¿Qué es la factura electrónica B2B y cómo funciona?

Definición y características principales de la factura electrónica B2B

Es un tipo de factura que se expide y se recibe en formato electrónico. Pero, ¿qué es la factura electrónica b2b exactamente? Las siglas B2B (Business-to-Business, o de negocio a negocio) indican que ha sido expedido por una empresa o autónomo y que está dirigida a otra empresa o autónomo.

También conocida como e-factura B2B, este documento digital sustituye legalmente a la factura en papel, y es una prueba acreditativa de la entrega de bienes o la prestación de servicios.

¿Cómo funciona la factura electrónica B2B?

No toda factura, emitida en formato tipo Excel o PDF, es necesariamente una factura electrónica que reúna los requisitos legales. Es importante tener claro que cuando hablamos de la obligación de emitir facturas electrónicas nos referimos a la emisión de facturas con datos estructurados, que utilizan un lenguaje XML, lo que va a permitir que también se puedan enviar los registros a la AEAT para cumplir con Verifactu.

Una factura electrónica está firmada electrónicamente, lo que permite verificar su autenticidad e integridad. Por otra parte, incluye los mismos datos que cualquier otra factura legal, como los datos del emisor y el receptor, el número de factura, la fecha, el concepto, la base imponible y los impuestos desglosados.

Formatos utilizados de factura electrónica B2B

Estos son los estándares aceptados para la emisión de facturas electrónicas B2B en España.

Facturae

Son facturas estructuradas, se emiten en formato XML. Llevan firma digital obligatoria y se utilizan obligatoriamente en las facturas emitidas a las administraciones públicas. Es el formato desarrollado por el Ministerio de Hacienda.

A la hora de presentar facturas por FACe, éstas deben estar en formato facturae para que tenga validez legal ante Hacienda.

UBL

El Universal Business Language es un formato de facturas utilizado principalmente en la Unión Europea y diversos países con una normativa de facturación digital avanzada. Se realizan también en formato XML, con estándar ISO/IEC 19845.

EDIFACT

Estas siglas significan literalmente Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. Este tipo de formato de factura electrónica es el que utilizan muchas grandes empresas multinacionales e industrias y son compatibles con los sistemas EDI para el intercambio de información electrónica.

¿Qué establece la ley sobre el uso de la factura electrónica B2B?

En 2025, la legislación española establece un marco normativo progresivo para la implementación de la factura electrónica en las relaciones B2B (entre empresas y autónomos).

Cuando hablamos de normativas y factura electrónica B2B obligatoria, hay que tener en cuenta que hay dos legislaciones relacionadas, pero que no son exactamente las mismas.

Ley Crea y Crece

La Ley Crea y Crece está orientada a fomentar la creación y crecimiento de empresas. Entre otras medidas, esta normativa establece la obligatoriedad de la factura electrónica para empresas y autónomos en operaciones B2B, cuya entrada en vigor depende de los plazos establecidos para cada tipo de empresa, salvo en determinadas excepciones.

Hasta la fecha no se ha aprobado todavía el Reglamento de la Ley Crea y Crece, pero una vez se apruebe, las empresas que facturen más de 8 millones de euros al año tendrán que cumplir con el requisito de la facturación electrónica B2B. Y las empresas y autónomos que tengan una facturación menor a esa cifra, disponen de dos años tras la aprobación del reglamento.

Cuando sea de obligada aplicación la Ley Crea y Crece para la facturación electrónica, las herramientas de facturación deberán incluir el control de trazabilidad, lo que implica poder acceder a los estados de la factura electrónica (enviada, recibida, aceptada, rechazada, etc.).

Ley Antifraude

La Ley Antifraude o Ley 18/2022 tiene por objeto luchar contra el fraude fiscal en España. Entre otras medidas, se prohíbe el software de doble uso (que permita manipular las cuentas o borrar ventas sin rastro), la obligación de utilizar soluciones de facturación homologadas que cumplan con requisitos de conservación, integridad y trazabilidad completa y el cumplimiento de Veri*factu.

Veri*factu, que también afecta a empresas y autónomos, implica utilizar un software de facturación certificado, que permita verificar las facturas mediante un código QR, y que pueda enviar los registros de facturación a la AEAT en formato XML.

Elementos esenciales de una factura electrónica B2B

Los elementos que debe reunir una factura electrónica B2B vienen a ser los mismos que los de cualquier factura ordinaria.

Identificación de las partes involucradas

Incluyendo nombre o razón social, NIF/CIF, dirección fiscal y código postal, tanto del expedidor de la factura como del destinatario.

Descripción de la operación

Se deben indicar los conceptos de cada operación de forma clara, detallando los bienes entregados o los servicios prestados al cliente.

Base imponible e impuestos

Debe reflejarse de forma desglosada el importe o base imponible de cada operación por la venta de productos o servicios, y los impuestos y retenciones asociadas.

Total a pagar

En el documento debe indicarse también el total a pagar por parte del destinatario, una vez aplicado el IVA y las retenciones del IRPF si corresponden.

Método de pago

En la factura deberá indicarse un método de pago para que el destinatario pueda realizar la transacción.

Firma electrónica

Las facturas electrónicas deberán ser firmadas electrónicamente por el emisor de la factura, de manera que ésta pueda ser inequívocamente la factura creada por éste y no pueda someterse a modificación posterior sin que quede registro de ello.

¿A quién le corresponde el uso de la factura electrónica B2B?

Con el tiempo será obligatorio tanto para las grandes empresas como para las pymes y autónomos. Existirán, sin embargo, algunas excepciones, para las cuales no se requiere factura electrónica, como en las facturas simplificadas de menos de 400 euros (IVA incluida), facturas no obligatorias, operaciones internacionales (si el destinatario no es residente fiscal en España) y operaciones B2C (Business-to-Consumer).

Ejemplo de factura electrónica B2B

Para que te hagas una idea general, una factura electrónica en formato XML para las operaciones B2B se vería así:

< FacturaElectronica >
< DatosEmisor >
< Nombre >Empresa Emisora S.L.< /Nombre >
< NIF >B12345678
< Direccion >Calle Falsa 123, Madrid< /Direccion >
< /DatosEmisor >

< DatosReceptor >
< Nombre >Empresa Cliente Ejemplo S.A.< /Nombre >
< NIF >A87654321
< Direccion >Avenida Real 456, Barcelona< /Direccion >
< /DatosReceptor >

< Factura >
< Numero >2025-0001< /Numero >
< FechaEmision >2025-07-31< /FechaEmision >
< DescripcionOperacion >
< Linea >
< Cantidad >10< /Cantidad >
< Unidad >horas< /Unidad>
< Descripcion>Consultoría IT< /Descripcion >
< PrecioUnitario >50.00< /PrecioUnitario >
< Importe >500.00< /Importe >
< /Linea >
< Linea >
< Cantidad >5< /Cantidad >
< Unidad >licencias< /Unidad >
< Descripcion >Licencias software< /Descripcion >
< PrecioUnitario >100.00< /PrecioUnitario >
< Importe >500.00< /Importe >
< /Linea >
< /DescripcionOperacion >
< BaseImponible >1000.00< /BaseImponible >
< IVA porcentaje=»21″ >210.00< /IVA >
< TotalFactura >1210.00< /TotalFactura >
< /Factura >
< FirmaDigital >…firma electrónica aquí…< /FirmaDigital >
< /FacturaElectronica >

¿Cómo puede un software ERP facilitar la presentación de una factura electrónica B2B?

Para poder adaptarte a la factura electrónica B2B, necesitas un software ERP para la Ley Crea y Crece. Es decir, una herramienta que te permita cumplir con el reglamento de esta legislación, y con la que puedas crear facturas electrónicas en formato estructurado XML, que obedezcan a los requisitos de conservación, trazabilidad e inalterabilidad.

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