¿Qué es la factura electrónica?

Se trata de un documento en formato electrónico que tiene la misma validez que una factura en papel, pero que se ha expedido y recibido en formato electrónico. Para ello tienen que cumplir con unos determinados requisitos para asegurar su autenticidad e integridad. Además, para realizar este tipo de facturas, es necesario disponer de medios informáticos para realizarla, generalmente un software de factura electrónica.

Esta obligación legal, impulsada por la Ley Crea y Crece, se aplicará de forma paralela al nuevo sistema de facturación Verifactu, desplegado por la Ley Antifraude, por lo que debes pensar desde un enfoque integral. ¿Qué tipo de software te permite cumplir con ambas obligaciones? Un ERP con IA adaptado a Verifactu y factura electrónica es la opción más realista para abordar tu transformación digital, al mismo tiempo que cumples la ley.

¿Qué diferencia hay entre factura electrónica y factura digital?

Aunque puedan parecer lo mismo, las facturas electrónicas y las facturas digitales se diferencian en el formato, validez fiscal y regulación a la que acogen. Cuando hablamos de factura electrónica, hablamos de un tipo de documento sujeto a unas normas específicas, en un formato estándar, que debe cumplir unos requisitos técnicos e ir firmado digitalmente. No es cualquier factura en pdf o hecha por un medio digital, lo que sí conoceríamos como factura digital.

Marco normativo de la factura electrónica en España

La Ley Crea y Crece (Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información), tras ser aprobada el 29 de septiembre de 2022 y entrar en vigor el 19 de octubre del mismo año, establecía en su artículo 12 que las empresas privadas y autónomos deben “emitir, remitir y recibir” facturas electrónicas en sus relaciones comerciales. La puesta en marcha de la obligatoriedad de la facturación electrónica debe ceñirse sin embargo a un calendario, vinculado a las pautas marcadas por el desarrollo reglamentario.

Por otra parte, tal como se ha indicado, las empresas que están obligadas a la presentación del SII (Real Decreto 596/20216) o que tienen obligación de ceñirse a los requisitos de TicketBAI, de acuerdo con las distintas normas y órdenes forales de Araba, Bizkaia y Gipuzkoa, también estaban obligadas hasta ahora a la realización de facturas electrónicas.

¿Para qué sirve la factura electrónica?

Las facturas electrónicas son aquellas que han sido validadas por un organismo tributario, ya que se adaptan a su formato y requisitos técnicos. Son facturas inalterables, que no pueden ser manipuladas, y llevan un código único identificativo. Esto permite cumplir con la normativa de facturación electrónica, ya que posee unos mecanismos criptográficos de control que impiden que se pueda modificar fácilmente.

Ventajas de la factura electrónica para las empresas

La factura electrónica implica importantes beneficios para las pymes que utilizan una herramienta que cumple con sus requisitos.

Ahorro de costes

Al llevar a cabo facturas electrónicas, puedes disminuir los gastos derivados de la elaboración de facturas en papel: costes de impresión, costes de papel, envío postal, almacenamiento y daño al medio ambiente.

Eficiencia operativa

Hacer facturas de manera es más eficiente porque te ayuda a agilizar y automatizar procesos, como el traspaso de los datos a contabilidad o el cálculo de impuestos. Además, te permite potenciar la transformación digital de tu empresa, lo que puede tener un efecto considerable en su competitividad y rentabilidad.

Reducción de errores

Este tipo de facturas ayuda a reducir los errores administrativos, tanto en lo que respecta al cobro como a los fallos humanos que se puedan producir como consecuencia de una gestión manual, como pueden ser las omisiones y duplicidades.

Trazabilidad

Crear facturas electrónicas verificables con los organismos públicos permite el control de la trazabilidad de facturas. Éstas no pueden alterarse, modificarse o manipularse a posteriori.

Beneficios fiscales y de cumplimiento normativo

La factura electrónica es una forma de digitalizar el proceso de facturación en la empresa. Hablamos de una herramienta clave para cumplir con la normativa fiscal y reducir posibles riesgos legales. Su aplicación en tu negocio permitirá una relación más transparente con la Administración y mejorar el control interno de la empresa.

Cumplimiento con Hacienda y VeriFactu

La factura electrónica garantiza que las facturas cumplen con los requisitos exigidos por la Agencia Tributaria. Utilizando un software ERP para PYMES certificado para VeriFactu, las facturas se generan de forma inalterable, con registro cronológico y posibilidad de envío automático a Hacienda, lo que asegura el cumplimiento normativo y evita sanciones por errores formales o manipulación de datos.

Facilitación de auditorías

Al estar todas las facturas almacenadas en formato electrónico, estructurado y trazable, las auditorías fiscales son mucho más rápidas y sencillas. De este modo, la empresa puede localizar cualquier factura en segundos, así como también demostrar su autenticidad y justificar ingresos, gastos y cualquier tipo de impuestos sin necesidad de revisar archivos físicos.

Reducción del fraude fiscal

La factura electrónica dificulta prácticas como la doble contabilidad o la modificación posterior de facturas. Si usas un software de facturación con firma electrónica, sellado y registro, puedes garantizar la integridad de los datos, reduciendo tanto el fraude intencionado como los errores involuntarios.

Tipos de factura electrónica

Existen distintos tipos de factura electrónica según el tipo de operación y el destinatario, cada uno con sus propias características.

Factura electrónica B2B

La factura electrónica B2B (Business to Business) se utiliza en operaciones entre empresas o profesionales. Este tipo de factura será obligatoria de forma progresiva según la Ley Crea y Crece. Debe cumplir todos los requisitos fiscales y permitir la trazabilidad del pago.

Factura electrónica B2C

Es la factura que emite una empresa o autónomo a los clientes finales. Aunque no siempre es obligatoria, cada vez es más común, especialmente en entornos digitales. Suele entregarse en formato electrónico, pero el cliente puede solicitarla en papel si la normativa lo permite.

Factura electrónica simplificada vs. completa

La factura electrónica simplificada se utiliza para importes reducidos y contiene menos datos fiscales. Viene a sustituir al antiguo ticket de compra. Por su parte, la factura electrónica completa incluye todos los datos del emisor y receptor y desglose de impuestos. Este documento es necesario para llevar a cabo deducciones fiscales y operaciones entre empresas.

VeriFactu y la obligatoriedad de la factura electrónica

VeriFactu es un sistema impulsado por la normativa tributaria en nuestro país para garantizar la integridad, conservación y trazabilidad de las facturas electrónicas, reforzando el control fiscal. ¿Es Verifactu obligatorio? ¿Tiene algo que ver con la facturación electrónica? Si bien ambas regulaciones van de la mano, no son exactamente lo mismo, y su regulación tiene distintos plazos.

¿Quién está obligado a usar factura electrónica en España?

La obligatoriedad depende del tipo de actividad y del destinatario de la factura, y se implantará de forma progresiva, de acuerdo con el Reglamento de la Ley Crea y Crece. A fecha de febrero de 2026, el reglamento técnico definitivo que desarrolla la factura electrónica obligatoria de la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) aún no se ha publicado en el Boletín Oficial del Estado (BOE).

No obstante, cabe tener en cuenta a quién afectará esta normativa una vez que se inicien los plazos de rigor:

Empresas B2B

Las empresas y autónomos que emitan facturas B2B, a otras empresas o a autónomos, tendrán la obligación de emitir factura electrónica, una vez que se inicien los plazos marcados por el Reglamento.

Proveedores de las administraciones públicas

Los proveedores de las administraciones públicas ya contaban hasta ahora con la obligación de emitir factura electrónica a éstas, mediante el sistema FACe, o un software ERP que permita crear facturas en el formato y requisitos de las administraciones, y remitirlas a éstas de manera directa. Esto está en vigor desde antes de la aprobación de la Ley Crea y Crece.

Autónomos y PYMES

Los autónomos y pymes, al igual que las empresas, tendrán que emitir factura electrónica en las operaciones B2B que realicen. No obstante, si se realizan operaciones con el consumidor final, sólo será obligatorio emitir factura simplificada, salvo que el cliente solicite factura. La obligación de Verifactu para autónomos se mantiene, siempre que se utilice un software de facturación.

Plazos de implementación de VeriFactu

Cuestión distinta a la obligación de la factura electrónica es el sistema que permite garantizar la integridad e inalterabilidad de las facturas, y remitir en el formato adecuado a la Agencia Tributaria, que se conoce como Verifactu.

Este sistema, que responde a la Ley Antifraude, tiene ya un calendario definido de aplicación, que aunque estaba previsto para este 2026, se ha pospuesto a 2027: las empresas tendrán que adaptarse a un software certificado para el 1 de enero de 2027 y los autónomos para el 1 de julio de 2027.

¿Cómo implementar la factura electrónica en tu empresa?

La implantación de la factura electrónica requiere una cierta planificación, así como elegir un software adecuado y proporcionar la formación al personal de la empresa.

No obstante, adaptarse al cambio aporta beneficios a corto y largo plazo. Estos son los pasos imprescindibles que debes dar:

Evaluar las necesidades de tu empresa

Es importante analizar el volumen de facturas, el tipo de clientes (B2B o B2C) y los requisitos legales aplicables para definir la solución más adecuada.

Elegir un software de facturación electrónica

El software debería cumplir con la normativa vigente, ser compatible con el nuevo sistema de facturación y permitir la generación, envío y almacenamiento seguro de facturas. Te invitamos a conocer Solmicro ERP para cumplir con Verifactu y factura electrónica.

Obtener certificados digitales

Los certificados digitales son necesarios para firmar electrónicamente las facturas y garantizar su autenticidad e integridad frente a terceros y la Administración.

Configurar el sistema de facturación

Una vez elegido el software, debes configurar los datos fiscales, series de facturación, impuestos y formatos exigidos por la normativa.

Formar al equipo

El personal que emite y gestiona facturas debe conocer el funcionamiento del nuevo sistema para evitar errores y aprovechar todas sus funcionalidades.

Comunicar el cambio a clientes y proveedores

Informar a clientes y proveedores sobre el uso de la factura electrónica facilita la transición y evita problemas en la recepción o validación de facturas.

Realizar pruebas y validaciones

Antes de su uso definitivo, es recomendable que en tu empresa puedas realizar pruebas para comprobar que las facturas se generan correctamente y cumplen con todos los requisitos legales.

Errores comunes al implementar factura electrónica

Uno de los errores más frecuentes es utilizar un software que no cumple con la normativa vigente. Esto puede ser objeto de sanciones, por lo que si aún no te has adaptado, es mejor que lo hagas cuanto antes. Si tu herramienta de gestión no lo facilita, siempre tienes la API Verifactu de Zucchetti.

Por otra parte, adaptarse a la facturación electrónica no implica que tengas que perder eficiencia en tus procesos. De lo que se trata es de tener una solución empresarial conectada, que integre todas las áreas del negocio, desde la facturación y la contabilidad a la gestión de RRHH y la planificación y el control de la producción.

Otros errores comunes suelen ser no realizar pruebas previas, no conservar correctamente las facturas electrónicas o pensar que un simple PDF enviado por correo equivale a una factura electrónica válida.

Por último, queremos que tengas claro que no se trata simplemente de cambiar de software, sino de asumir el cambio que supone la factura electrónica. Formar al equipo ayudará a aprovechar esta oportunidad para que tu empresa pueda funcionar de manera más eficiente.

Factura electrónica obligatoria para todos: ¿cuándo?

Hasta ahora, de acuerdo con la normativa, los empresarios y profesionales con una facturación de más de 8 millones de euros deben operar con facturas electrónicas de forma obligatoria en el plazo de 1 año tras realizarse y aprobarse el reglamento de la Ley Crea y Crece. Por su parte, todas las empresas y autónomos con una facturación inferior a 8 millones de euros al año tendrán que cumplir con dicha obligatoriedad a los dos años de la aprobación del reglamento.

Por otra parte, de acuerdo con la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, las sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada, personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica sin nacionalidad española, establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español, así como uniones temporales de empresas y agrupaciones de interés económico están obligadas a realizar facturas electrónicas en formato estructurado.

Estos plazos aún no se están aplicando porque no se ha aprobado aún el Reglamento que debe activar el calendario de adaptación a la normativa de facturación electrónica.

La factura electrónica como motor de digitalización empresarial

Adaptarse a la factura electrónica es una de las bases para la transformación digital de las organizaciones. Optar por el software adecuado es determinante para cumplir la legislación, evitar sanciones y mejorar la eficiencia en los procesos de facturación de tu negocio.

No se trata ya únicamente de utilizar un nuevo software, sino de garantizar la integración de procesos en todas las áreas de tu empresa, así como adaptarte a las ventajas que las nuevas tecnologías como la IA y el Big Data están aportando a las empresas. Desde Zucchetti Spain queremos acompañarte en este camino, cualquiera que sea el tamaño de tu negocio, a fin de que puedas seguir creciendo y obtener nuevas ventajas competitivas en un mercado en permanente cambio.