¿Qué es la automatización de nóminas con IA y cómo funciona?

La automatización de nómina con IA consiste en el uso de una herramienta de software de Recursos Humanos con Inteligencia Artificial incorporada, que se ocupa de confeccionar de forma automatizada las nóminas de las personas trabajadoras, mes a mes, teniendo en cuenta todos los factores implicados.

Hacer una nómina no es un proceso sencillo. Todos los meses puede haber cambios que afecten al importe. Por ejemplo, si se han registrado más horas extra en el sistema de control horario, lo ideal es que esas horas se apliquen en la nómina y se recalculen los importes automáticamente. Pero también puede haber reembolsos por gastos de viaje y desplazamientos.

La Inteligencia Artificial en la gestión de nóminas desempeña un papel determinante para el ahorro de tiempo y la mejora de la eficiencia operativa en RRHH. Una IA se encarga de todos estos procesos para que tu empresa no tenga que calcular todo esto manualmente. De este modo, el proceso es mucho más rápido, se envían las nóminas bien calculadas directamente a las personas de la empresa para que las firmen digitalmente.

Ventajas de automatizar el cálculo de las nóminas

Piensa en las múltiples ventajas de la automatización de nóminas en la empresa. Principalmente, hablamos de ahorro de tiempo, pero también de otros aspectos implicados de los que quizás ahora mismo no te estás dando cuenta, como el desarrollo de informes actualizados que ayuden en la toma de decisiones.

Ahorro de tiempo y recursos administrativos

Si una IA calcula los importes de las nóminas y las confecciona directamente, no es necesario que un técnico de RRHH realice esta tarea de forma manual. Con lo cual, se ahorran muchas horas de trabajo cada mes en un proceso que ahora será automático.

Cumplimiento normativo

Las nóminas son un asunto delicado, ya que se deben llevar a cabo en un tiempo y forma adecuados a la legislación. No hacerlo puede implicar que una inspección laboral nos llame la atención e imponga sanciones, o que una persona trabajadora tenga un conflicto con la empresa si se ha visto perjudicada y la ley la respalda.

Mayor seguridad y confidencialidad de los datos

Las nóminas tienen que llevar a cabo respetando la confidencialidad de la información de las personas trabajadoras. Además, hay que aplicar medidas para reforzar la ciberseguridad y evitar que los datos de las nóminas acaben fuera de la empresa. Un software de RRHH con IA ayuda a evitar que la información se filtre.

Integración con otros sistemas empresariales

Una de las ventajas de trabajar con un software con IA es que se pueden integrar distintos procesos de la empresa, desde los reembolsos que hay que aplicar por gastos de viaje en los que han participado las personas trabajadoras a los traspasos a contabilidad de todas las nóminas.

Facilita la generación de informes

Las empresas necesitan informes de People Analytics para tomar decisiones empresariales. Si todos tus procesos están integrados y la información está centralizada, no sólo puedes aplicar automatizaciones con IA que te ahorran tiempo. También puedes generar informes detallados que te permiten tener una visión más clara de tus costes laborales, rendimiento y productividad.

Escalabilidad y adaptabilidad al crecimiento de la empresa

Un operador de nóminas con IA es clave para potenciar la adaptabilidad de tu empresa su futuro crecimiento. Porque quizás gestionar unas pocas nóminas manualmente pueda resultar sencillo, pero cuando tu negocio va creciendo, cada vez dedicas más horas a tareas administrativas, y eso es tiempo y costes que van en aumento. La automatización permite optimizar costes, haciendo tu empresa más escalable.

Pasos para automatizar el cálculo de las nóminas con IA

Quizás te estés preguntando qué hacer para calcular las nóminas con IA. Las herramientas de IA conversacional que hay en el mercado no son una solución práctica si no están integradas en un software empresarial. A continuación, te mostramos las claves para que automatices este proceso de forma más eficaz.

Evaluación de necesidades y objetivos

Piensa cuánto tiempo están invirtiendo tus técnicos de RRHH en la elaboración de nóminas y el coste que esto te supone mes a mes. Analiza también las otras tareas de RRHH que estás dejando de hacer o se están retrasando. Marca unos objetivos para que tu equipo de gestión de personas pueda trabajar de manera más óptima y sin dedicar demasiado tiempo a tareas automatizables con IA.

Selección del software adecuado con capacidades de IA

Ahora que eres consciente de las necesidades, elige un software que responda a tus objetivos. Necesitas claramente un software de gestión de Recursos Humanos con IA, que incluya un sistema de nómina que te permita calcular automáticamente las nóminas, e integrar todos los procesos de RRHH.

Integración con los sistemas de RRHH existentes

La integración de los distintos sistemas de RRHH es esencial para que no se quede ningún elemento fuera. Los gastos de viaje y reembolsos correspondientes tienen que poder aplicarse directamente en la nómina; lo mismo pasa con los procesos contables, todas las nóminas se deben pasar a contabilidad y contabilizarse automáticamente. Debe haber también una integración total entre el sistema de control de presencia digital y registro horario con el sistema de nómina.

Configuración de reglas y parámetros

Crea las reglas y parámetros que te permitirán crear automatizaciones y estructurar la información de la manera en la que quieres para que tu software te aporte el máximo valor. Haz las automatizaciones oportunas para que ya no tengas que seguir repitiendo la misma operación manual todos los meses y gestiona tus nóminas digitales sin usar papel.

Realizar pruebas piloto

Haz una simulación previa para comprobar cómo el software de nóminas con IA realiza las nóminas, teniendo en cuenta todos los factores involucrados, antes de que se envíen a las personas trabajadoras.

Automatización de informes y notificaciones

Crea informes automatizados, teniendo en cuenta todos los factores que intervienen en las nóminas, desde las cotizaciones a los impuestos o las horas extra. Recibe notificaciones automáticas según tus necesidades para mantener los costes laborales bajo control, y mejorar la productividad de tu personal.

Capacitación y adaptación del personal

Aplica formaciones y capacitaciones personalizadas según el rendimiento de las personas. Considera los cursos bonificados según la formación por la que están cotizando las personas trabajadoras. Utiliza un software para evaluar su rendimiento y mejora continua a través de los cursos formativos.

Mantenimiento y actualización

Ten en cuenta los aspectos vinculados al proceso de mantenimiento y actualización del software. Utilizar una solución innovadora, flexible y personalizable como el software de Zucchetti Spain facilita que puedas tener la máxima adaptabilidad según tus necesidades presentes y futuras.

Desafíos y consideraciones al automatizar el cálculo de las nóminas con IA

Automatizar el cálculo de nóminas con Inteligencia Artificial puede resultar desafiante. Hay que gestionar el cambio de forma inteligente, teniendo en cuenta que el personal acostumbrado a realizar las tareas de una determinada manera puede tener dificultades para adaptarse a la nueva forma de gestionar este proceso.

No obstante, una buena comunicación y liderazgo, así como una formación específica sobre el uso de herramientas de software, ayudará a que tus técnicos de RRHH puedan desempeñar un papel más propio de supervisores, en lugar de tener que realizar directamente las tareas de manera manual.

¿Cómo el software de RRHH de Zucchetti puede ayudarte a automatizar el cálculo de nóminas?

El software de gestión de Recursos Humanos de Zucchetti es una solución completa, flexible, personalizable e innovadora, que incorpora las tecnologías más avanzadas para la gestión de personal en tu empresa, incluyendo la Inteligencia Artificial para la automatización de nóminas.

Con este software, podrás calcular automáticamente cientos y cientos de nóminas mes a mes, sin errores, teniendo en cuenta todos los aspectos involucrados en el cálculo de una nómina. De este modo, tu trabajo se realizará de manera mucho más óptima y eficaz y tu personal estará mucho más satisfecho.