¿Por qué tantas pymes y autónomos facturan con Excel?

Muchos profesionales independientes y pequeñas empresas facturan con Excel porque aparentemente es el método más fácil y cómodo. Es un proceso manual, por lo que no se requiere disponer de un software. Sin embargo, la realidad es que hacer las facturas de esta forma genera mayor trabajo administrativo al tener que contabilizar manualmente todas las facturas, aparte de que no cumpliría con Verifactu.

¿Es legal hacer facturas con Excel en España?

Actualmente todavía es posible hacer facturas con Excel, pero cuando entre en vigor la obligación de cumplir con Verifactu, la inmensa mayoría de empresas que utilizan métodos automatizados para crear las facturas deberán evolucionar hacia un software de facturación para pequeñas empresas y autónomos que cumpla con la Ley Antifraude.

Aunque aún será posible entonces facturar con Excel o con métodos anuales, cualquier intento de automatización implicará la necesidad de utilizar un software certificado, por lo para muchos negocios ya no será posible seguir facturando de esta forma.

¿Qué exige la Ley Antifraude a los sistemas de facturación?

La Ley Antifraude y su reglamentación exige que las facturas lleven un código QR y un código hash que permita identificarlas y controlar su inalterabilidad y trazabilidad. Además, las facturas deberán crearse con un software certificado, tendrán que conservarse por un plazo de 4 años y el sistema de facturación deberá permitir el envío de los registros de facturación a la AEAT.

Requisitos de inalterabilidad, trazabilidad y conservación de registros

Existen tres requisitos fundamentales para que un software pueda emitir facturas y las facturas sean válidas y estén adaptadas al nuevo sistema de facturación.

• Inalterabilidad: las facturas tendrán que identificarse de manera inequívoca, de manera que no puedan modificarse posteriormente sin que quede registrado
• Trazabilidad: deberá utilizarse un software que permita controlar la trazabilidad de facturas, es decir, que pueda saberse quién y cuándo las registró, si se modificaron y cualquier detalle vinculados a éstas
• Conservación: los registros de facturación deberán conservarse en el sistema y enviarse a la AEAT, ya sea de forma automatizada o si ésta lo requiere

La obligación de integración con Verifactu: quién está afectado y desde cuándo

La obligación de Verifactu afecta a todos los autónomos y empresas y empezará a aplicar a partir del año 2027, de acuerdo con el nuevo calendario. Concretamente, los autónomos tendrán obligación de haberse adaptado a partir del 1 de julio de 2027, mientras que las empresas tendrán que hacerlo obligatoriamente antes del 1 de enero de 2027.

¿Puede Excel cumplir con los requisitos de Verifactu?

Se podrá seguir usando Excel en caso de que no se utilicen automatismos de ningún tipo. Es decir, la AEAT sólo permite utilizar procesadores de texto u hojas de cálculo para crear las facturas si éstas sólo se usan para introducir los datos, expedir las facturas y conservar la información. Si se utiliza cualquier macro o automatización, no será posible seguir utilizando Excel.

¿Qué riesgos tiene seguir facturando con Excel si eres una pequeña empresa?

Seguir utilizando las hojas de cálculo de Excel para facturar si tienes un negocio implica riesgos, dado que no va a ser la forma más óptima de facturar, y por poco que se automatice, ya se exige que deba cumplir con Verifactu.

Cualquier negocio que tenga un programa a medida en el que se gestiona el inventario y se generan las facturas con Excel ya cuenta con automatizaciones, por lo que ya debe cumplir Verifactu. Aparte, si creas factura electrónica para otras empresas y autónomos, al final tendrás que utilizar un software en lugar de Excel para cumplir la normativa.

Los riesgos de usar Excel para hacer facturas se dividen en tres tipos:

Riesgo legal y sanciones: hasta 50.000 € por programa y año

Si tu empresa crea facturas con Excel cuando tiene obligación de usar Verifactu, entonces puedes tener que pagar una sanción de hasta 50.000 euros por cada ejercicio de incumplimiento.

Riesgo operativo: errores, duplicidades y falta de trazabilidad

Tengamos en cuenta que no se trata sólo de garantizar el cumplimiento normativo, sino de entender los problemas que implica la falta de adaptación.

Gestionar las facturas en Excel implica trabajo 100% manual, donde no es posible verificar de forma automática si hay facturas duplicadas, ni se puede tener un control real de la trazabilidad, por lo que si se han modificado facturas, no queda registrado automáticamente. En términos de tiempo y eficiencia, tu empresa experimentará mayores dificultades a medida que crece y hace más facturas.

Riesgo de doble cambio: Verifactu ahora, factura electrónica B2B en 2027

Ten en cuenta también que, aparte de la obligación de cumplir con Verifactu, tendrás que adaptarte a la factura electrónica B2B. Si no has querido adaptarte a Verifactu, o usas solo una herramienta que no esté plenamente adaptada a toda la legislación, cuando se ponga en marcha la obligación de facturar electrónicamente a las empresas tendrás un doble riesgo.

¿Qué alternativas tienen las pequeñas empresas para dejar de facturar con Excel?

Tu empresa no tiene por qué seguir utilizando métodos inadecuados para generar facturas. Hay formas fáciles de cumplir con la normativa de la Ley Antifraude y la facturación electrónica. En lugar de seguir utilizando Excel y ver cómo te mueves al borde de lo legal, con importantes riesgos de sanción, lo ideal es que empieces a usar un software ERP homologado.

Puedes migrar todas tus facturas al nuevo software de gestión empresarial, o si estás usando un programa que no se ha adaptado a Verifactu, utilizar la API de Solmicro para asegurar el cumplimiento de la normativa.

Software de facturación homologado

Nuestro consejo es que siempre que puedas contrates nuestro software ERP para pymes, con el que no solamente podrás cumplir con Verifactu, sino también automatizar el cálculo de los modelos tributarios y la gestión contable, llevar la gestión de inventario e integrar las ventas con el almacén.

Usar un software ERP homologado te ayuda a evitar sanciones y garantizar el cumplimiento normativo, pero también es la base para avanzar hacia la transformación digital de tu negocio. Zucchetti es el partner tecnológico que necesitas para acompañarte en todo este proceso; descubre nuestras soluciones para pymes y autónomos y empieza a renovar la gestión de tu empresa para hacerla más fácil y eficiente.