¿Qué son los datos de Recursos Humanos y por qué son estratégicos?

Hablamos de toda la información relacionada con la gestión de las personas que trabajan en una organización. No es simplemente el nombre, currículum y datos de contacto, sino una suma de elementos que permiten conformar una visión completa de la persona empleada: desempeño, formación, antigüedad, evolución a lo largo de los años…

Son aspectos muy importantes en la gestión del talento porque permiten diseñar la estructura de la organización y planificar el capital humano de la empresa, con acciones orientadas a potenciar el bienestar, la productividad y la fidelización del talento.

¿Qué datos de RRHH debería medir cualquier empresa?

Una de las grandes preguntas que es necesario plantearse cuando se va a iniciar la analítica de datos de Recursos Humanos es ésta: ¿cuáles son los datos relevantes, que nos van a permitir tener un conocimiento real de las necesidades y potencial de la plantilla, y cómo van a ayudarnos a tomar decisiones?

Existen múltiples datos que pueden ser útiles para los procesos de RRHH, y estos se pueden recabar desde el mismo proceso de selección laboral.

Datos de selección y contratación

Es la información relacionada con la primera toma de contacto de la persona con la empresa en la campaña de selección. Hablamos del currículo y la situación contractual de la persona recién llegada a la empresa.

Datos de presencia y tiempo de trabajo

Aquí hablamos tanto del registro horario (incluyendo horas extra), que debe medirse obligatoriamente por ley, así como de la presencia de la persona y su actividad laboral.

Datos de rotación y retención del talento

Son datos globales de RRHH que tienen que ver con el nivel de retención del talento en la empresa. ¿Cuánto tiempo permanece una persona empleada en la organización después de que ha sido contratada? ¿Cuáles son los motivos que dan lugar a una alta tasa de rotación laboral? Las empresas deben medir y anticipar esta información.

Te invitamos a leer las claves de la retención del talento en las empresas.

Datos de productividad y desempeño

Es una labor esencial en RRHH. Se debe medir el desempeño de cada persona trabajadora, no sólo la presencialidad, o número de horas trabajadas, sino cómo contribuye su trabajo a los resultados de la empresa. Aquí hay que tener en cuenta que no todos los empleos se miden igual, por lo que muchas empresas optan por la evaluación por competencias.

Datos de formación y desarrollo profesional

¿Cómo ha evolucionado profesionalmente la persona empleada desde que está en la empresa? Una persona trabajadora realiza cursos de formación de manera periódica durante su permanencia en la organización, y hay que evaluar qué rendimiento ha tenido y cómo ha mejorado a lo largo del tiempo.

¿Cómo pasar de datos a decisiones? El cuadro de mando de RRHH

Los datos por sí solos son mera información, pero de lo que se trata es de adquirir conocimiento que permita tomar decisiones. ¿Hay que contratar más personal? ¿Se deben mejorar las condiciones contractuales? ¿Existe una alta rotación laboral y la empresa no está trabajando correctamente su Employer Branding?

Son elementos que hay que valorar, para lo cual es indispensable hacer un seguimiento de los datos y objetivos de RRHH a través del cuadro de mando.

Qué es un cuadro de mando de RRHH y para qué sirve

El cuadro de mando de Recursos Humanos es el panel donde se puede visualizar y controlar los distintos datos de RRHH y cómo afectan a la organización. Cuando las empresas no disponen de una herramienta que permita hacer un seguimiento en tiempo real, resulta mucho más difícil detectar problemas y anticiparse a las necesidades de la plantilla.

Disponer de esta solución es clave para recibir información en tiempo real y mejorar tu planificación estratégica de RRHH.

Por qué importa que todo esté conectado

Toda la información de RRHH debe estar centralizada en una solución, ya que los Recursos Humanos no funcionan de forma aislada. Todos los elementos dependen unos de otros: un alto nivel de absentismo afecta a la productividad, o la falta de formación puede tener como consecuencia un peor rendimiento.

Disponer de acceso a los principales KPIs permite identificar tendencias de RRHH: por ejemplo, si se está produciendo un alto nivel de burnout y cómo puede afectar a la retención del talento y al clima laboral.

¿Cuántos KPIs de RRHH necesita realmente tu empresa?

Depende de la empresa. Muchas organizaciones intentan medir decenas de indicadores de RRHH y terminan generando informes que apenas sirven para tomar decisiones.

Hay dos aspectos clave que te recomendamos si quieres empezar a medir los indicadores de rendimiento en RRHH.

Empezar con poco y escalar: la regla de los 5-8 KPIs

Elige entre 5 y 8 indicadores como máximo para evaluar el rendimiento de los procesos de Recursos Humanos. Lo ideal sería centrarse en los KPIs que estén más alineados con los objetivos estratégicos de la organización. Por ejemplo, algunos indicadores de rendimiento muy importantes son la rotación de personal, el absentismo, el tiempo de contratación y el bienestar laboral.

Cómo elegir los KPIs correctos para tu situación

No todas las empresas necesitan medir los mismos indicadores. Los KPIs de RRHH deben responder a los retos específicos de la organización y estar alineados con sus objetivos estratégicos. Por ello, antes de definir un cuadro de mando conviene preguntarse qué aspectos se quieren mejorar.

Por ejemplo, si el principal problema es la dificultad para incorporar nuevos profesionales, tiene sentido priorizar indicadores como el tiempo medio de contratación o el coste por contratación. En cambio, si la empresa experimenta una elevada rotación de personal, será más útil centrarse en métricas relacionadas con la retención del talento.

¿Qué software se usa para monitorizar los KPIs de Recursos Humanos?

Existen múltiples herramientas que permiten medir los datos de Recursos Humanos. Lo ideal es disponer en primer lugar de un software de gestión integral de RRHH que permita acumular y centralizar datos en tiempo real a lo largo de toda la trayectoria de la persona empleada en la empresa.

El software de gestión de RRHH permite así abordar el proceso de selección del personal, gestionar el proceso de onboarding, evaluar el rendimiento y aplicar medidas de formación inicial y específica hasta que el profesional cumpla con las expectativas de la empresa.

Cuándo dar el salto de la hoja de cálculo al software especializado

No todas las soluciones de software de RRHH se enfocan en aspectos estratégicos, como el análisis de datos. Algunas se limitan únicamente a tareas administrativas, y hay quienes utilizan hojas de cálculo para este propósito. Pero las funciones de gestión administrativa se pueden automatizar a través del sistema de RRHH. El HR Analytics representa además un paso hacia delante en la forma de gestionar el personal de la organización, con el objetivo de tomar decisiones basadas en datos.

Qué debe ofrecer un software de RRHH para gestionar datos correctamente

Tiene que permitir centralizar toda la información de RRHH, mostrar los datos a través de un cuadro de mando donde se puedan visualizar los principales KPI’s del negocio y además facilitar la toma de decisiones. Por otra parte, su función es clave para automatizar tareas administrativas, como la gestión y cálculo de nóminas, así como para almacenar todos los datos y facilitar la comunicación entre empresa y personas empleadas mediante el Portal del Empleado.

HRIS, HCM y HR Analytics: qué diferencia a cada tipo de sistema

Lo ideal es que tu empresa pueda concentrar todas las funciones de gestión de RRHH en un solo sistema. Aun así, te vas a encontrar que hay diferentes tipos de software de Recursos Humanos en el mercado:

• HRIS (Human Resources Information System): es un sistema centrado en la gestión administrativa de los Recursos Humanos. Su función principalmente es gestionar contratos, vacaciones, documentos o datos personales desde una única plataforma.
• HCM (Human Capital Management): además de incluir las funcionalidades de un HRIS, incorpora herramientas orientadas a la gestión del talento y al desarrollo de las personas.
• HR Analytics: es un conjunto de herramientas de análisis que transforman los datos de Recursos Humanos en información para la toma de decisiones. Utiliza los cuadros de mando e indicadores de rendimiento (KPIs) para facilitar la toma de decisiones

Un Departamento de RRHH debe tener claro que su prioridad tiene que ser la centralización de los datos y la automatización de procesos. Pero no basta con tener la información almacenada, sino que hay que utilizarla para tomar decisiones que impacten positivamente en la gestión de la plantilla. Un sistema de RRHH con HR Analytics responde, pues, a todas las necesidades del Departamento de Personas.

Cómo te ayuda Zucchetti a gestionar los datos de tus Recursos Humanos

La solución Zucchetti HR de Zucchetti Spain posee las funcionalidades y herramientas más avanzadas para el análisis de Recursos Humanos en tu empresa. Te invitamos a descubrir sus beneficios y a transformar los procesos y la cultura empresarial de tu organización.

Aplicar estrategias de Big Data para Recursos Humanos a través de nuestra solución de HR Analytics permite a las empresas conocer la realidad de la plantilla y tomar las decisiones adecuadas para que la organización pueda lograr sus objetivos.