¿Qué significa la sostenibilidad en la gestión de gastos y viajes corporativos?

Aplicar criterios de sostenibilidad en la gestión de gastos y viajes corporativos implica evaluar la estructura de costes de la empresa para que esté perfectamente alineada con una estrategia ESG, que ponga el foco en la protección del medio ambiente, la diversidad y la transparencia y la ética en el liderazgo empresarial.

Sostenibilidad en gestión de gastos y viajes integrados

El primer aspecto que se debe considerar es adoptar un enfoque orientado a reducir el impacto ambiental en los gastos, desplazamientos y viajes de la empresa. En muchas ocasiones, la falta de una estrategia ESG parte también de la ausencia de una plataforma de gestión de gastos de viajes que te permita controlar estos procesos en un solo flujo y no de forma aislada y desconectada.

Para que esta estrategia pueda adoptarse, se debe integrar tres elementos fundamentales:

• Medición de datos: lo que no se mide no se puede controlar, y si se hace aisladamente, los responsables de cada área no pueden adoptar un enfoque integral.
• Reducción: una vez que sabemos lo que gasta tu empresa en combustible, en hoteles, en seguros de viaje, o qué rutas se toman para los desplazamientos, se pueden aplicar criterios orientados a la eficiencia financiera y al ESG
• Control: no basta sólo con establecer una política de gestión de viajes, debe haber una monitorización eficaz de los gastos, establecer límites y poder desarrollar informes y auditorías de manera fácil

¿Por qué las empresas deben vincular gastos de viaje con objetivos ESG?

Un gasto de viaje no es solamente un gasto que haya que contabilizar; tiene repercusiones en la huella de carbono, si por ejemplo hablamos de gasto en combustible, desperdicios, consumo de alimentos. A su vez, puede tener consecuencias legales, si la empresa está obligada a mantener su huella de carbono bajo límites normativos.

Si el viaje y los gastos se gestionan de forma aislada, sin considerar la política de viajes corporativos y la estrategia ESG, los viajes se reservan sin medir datos esenciales para el cumplimiento normativo y los gastos se contabilizan en el sistema de forma improvisada, y no se mide de forma objetiva el gasto real, las emisiones de CO2 o la rentabilidad del viaje.

El desafío: gastos de viaje descontrolados vs. sostenibilidad

El descontrol en la gestión de gastos de viaje es un síntoma de la falta de una estrategia orientada a la medición de datos vinculados a la sostenibilidad. Como consecuencia, no se disponen de datos objetivos que permitan optimizar los gastos de desplazamientos o reducir la huella de carbono en viajes corporativos, lo que hace más complejo el cumplimiento normativo.

Principalmente, debemos hablar de estos 3 handicaps con los que se encuentra tu empresa si no dispone de un software de gestión de viajes que te ayude a aplicar criterios de sostenibilidad.

Falta de visibilidad en gastos de viaje y emisiones asociadas

¿Cuáles son los gastos reales de cada desplazamiento? ¿Qué emisiones de CO2 hay asociadas a cada viaje? Esto no es algo que deba estimarse a simple vista o por intuición, sino que debe disponerse de una herramienta que proporcione visibilidad en tiempo real de los gastos, facilite la supervisión y aprobación o rechazo de solicitudes de gasto, y facilite el traspaso a contabilidad directamente.

Políticas de viaje fragmentadas sin criterios de sostenibilidad

Una política de viajes no debe ser una mera declaración de intenciones; si no se está midiendo de manera objetiva el gasto en viajes corporativos, y la relación de cada gasto con la huella de carbono, no dispones en realidad de un mecanismo de control real. Como consecuencia, los gastos o la huella de carbono pueden incrementarse sin que te dé tiempo a reaccionar.

Dificultad en medir y reportar sostenibilidad en gastos de viaje

Una empresa debería poder acceder a informes detallados sobre sostenibilidad asociados a cada viaje. La presión normativa exige cada vez un mayor control sobre los factores que influyen en la protección del medio ambiente, por lo que si no dispones de una herramienta para controlar los gastos, tampoco será posible mantener unos niveles adecuados de sostenibilidad.

¿Cómo optimizar la sostenibilidad en gestión de gastos y viajes?

Muchas empresas se limitan a contabilizar los gastos de viaje a posteriori y aplicar las deducciones fiscales correspondientes. No se preguntan si sería mejor cambiar las rutas de desplazamiento y cómo influiría eso en el ahorro de combustible. Como consecuencia, como carecen de datos, no pueden operar con flexibilidad a la hora de cumplir las políticas medioambientales.
 
Quizás te sorprenda, pero ahorrar en viajes de empresa es posible sin tomar medidas drásticas. A lo mejor no necesitas limitar o reducir los viajes corporativos para garantizar el cumplimiento normativo, o cumplir con tus objetivos de gasto; pero sí te hace falta optimizar la forma en que se llevan a cabo. Esto es aplicable tanto al control de gastos de viaje como a la política de la empresa en materia de diversidad, transparencia y ética empresarial.

La integración del control de gastos de viaje y la sostenibilidad debe ser una prioridad, al ser el elemento más fácilmente medible. Contar con una plataforma unificada de gestión te permitiría tener una trazabilidad completa de los viajes y visualizar con claridad qué elementos conviene optimizar. Disponer de esta herramienta te proporcionaría un reporting automático por viaje, persona empleada o proyecto, con datos objetivos y controlables.

Beneficios económicos y ambientales de gestionar sostenibilidad en gastos y viajes

Las empresas pueden obtener notables ventajas cuando adoptan criterios de sostenibilidad en los viajes corporativos.

Reducción de costes en gastos de viaje

Sólo lo que se mide se puede optimizar. Por eso, si dispones de un software de gestión de viajes donde puedas visualizar los gastos que se llevan a cabo en tiempo real, recibir y gestionar solicitudes de gasto, planificar los viajes con anticipación conforme a la política de viajes, hacer una mejor gestión de flotas o establecer límites en las tarjetas de gasto y eliminar el uso del efectivo, es mucho más fácil entender tu estructura de costes y cómo optimizarla.

Disminución de huella de carbono en desplazamientos

¿Cuántos kilómetros recorres en cada viaje? ¿Con qué medios de transporte? ¿Es mejor utilizar los vehículos de la empresa u optar por el alquiler de coches en viajes de negocios? ¿Qué gastos y huella de carbono hay asociados a cada uno? ¿Qué rutas se han seguido?

Imagina tener un software que te proporcione visibilidad sobre estos datos, de modo que puedas aplicar medidas para reducir la huella de carbono, pero sin tomar decisiones a ciegas, ni eliminar viajes que podrían ser necesarios para el negocio. Se trata de adoptar un enfoque inteligente que te permita tener un control real sobre tus desplazamientos.

Atracción y retención de talento joven

Las nuevas generaciones se sienten más satisfechas cuando en las empresas hay una planificación inteligente de los desplazamientos; su mayor preocupación medioambiental hace también que tu empresa se convierta en un lugar más atractivo para trabajar si cumples con criterios de sostenibilidad para reducir la huella de carbono.

Si además integras estas acciones en tu estrategia ESG, podrás potenciar el bienestar y la motivación de tu personal para lograr una mayor fidelización del talento.

Cumplimiento regulatorio

De acuerdo con el Real Decreto 214/2025, las empresas que cumplen determinados requisitos deben calcular anualmente la huella de carbono, elaborar y publicar planes de reducción de emisiones de gases de efecto invernadero y registrar la huella y el plan de reducción, haciendo la información accesible públicamente.

Estas obligaciones plantean un escenario en el que es más importante que nunca disponer de un sistema conectado e integral que te permita gestionar gastos y viajes de negocios desde un enfoque orientado a la sostenibilidad, basado en el control de trazabilidad.

Software ZTRAVEL: control integral de sostenibilidad en gastos y viajes

La solución ZTravel de Zucchetti Spain es un software de gestión viajes integral, con el que puedes planificar tus viajes, definir tu política de viajes corporativos y facilitar la conexión con el resto de sistemas de tu empresa.

Con esta solución es posible organizar y gestionar los viajes desde un enfoque de sostenibilidad, aplicando criterios objetivos para determinar las rutas de desplazamiento más óptimas, reducir el gasto en combustible y aplicar medidas para la mejora del bienestar del personal durante los viajes corporativos.

Mejora el control sobre el gasto en tu negocio y asegura el cumplimiento normativo con nuestro programa de gestión de viajes de empresa, y facilita el traspaso de los datos a contabilidad para maximizar la eficiencia y potenciar la reputación de tu empresa a partir de una estrategia ESG integral.