Una solución de gestión de gastos de viaje avanzada no solo impacta positivamente en el empleado que viaja o se desplaza y el departamento administrativo que lo contabiliza. Cuenta con funciones que permiten extender sus beneficios a personal de otras áreas corporativas e impulsar su productividad. Tradicionalmente, este proceso ha sido uno de los más farragosos dentro de las compañías por el alto volumen de documentación aparejado a él, mucha de ella en formato papel. Pocos administrativos se han librado del estrés que supone cuadrar gastos de forma masiva durante los cierres. Es el momento de reclamar tiquets y facturas, y de perder un preciado tiempo en buscarlos, tanto por parte de los que han viajado como los que se encargan de su tramitación. La implantación de una solución de gestión de gastos de viaje que automatice su ciclo de vida permite liberar a unos y otros de estas tediosas labores y redirigir sus esfuerzos a tareas de mayor valor, lo que se traduce en un aumento de su productividad. Pero para que su implantación sea un éxito, es crítico que ofrezca niveles altos de usabilidad y escalabilidad que favorezcan su utilización. Es decir, deben ser herramientas con interfaces intuitivas que los usuarios sean capaces de utilizar de forma autónoma. Funciones demandadas: Movilidad, cloud y reporting.
Así, hoy en día es imprescindible que esté alineada con los nuevos entornos de movilidad y cloud que los trabajadores utilizan ya de forma rutinaria en su vida privada y que ahora con el teletrabajo se han convertido en necesarias. En este sentido, debe ser accesible desde cualquier dispositivo móvil para poder iniciar en cualquier momento una solicitud, adjuntar una factura o llevar a cabo una aprobación. Y ofrecer la posibilidad de que el empleado suba cualquier documentación vinculada a un gasto al repositorio central corporativo o a la Nube desde donde posteriormente continuar su tramitación. Dentro de las capacidades avanzadas que hay que exigir a un gestión de gastos de viaje, destaca sobre todo la incorporación de herramientas de reporting. Su existencia es fundamental para que personal de alto nivel en la empresa también pueda aprovechar los beneficios de este tipo de aplicación participando con distintos roles. Roles que, a su vez, se habrán definido al diseñar dentro de la solución los diferentes workflows que comprende el proceso global. Y es que, como apuntábamos al principio, una gestión digitalizada y centralizada de los gastos de viaje impacta positivamente en empleados con diversos perfiles y pertenecientes a múltiples departamentos.
La capacidad de comparar gastos y presupuestos tanto actuales como históricos agiliza no solo las labores de validación, sino otras como la determinación de políticas de viaje y techos presupuestarios. La fijación de estos dos últimos conceptos es básica para poder automatizar procesos, como aprobaciones masivas o rechazos de solicitudes de gastos por falta de partidas que los soporten.
Diferentes tipos de roles por toda la empresa. Una solución de gestión de gastos de viaje moderna tiene que ser una aplicación transversal, que se utilice a lo largo de la compañía. Es la aliada del director de administración para llevar a cabo la gestión de la recuperación de IVA, el registro automático de estos gastos en la contabilidad general, el control de los techos de gasto o la importación de movimientos de pagos electrónicos; los administrativos la utilizarán para controlar las notas de gastos, realizar los reembolsos de estas o conciliar gastos con pagos electrónicos. Por su parte, el director de Recursos Humanos se apoyará en ella para gestionar la política de viajes integrándola con su sistema RRHH. El director financiero tiene en ella la herramienta con la que gestionar la solicitud de anticipos de dinero y gestionar los cambios y divisas, así como tener una visión completa del total de gastos de viaje y presupuesto. Paralelamente, el controller realizará con ella el reporting sobre el Business Travel, tanto cuantitativo como cualitativo. Y si es el caso, también será la base para que el director de logística pueda administrar las flotas de vehículos empresariales. Y el Director comercial estará tranquilo porque el motor de la compañía no le estará dando quebraderos de cabeza por la gestión de los gastos implícitos a su actividad. No hay nada más satisfactorio para un empleado que aportarle tecnología que facilite su trabajo y dé sentido a su esfuerzo. ¿Quieres sumar a los beneficios materiales que proporciona una solución de gestión de gastos de viajes, los inmateriales que espolean la productividad laboral? Si tu respuesta es SÍ, ¡Contacta con nosotros!
