¿Qué es un canal de denuncias en una empresa?

Se trata de un canal interno de información anónima o sistema de alarma en el que cualquier persona, ya sea empleada o un tercero, pueda realizar una denuncia anónima y con plena protección de su confidencialidad.

No debemos confundir la tecnología para implementar un canal de denuncias con un software Portal del Empleado, que aunque puede ser una gran herramienta de comunicación interna, debes asegurarte de que terceras personas ajenas a la red corporativa de la empresa puedan utilizar el canal. El software integral de RRHH incluye las funcionalidades esenciales para el cumplimiento de la normativa.

El objetivo de este tipo de canal es detectar las malas prácticas o irregularidades de cualquier índole en la empresa, de manera que la persona denunciante pueda sentirse más segura a la hora de formular la denuncia. De esta forma, se logra que haya una mejor comunicación e implicación de las partes y se pueden tomar medidas con mayor rapidez ante comportamientos ilegales, gestión lucrativa de recursos de la empresa, situaciones de abuso sexual o laboral, discriminación, fraude o corrupción.

Hay que tener en cuenta la gran importancia del canal interno en la estrategia de la empresa para cuidar la salud mental en el trabajo, ya que si no es de manera anónima, muchas personas no denunciarían algunas situaciones dramáticas que les están perjudicando y en las que puede haber partes de la empresa implicadas.

Marco legal: Ley 2/2023 y la obligación del canal de denuncias

La legislación referida a las denuncias en el seno de la empresa está recogida en la Ley 2/2023, por la cual se protege a las personas denunciantes de infracciones normativas.

¿Qué empresas están obligadas a tener un canal de denuncias?

Cualquier empresa con más de 50 personas empleadas tiene la obligación de habilitar un canal de denuncias. El cálculo de la plantilla se realiza teniendo en cuenta el baremo del ejercicio anterior.

Luego hay una serie de entidades que también tienen obligación de contar con este canal de denuncias, como son las entidades del sector público, organizaciones empresariales, sindicatos y partidos políticos. Además, hay determinadas empresas que independientemente de su tamaño están sujetas a esta normativa, como son aquellas que prestan servicios financieros o se encuentran sujetas a normativas de prevención de blanqueo de capitales.

¿Cómo debe ser un canal de denuncias según la normativa?

Un canal de denuncias de acuerdo con la Ley 7/23 debe cumplir con estas tres condiciones: seguridad, confidencialidad y anonimato. Además, debe garantizar la protección contra las represalias y permitir el acceso a todas las partes, desde las personas empleadas a ex empleadas y proveedores.

Además debe regirse a unos plazos rigurosos: 7 días máximo para dar el acuso de recibo y un total de 90 días para la resolución del caso.

Canal de denuncias interno vs. externo: diferencias

El canal interno es el que debe implantar cada organización para facilitar la comunicación entre el denunciante y la organización denunciada, y será gestionado por la propia empresa o por un tercero que proporcione la plataforma de denuncias.

Normalmente se incluye dentro del sistema integral de RRHH, desde donde puedes gestionar todos los datos de personal, así como cumplir otras normativas que afectan a tu negocio, como el nuevo registro horario digital obligatorio.

De acuerdo con la normativa, los canales externos son aquellos que han sido designados por la autoridad competente y se encargan de dar la respuesta adecuada a las denuncias, especialmente cuando no se han gestionado de manera correcta por los canales internos.

Sanciones por no tener un canal de denuncias en tu empresa

Las multas por no disponer de un canal de denuncias o no gestionarlo correctamente pueden ser distintas según la gravedad del hecho. Así, una empresa que no cumpla con la legislación puede tener que afrontar gastos desde 100.000 hasta 1 millón de euros.

• Leves: las personas físicas tendrían que pagar entre 1001 y 10.000 euros, mientras que las personas jurídicas podrían llegar a sufrir sanciones por hasta 100.000 euros por este tipo de faltas.
• Graves: las faltas de carácter grave se sancionan en un rango de 10.001 euros a 30.000 euros para las personas físicas; y entre 100.001 euros y 600.000 euros para las personas jurídicas.
• Faltas muy graves: se sancionan por cantidades de un valor de entre 30.001 € y 300.000 € para las personas físicas, o entre 600.001 € y 1.000.000 € si es una persona jurídica

Cómo implementar un canal de denuncias: pasos clave

Ahora que tienes claro para qué sirve un canal de denuncias en una empresa, quizás te preguntes cuál es el mejor modo de implementarlo. Para ello hay que dar una serie de pasos.

• Política de compliance: en muchos casos, el canal de denuncias no se implementa de manera aislada, sino que se integra en un Plan de Compliance más amplio, en el que debe incluirse.
• Implementación tecnológica: hay que poner en marcha las herramientas tecnológicas que permiten poner a disposición de las personas el canal de denuncias interno.
• Nombrar a la persona responsable: dentro de la implementación del canal, no hay que olvidar la obligación de nombrar a la persona responsable del canal.
• Informar: es necesario dar a conocer el canal y proporcionar formación al personal interno y stakeholders para que sepan cómo utilizarlo.

Software para canal de denuncias: la solución de Zucchetti

El sistema de gestión integral de Recursos Humanos, Zucchetti HR, cuenta con la funcionalidad de canal de denuncias para poder cumplir con la Ley 2/2023, lo que asegura que tu personal pueda informar de cualquier irregularidad de manera anónima y confidencial.

Nuestra solución facilita la gestión de las denuncias y almacena los datos de manera segura, protegiendo así a las personas denunciantes y facilitando que se pueda investigar y aplicar la normativa, así como adaptarte al cambio tecnológico en Recursos Humanos.

Implementar este tipo de canal puede ser de gran ayuda para garantizar la transparencia y el bienestar de las personas. Se trata sin duda de uno de los aspectos esenciales para ayudar a construir una empresa más humana.

Desde Zucchetti queremos invitarte a cumplir con esta obligación legal y pueda implementar las soluciones necesarias, de manera que puedas proporcionar a tu personal y a cualquier tercero con el que tengas relación un canal de comunicación adaptado a la legislación actual.