Los retos de RRHH que hacen diferente al sector alimentario

Las empresas alimentarias trabajan bajo condiciones que dificultan la planificación de Recursos Humanos. La necesidad de mantener la cadena de suministro y respetar los tiempos de producción exige una coordinación precisa de la plantilla.

Hay 3 aspectos clave en los que una industria debería centrarse.

Rotación de personal y contratos temporales

Hay que tener en cuenta que determinadas actividades agroalimentarias suelen tener una elevada rotación de personal. Se trata de un aspecto vinculado a la temporalidad de las campañas agrícolas, aunque también por las características de algunos puestos de trabajo.

Cuando se contrata a personas trabajadoras de manera frecuente, no se puede trabajar con sistemas manuales y obsoletos. Hay que gestionar mucha cantidad de documentación y desarrollar una estrategia de formación adecuada para potenciar y fidelizar el talento. El proceso de on boarding, por su parte, es fundamental para que todos los procedimientos estén claros y se pueda incrementar la productividad, con una mirada hacia el largo plazo.

La digitalización es determinante. Trabajar con un ecosistema de RRHH único y digital, automatizado con IA, permite tener todos los datos centralizados y reducir la carga administrativa.

Turnos rotativos y producción 24/7

Es una realidad del sector que hay que enfrentar. Las plantas alimentarias que trabajan de forma continua necesitan organizar turnos de mañana, tarde y noche, respetando los descansos legales y las necesidades productivas.

Son un tipo de puesto de trabajo en el que hay horas extra y donde hay que mantener el equilibrio para no saltarse la legislación laboral, pero tampoco cometer errores que pongan en riesgo la producción.

Picos estacionales y previsión de plantilla

El incremento del consumo durante determinadas épocas del año generan fluctuaciones en las necesidades de personal.

No se debe hacer una previsión insuficiente, ya que al final todo eso se traduce en más horas extraordinarias y sobrecarga de trabajo, a nivel interno, y de cara al cliente, dificultades para atender los pedidos en tiempo y forma. La planificación basada en datos históricos es la solución para poder dimensionar la plantilla de manera correcta.

Usa la IA para predecir cuándo y cuánto personal necesitas

La planificación predictiva permite anticipar necesidades de contratación a partir de información histórica y previsiones operativas.

Cómo los modelos predictivos anticipan picos de demanda de plantilla

Los modelos de IA pueden analizar variables como el volumen de pedidos, las campañas anteriores, los niveles de producción o incluso las tasas de absentismo laboral.

Las soluciones de RRHH con análisis de datos en Recursos Humanos, como Zucchetti HR, conectadas al área de producción y al sistema ERP, permiten disponer de información útil que ayude a detectar patrones y crear automatizaciones que ayuden a cada departamento.

Integración con el ERP: RRHH y producción hablando el mismo idioma

Como hemos dicho, la conexión entre el software de gestión de RRHH y el sistema ERP resulta fundamental para que las previsiones respondan a las necesidades reales del negocio.

Pongamos por caso que el sistema de producción registra un incremento de pedidos en un momento determinado. El Departamento de RRHH podría así disponer de información útil y práctica para dimensionar mejor la plantilla en el período correspondiente y evitar sobrecostes.
 

Automatiza la gestión de turnos y reduce el error humano

Hay que tener en cuenta que la organización manual de horarios de trabajo puede generar conflictos de disponibilidad y errores en la distribución de jornadas.

Asignación inteligente de turnos según perfil, disponibilidad y normativa

Un sistema de planificación asistido por IA puede considerar diferentes variables para proponer una distribución adecuada de turnos:

• Competencias y cualificaciones de cada persona.
• Disponibilidad y preferencias horarias.
• Necesidades de personal por línea de producción.
• Descansos obligatorios y límites de jornada.
• Ausencias, vacaciones y permisos autorizados.

Lo ideal es que se puede asignar los turnos de forma automática, teniendo en cuenta el convenio colectivo que corresponde a cada persona trabajadora. Y todo va a funcionar más eficazmente si las personas responsables de RRHH pueden supervisar la organización de turnos desde el sistema de gestión, pero sin tener que realizar el proceso de forma manual.

Control horario digital

El registro digital de jornada facilita el seguimiento de las horas trabajadas, las entradas y salidas y las posibles incidencias.

Desde Zucchetti te recomendamos que el software de gestión de tiempo y de presencia esté conectado con el sistema de nómina, de manera que se pueda automatizar el cálculo de las horas extraordinarias y corregir las posibles discrepancias entre las horas planificadas y las efectivamente realizadas.

Cumplimiento del registro de jornada y la nueva normativa laboral

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece la obligación de mantener un registro diario de jornada que incluya el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora.

La digitalización facilita la trazabilidad de la información. De hecho, se prevé que en un futuro aún por determinar el registro deba llevarse a cabo de forma obligatoria.
 

Agiliza la selección de personal temporal con IA

La contratación de personal durante campañas de producción puede requerir la evaluación de numerosas candidaturas en períodos reducidos.

Veamos cómo una solución de RRHH para la selección laboral con Inteligencia Artificial te ayudaría a optimizar el proceso y ahorrar tiempo.

Cribado automático de candidatos en procesos de alta rotación

Un software de selección laboral con IA te permite cribar currículos de forma automática, de acuerdo a las características de cada puesto, así como recibir y analizar en una sola herramienta todos los currículos que recibas por múltiples canales.

Onboarding acelerado

El proceso sería sencillo y automatizado. Estaría adaptado, por otra parte, a las contrataciones que se llevan a cabo de forma digital, pensando sobre todo en las personas que van a teletrabajar. Automatizar los procesos de on boarding permiten que la gestión de la documentación contractual y la formación inicial puedan llevarse a cabo de manera planificada y sistematizada.

Banco de talento

Cada campaña de búsqueda de candidaturas cuesta dinero. Tienes que pensar a largo plazo. Lo ideal es mantener una base de datos de candidaturas anteriores facilita cubrir vacantes recurrentes.

Hoy día las herramientas de gestión del talento son de gran utilidad para ayudarte en este proceso. A través de un sistema de selección laboral con IA puedes ir construyendo tu base de datos con distintos perfiles, según las áreas de necesidad de tu empresa, de modo que no tengas que invertir tanto esfuerzo en futuras búsquedas.

Digitaliza la prevención de riesgos laborales

La industria alimentaria presenta riesgos laborales relacionados con una gran variedad de aspectos: maquinaria, superficies húmedas, temperaturas extremas o los movimientos repetitivos llevados a cabo por el personal.

La digitalización te puede ayudar a gestionar las obligaciones legales que implica la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.

Formación en PRL asistida por IA

Puedes prestar una formación específica para cumplir con la legislación, aportando todo el conocimiento histórico y documentación de tu empresa para ayudar al nuevo personal. La IA puede ejercer funciones para acompañar al usuario durante su proceso de aprendizaje.

Detección temprana de riesgos en entornos de producción alimentaria

El análisis de incidentes y datos operativos, que ahora estarán centralizados en tu ecosistema único de gestión conectado con el software de RRHH, puede ayudarte a identificar patrones de riesgo.

Si una instalación registra accidentes recurrentes durante determinados turnos o procesos, un sistema analítico puede detectar la concentración de incidencias y facilitar su investigación, lo que será de gran ayuda para el mantenimiento preventivo y la prevención de riesgos laborales.

Documentación automática y cumplimiento normativo sin papeleo

La digitalización permite centralizar registros de formación y posibles evaluaciones de riesgos.

Los sistemas automatizados pueden generar avisos sobre revisiones pendientes y vencimientos de certificados.
 

Usa HR Analytics para reducir la rotación y retener talento

Disponer de información de RRHH actualizada en tiempo real, a partir de un sistema inteligente con IA, te ayuda a evaluar el desempeño de la plantilla y aplicar estrategias para prevenir problemas que afecten al clima laboral y fomenten la fidelización del talento.

Qué datos de RRHH tiene tu empresa y por qué no los estás usando

Uno de los mayores problemas en muchos negocios es que el Departamento de RRHH no cuenta con datos actualizados. No se hace un seguimiento eficaz y centralizado de la formación del personal y su evolución a lo largo del tiempo, su productividad y su relación con la empresa. Como consecuencia, dichos datos no se usan para mejorar la fidelización del talento y tener una idea clara de cómo mejorar la eficiencia.

Indicadores clave para anticipar la fuga de talento en alimentación

Hay diversos KPI’s de RRHH a los que deberías atender para evitar la pérdida de talento.
Por un lado, hay que controlar las tasas de absentismo, como es lógico, pero no habría que quedarse ahí.

Estos son algunos de los indicadores imprescindibles:

• Tasa de rotación voluntaria por departamento.
• Absentismo y frecuencia de las ausencias.
• Horas extraordinarias acumuladas.
• Antigüedad media de la plantilla.
• Resultados agregados de encuestas de satisfacción laboral.
• Tiempo medio de permanencia de las nuevas incorporaciones.

Es esencial disponer de datos reales sobre el estado de salud emocional y grado de satisfacción laboral de cada persona empleada con la empresa. A través de encuestas anónimas y eNPS se puede disponer de unos registros que ayuden a prevenir el burnout y la renuncia al puesto de trabajo.

De los datos a la decisión: cómo actuar antes de que el empleado se vaya

Los datos, por sí solos, pueden convertirse en información más o menos visual que un responsable de RRHH puede analizar. Pero la clave ya no es simplemente tener datos y datos de calidad, sino saber cómo utilizarlos. La IA puede ser clave para proporcionar sugerencias de actuación y posibles escenarios para ayudar a mejorar tu estrategia a largo plazo.
 

Por dónde empezar si tu empresa no ha dado el paso todavía

Para mejorar la gestión de personal en tu industria alimentaria necesitas trabajar 3 aspectos fundamentales:

1. La digitalización es un paso imprescindible. Necesitas disponer de datos sobre el personal, las plantas de producción y las distintas áreas del negocio centralizados en un sistema de gestión digital y recogerlos de forma habitual.

2. Contar con un sistema ERP con trazabilidad alimentaria, y que además esté conectado con tu software de gestión de RRHH; lo ideal además es que puedas automatizar el proceso de nómina y llevar un registro horario digital.

3. Utilizar las funcionalidades con IA de tu sistema de gestión de RRHH para optimizar los procesos: la planificación de personal, las campañas de selección laboral, el proceso de onboarding, la gestión del talento, la formación y la estrategia de retención del talento.
 
4. Analizar los resultados. Con tu herramienta de RRHH puedes analizar los datos de desempeño y satisfacción laboral y apostar por la mejora continua para alcanzar los objetivos que te hayas marcado.
 

Zucchetti: software de RRHH con IA para la industria alimentaria

La transformación digital de los Recursos Humanos requiere soluciones capaces de responder a las necesidades operativas de cada organización.

La solución Zucchetti HR de Zucchetti Spain permite digitalizar procesos relacionados con la administración de personal y la organización de los turnos de trabajo. Asimismo, dispone de funcionalidades avanzadas como el Portal del Empleado, el sistema de registro horario digital y la selección laboral con IA, que son decisivas para lograr el máximo grado de eficiencia y automatización.

Contar con información centralizada en un solo sistema facilita que las empresas del sector alimentario puedan lograr una excelente coordinación entre todos los departamentos y avanzar así hacia un modelo de planificación basado en datos. Te invitamos a conocer las soluciones de analítica avanzada e Inteligencia Artificial para potenciar la eficiencia en tu Departamento de Personas.