forma obligatoria. De este modo, el trabajo de la contabilización de facturas resultará mucho más ágil y fácil de gestionar, ya que existen herramientas de software de gestión fiscal que permiten elaborar los cálculos de impuestos de forma rápida y con un menor riesgo de errores humanos.
Lo ideal es que las empresas y autónomos y las asesorías puedan tener una comunicación fluida y ágil, compartiendo las facturas emitidas y recibidas en tiempo real, de manera que las asesorías puedan hacer la gestión de la contabilidad de forma más eficiente y sin errores. Además, la digitalización ayudaría a que se pueda hacer antes el cálculo de las declaraciones de impuestos.
Te invitamos a conocer las soluciones de software de Zucchetti Spain para la gestión de facturas electrónicas con nuestro software de gestión de despachos.
