Qué es una matriz de competencias

Una matriz de competencias es una herramienta de gestión de recursos humanos que permite identificar, organizar y evaluar las capacidades profesionales de una plantilla.

Generalmente la representamos mediante una tabla que relaciona las personas o puestos de trabajo con las competencias necesarias para desempeñar determinadas funciones.

Definición y origen de la herramienta

Su desarrollo está vinculado a la evolución de los modelos de gestión por competencias, que comenzaron a adquirir relevancia durante la segunda mitad del siglo XX. Uno de sus antecedentes conceptuales es el trabajo del psicólogo David McClelland, quien en 1973 cuestionó la capacidad de las pruebas tradicionales de inteligencia para predecir el desempeño profesional.

Con el tiempo, las organizaciones incorporaron sistemas de evaluación basados en conocimientos, habilidades y comportamientos observables. Las matrices surgieron como una forma práctica de visualizar y comparar dicha información.

Qué información contiene y cómo se lee

Una matriz de competencias suele organizarse mediante filas y columnas. En uno de los ejes aparecen las personas trabajadoras o los puestos de trabajo; en el otro, las competencias que deben evaluarse.

Cada intersección refleja el nivel de dominio correspondiente, habitualmente mediante una escala numérica o un código de colores.

Por ejemplo, una empresa industrial podría utilizar una escala de cuatro niveles:

• Nivel 1. Básico: conoce los fundamentos, pero necesita supervisión.
• Nivel 2. Intermedio: puede realizar tareas habituales con cierta autonomía.
• Nivel 3. Avanzado: desempeña sus funciones de forma autónoma y resuelve incidencias.
• Nivel 4. Experto: domina la competencia y puede formar a otras personas.

La matriz puede incorporar el nivel requerido para cada puesto, la puntuación obtenida, las certificaciones disponibles y las necesidades de desarrollo.

Su interpretación consiste en comparar las capacidades acreditadas con las exigencias del puesto. Cuando existe una diferencia, se identifica una brecha de competencias que debe analizarse.
 

Para qué sirve una matriz de competencias en la empresa

Su función esencial es ayudar al Departamento de Personas a conocer las capacidades de la plantilla y compararlas con las necesidades reales de la empresa.

De este modo se pueden llevar a cabo algunas acciones, como facilitar las promociones internas y mejorar los procesos de selección a través del software de gestión de RRHH. De igual manera, nos proporciona información objetiva para anticipar necesidades de personal y distribuir mejor los recursos humanos.

Detectar brechas de talento antes de que se conviertan en un problema

Una de las principales aplicaciones de la matriz es identificar diferencias entre las competencias disponibles y las que necesita la organización.

La matriz permite detectar dependencias de profesionales concretos y anticipar necesidades de capacitación o contratación.

Tomar decisiones de formación con criterio objetivo

Los planes de formación no deberían diseñarse únicamente a partir de solicitudes individuales o de las preferencias de los responsables de departamento.

Pongamos por caso que varias personas de la empresa presentan carencias en una competencia necesaria para su puesto; RRHH puede priorizar una acción formativa específica según la matriz de competencias.

Planificación de la sucesión y promoción interna

En toda empresa hay cambios, renuncias, bajas, personas que se jubilan, ascensos. Y eso suele ser fuente de problemas. La salida de un responsable de departamento puede generar dificultades cuando la empresa desconoce qué profesionales están preparados para asumir sus funciones.

Mediante una matriz de competencias es posible identificar personas con capacidades próximas a las exigidas por puestos de mayor responsabilidad.

Mejorar los procesos de selección y onboarding

Una matriz permite definir con mayor precisión los conocimientos y habilidades que debe reunir una candidatura.

Y una vez que la persona empieza a formar parte de la empresa, la matriz sirve para diseñar un proceso de onboarding adaptado a sus necesidades.
 

Cómo construir una matriz de competencias paso a paso

Para ello es necesario identificar las habilidades requeridas para cada puesto y evaluar las capacidades de las personas trabajadoras. A partir de los resultados, la empresa puede detectar diferencias entre las competencias disponibles y las que se exigen para cada tarea.

Define las competencias clave por puesto o por área

Un aspecto recomendable sería analizar las descripciones de puestos, entrevistar a responsables de departamento y comprobar los procedimientos internos de tu negocio.

Por lo general, las competencias pueden agruparse en diferentes categorías:

• Técnicas: conocimientos de maquinaria, herramientas, programas informáticos o procedimientos específicos.
• Transversales: comunicación, trabajo en equipo, organización y resolución de problemas.
• Directivas: liderazgo, planificación estratégica y gestión de equipos.
• Normativas: conocimientos y habilitaciones relacionados con obligaciones legales o requisitos sectoriales.

Establece los niveles de dominio y los criterios de evaluación

Una vez definidas las competencias, hay que establecer una escala común para medirlas.
La empresa puede utilizar cuatro o cinco niveles, siempre que cada uno tenga una descripción clara.

Evalúa a cada persona y cruza los datos

Lo ideal sería hacer evaluaciones del desempeño y pruebas prácticas, aunque en lugar de hacerlo de manera puntual, nuestra recomendación es que se haga de forma continua mediante un sistema de RRHH que permita el seguimiento continuo del rendimiento.

Identifica brechas y define el plan de acción

No todas las diferencias detectadas tienen la misma importancia.

Tu plan de acción debería, por tanto, considerar el nivel de impacto de cada competencia sobre los objetivos empresariales.

Revisa y actualiza la matriz de forma periódica

Las competencias de una plantilla evolucionan continuamente. Es recomendable establecer revisiones periódicas y actualizarla cuando se produzcan cambios relevantes. Por ejemplo, si se contrata más personal, o si se hacen promociones.
 

Tipos de matrices de competencias y cuándo usar cada una

Existen diferentes tipos de matrices de competencias según la información que necesite analizar la organización.

Matriz por puesto de trabajo

Esta matriz relaciona las competencias requeridas para un puesto con las capacidades de las personas que lo ocupan.

Suele resultar útil para evaluar la adecuación profesional y establecer criterios de selección de personal.

Matriz por proyecto o equipo

Su objetivo es conocer las capacidades disponibles dentro de un equipo y comprobar si son suficientes para desarrollar un proyecto. Puede utilizarse en empresas de consultoría, ingeniería, desarrollo tecnológico o cualquier organización que trabaje mediante proyectos.

Matriz de polivalencia: especialmente útil en entornos industriales

Nos muestra qué tareas, máquinas o puestos de trabajo puede desempeñar cada persona y su nivel de dominio. Es de gran importancia para asegurar que haya una cierta flexibilidad operativa en las plantas de producción.

Matriz de certificaciones y habilitaciones: obligatoria en sectores regulados

Hay determinados trabajos que requieren algún tipo de certificación o habilidad específica, sobre todo si hablamos de un sector fuertemente regulado. Una matriz nos permite controlar qué profesionales cumplen los requisitos exigibles y cuándo caducan sus acreditaciones.
 

El límite del Excel

Aunque hay distintos tipos de software de RRHH, en muchas empresas se trabaja con Excel. Es una herramienta que presenta, sin embargo, varias limitaciones.

Los problemas de gestionar competencias en hojas de cálculo

El mantenimiento de las matrices de competencias con Excel no es nada sencillo. Puede haber problemas por la duplicación de archivos, los errores de introducción de datos, la falta de trazabilidad o incluso si existen varias versiones desactualizadas que generan confusión en el equipo.

Qué cambia cuando la matriz vive dentro del software de RRHH

Prácticamente todo. Tienes la información centralizada y se puede relacionar con cada expediente profesional. La empresa puede ir actualizando los niveles de competencia y consultar los datos históricos de evaluación y obtener informes sin tener que trabajar con archivos.

Integración con evaluación del desempeño, formación y PRL

Una de las principales ventajas de utilizar una solución integrada es la posibilidad de conectar distintos procesos de gestión del talento. Concretamente, en áreas directamente relacionadas como la formación, la evaluación del desempeño en la empresa y prevención de riesgos laborales.
 

Preguntas frecuentes sobre matrices de competencias

La elaboración y utilización de una matriz de competencias plantea algunas dudas relacionadas con sus aplicaciones en la gestión del talento. Veamos algunas de las más comunes.

¿Cada cuánto tiempo hay que actualizar una matriz de competencias?

No existe una periodicidad universal. Muchas organizaciones pueden utilizar una revisión anual como referencia, aunque los puestos sujetos a cambios frecuentes pueden necesitar actualizaciones trimestrales o semestrales.

¿Qué diferencia hay entre competencias técnicas y competencias blandas en la matriz?

Las competencias técnicas corresponden a conocimientos y habilidades específicas, como utilizar un ERP o interpretar documentación técnica. Las competencias blandas, conocidas como soft skills, tienen más bien que ver con comportamientos profesionales, como la comunicación o el trabajo en equipo.

¿Puede usarse la matriz de competencias para evaluar candidatos externos?

Sí. La matriz puede utilizarse para comparar las competencias de las candidaturas con los requisitos del puesto vacante.
 

Zucchetti: gestión de competencias integrada en tu software de talento

La gestión de competencias resulta más eficiente cuando la información sobre las capacidades de la plantilla se relaciona con otros procesos de Recursos Humanos.

Lo ideal es que pudieras disponer de un sistema único de gestión del talento, que te permita evaluar el desempeño y la formación, medir las horas trabajadas, el estado de satisfacción laboral y todos los aspectos vinculados al rendimiento profesional.

Si vas a llevar a cabo una evaluación de desempeño por competencias, contar con un software de gestión del talento que resuelva tus necesidades es clave para facilitar los procesos. La suite de RRHH Zucchetti HR es clave para gestionar dichos procesos de forma integrada y centralizar todos los datos de personal de tu empresa.