¿Cómo llevar el registro de las horas trabajadas en 2025? ¿Es obligatorio el registro horario digital? El control de presencia digital es un aspecto para el que muchas empresas no estaban preparadas. Pero la nueva ley del registro horario digital obligatorio exige la necesidad de adaptarse para garantizar el cumplimiento normativo. No hacerlo puede comportar importantes sanciones.
A continuación, desde Zucchetti Spain vamos a mostrarte lo que necesitas saber sobre la obligación del registro horario digital, desde cuándo está esta norma en vigor y qué ventajas y beneficios puede aportarte más allá de cumplir con la norma.
¿Qué dice la nueva normativa sobre el registro horario digital?
La ley del registro horario entró en vigor en 2019 y obligó a las empresas y autónomos con personas trabajadoras a implementar un sistema de registro horario. Pero la nueva normativa laboral precisa que se eliminen los registros en papel, así como los métodos digitales que no puedan garantizar la inalterabilidad de los datos.
Es decir, que si hasta ahora recogías las horas trabajadas en un Excel compartido, o lo apuntabas en un papel, o utilizabas datos biométricos vulnerables para el control de fichajes en la oficina, ahora ya no podrás hacerlo y tendrás que implementar un sistema digital que permita el acceso en tiempo real y permita el control de presencia en el teletrabajo.
Cabe mencionar que los sistemas de control de fichajes tradicionales, que requieren la presencia de la persona empleada en el puesto de trabajo, plantean un problema a la hora de gestionar el registro horario del teletrabajo. Obligan a utilizar dos sistemas para el registro de jornada, uno para el personal que teletrabaja y otro para el que entra y sale físicamente de la oficina. Esto ya no será así y tendrá que llevarse un único registro digital.
Al igual que sucedía anteriormente, este registro de horas de trabajo debe incluir una relación de las horas de entrada y salida de los trabajadores, así como detallar las horas ordinarias y extraordinarias que se hayan realizado.
El registro tendrá ser de carácter mensual y debe guardarse durante un plazo de 4 años, y debe ser accesible tanto para las personas de la empresa como para los sindicatos y las inspecciones de trabajo y seguridad social.
El registro horario digital es obligatorio para:
La empresa sigue teniendo la obligación de garantizar el registro horario de la jornada laboral en determinados casos.
Negocios con empleados móviles
Todas las empresas que tengan empleados que trabajan en remoto, o en movimiento, ya que no se desplazan a la oficina para realizar en ésta su lugar de trabajo, tienen la obligación de llevar un sistema digital del registro de horas trabajadas.
Autónomos con empleados contratados
La obligatoriedad del registro digital no sólo afecta a las empresas, sino a los autónomos que tengan personas contratadas. Esto ya era una realidad con la ley del registro horario anterior.
Trabajadores en remoto o híbridos
Las empresas que tuvieran personas trabajando en remoto o de forma híbrida, anteriormente, no tenían establecido una obligación de registro horario digital, sino que podían utilizar cualquier medio para realizar el control de las horas trabajadas. Ahora ya no será así con la nueva normativa, que obliga a registrar la entrada y salida del trabajo de forma digital, desde el ordenador o dispositivo móvil con el que se trabaja.
Pymes del sector servicios, comercio, restauración, etc.
Todas las pequeñas y medianas empresas en el sector servicios tienen obligación de llevar el registro horario digital. Comercios minoristas, restaurantes y hoteles deben facilitar que su personal pueda registrar la entrada y salida del trabajo a través de un sistema digital que cumpla con los requisitos de la normativa.
¿Desde cuándo es obligatorio el registro horario?
Una de las preguntas que muchos se hacen es cuándo es obligatorio el registro horario digital. El proyecto de ley ha sido actualmente aprobado en el Consejo de Ministros y se encuentra en trámite parlamentario. Se prevé que entre en vigor antes del verano de 2025, con un período de adaptación que puede llegar a los 6 meses, o a principios de 2026, con el objetivo de que durante este plazo las empresas puedan adaptarse a un nuevo modelo de registro de fichajes digital.
Ventajas del registro horario digital frente al manual
Las empresas necesitan un método de registro que sea efectivo, no sólo para cumplir con la normativa laboral, sino también para poder llevar un control de la productividad adecuado. Los tres beneficios principales para las organizaciones son la automatización y reducción de errores, así como garantizar la transparencia y facilitar el cumplimiento normativo.
Automatización y reducción de errores
Las nuevas tecnologías facilitan el cumplimiento de la normativa del registro horario de jornada. Existen herramientas de control de presencia digital que permiten automatizar el control integral del registro de jornada, tanto de las personas trabajadoras que acuden a la oficina como de quienes trabajan en remoto.
Las soluciones de registro horario digital permiten asegurar la identidad de la persona empleada, evitando la posibilidad de fraude. Además, ayuda a no cometer errores a la hora de calcular las nóminas, ya que el registro se realiza de manera automática y no se pueden alterar, y se puede conectar con el software de nómina para aplicar directamente las horas extraordinarias.
Transparencia
Puesto que los datos deben ser accesibles para el personal de la empresa, sus representantes, los sindicatos y las inspecciones de trabajo, un registro horario digital se caracteriza precisamente por su transparencia, lo que ayuda a las empresas a llevar a cabo auditorías de cumplimiento normativo y facilitar los procesos administrativos.
Evita sanciones
Cumplir con la normativa de registro horario digital permite a las empresas evitar sanciones derivadas del incumplimiento de la normativa.
¿Qué debe incluir un sistema de registro horario digital?
Un sistema de control de fichajes digital debe ajustarse a los requisitos de la nueva normativa digital para asegurar el cumplimiento normativo, y sobre todo, para poder aprovechar las ventajas de la automatización, como una medición real del desempeño laboral para prevenir el presentismo, y el desarrollo de informes personalizados.
Datos mínimos requeridos por ley
Los nuevos requisitos para el registro horario digital implican automatizar el registro de horas para evitar cualquier posible manipulación. Los registros de entrada y salida del trabajo deben ser accesibles para personas trabajadoras, inspecciones de trabajo y representantes, facilitando que se puedan realizar auditorías automáticas.
Por otra parte, los datos tienen que estar protegidos contra alteraciones, manipulaciones y pérdidas, de manera que puedan cumplir con la normativa de protección de datos. Estos registros deben conservarse además durante 4 años. El sistema de registro horario debe permitir que se puedan generar informes de las horas trabajadas e incorporar el derecho a la desconexión digital, de manera que no se contacte a las personas trabajadoras fuera de horario laboral.
Ejemplos de herramientas de registro horario digital
El registro horario digital puede hacerse a través de un software de gestión de Recursos Humanos que permita contabilizar de manera exacta la entrada y salida del personal de la empresa, así como evitar la manipulación de los registros. Esto también puede hacerse desde soluciones como una app móvil, o utilizando un sistema de registro de entrada y salida con huella digital que se adapte a los requisitos legales.
Existen diferentes sistemas para el registro de la jornada laboral, pero tienen que cumplir los requisitos de la nueva norma. Lo que no es válido ya en ningún caso será utilizar registros en papel, ya que no son digitales y pueden manipularse fácilmente. Tampoco será válido utilizar sistemas digitales fácilmente manipulables.
¿Cómo elegir el mejor software de registro horario digital?
Lo cierto es que aunque las nuevas tecnologías ofrecen numerosas aplicaciones que permiten llevar un registro de jornada, es importante utilizar únicamente herramientas que se integren en una estrategia global de gestión de los Recursos Humanos.
Porque es vital para tu negocio que los datos del registro de las horas trabajadas no se alojen de forma aislada en un programa y que puedan utilizarse también para otras funciones administrativas. Un software de control horario debe enmarcarse en un ecosistema completo de gestión del personal, como es el caso de Zucchetti HR. No debe limitarse a controlar las horas trabajadas, sino también la productividad, la gestión de los costes laborales, la formación y los incentivos.
Por el mismo motivo, si en tu empresa hay personas empleadas que teletrabajan, ya no puedes seguir utilizando los sistemas de control de presencia tradicionales, ya que necesitas una solución global que te permita integrar la información del registro de jornada y la productividad del empleado en una sola herramienta.
En esta línea, la mejor opción es utilizar un software de gestión integral de Recursos Humanos que incluya las funcionalidades de control de presencia digital y registro horario. Todos los datos de registro de jornada quedan almacenados en esta herramienta y se pueden utilizar en la estrategia de People Analytics para potenciar tu inteligencia de negocio.
La solución de Zucchetti HR, de Zucchetti Spain, es el software de gestión integral de Recursos Humanos que tu empresa necesita para cumplir con la normativa del registro horario obligatorio. Además incluye todas las funcionalidades que necesita tu empresa para hacer una gestión eficaz de los Recursos Humanos y potenciar el éxito de tu negocio.
