¿Por qué es tan importante la comunicación interna hoy?

Porque las empresas necesitan garantizar un flujo de información eficaz y centralizado que ayude a organizar el trabajo, facilitar la coordinación entre departamentos y mejorar el rendimiento y la satisfacción laboral.

Cuando la organización dispone de canales que permiten una comunicación eficaz y transparente, los procedimientos son más previsibles, no se depende de llamadas telefónicas o reuniones para cualquier tarea, y se aplican procesos homogéneos de Recursos Humanos.

Y también por 3 aspectos fundamentales que son decisivos para una buena gestión de personal.

— Su impacto directo en la productividad y el clima laboral

La comunicación interna ayuda a las personas a ser más productivas. Hay un feedback real entre la dirección o departamento de RRHH y el personal con respecto a sus obligaciones, tareas, calendario de trabajo o aspectos administrativos. Las decisiones se toman por datos, no por el juicio subjetivo del responsable. Y si hay transparencia y fluidez, el clima laboral tiende a ser más óptimo.

— La relación entre comunicación interna y retención del talento

Cuando las personas se sienten escuchadas, y saben a qué atenerse, cuáles son los objetivos por los que hay que trabajar para lograr sus metas salariales y profesionales, entonces es más fácil que puedan mantener su compromiso y relación laboral con la empresa. Así de sencillo.

Para tu Departamento de Personas será mucho más fácil desarrollar un plan de retención del talento si puede asegurar primero unos canales eficaces para la comunicación interna.

— Comunicación interna y cultura de empresa: una relación inseparable

La cultura organizacional de una empresa es un punto esencial que afecta a todas las áreas de negocio. Si tu forma de organizar al personal se basa en una comunicación fluida, digital y basada en datos, tu empresa se convertirá en un lugar altamente valorado para trabajar y las personas estarán más motivadas y satisfechas.
 

Tipos de comunicación interna en la empresa

La comunicación interna de una empresa puede ir en diferentes direcciones: descendente, ascendente u horizontal.

Puede ser altamente deficiente si no se ha desarrollado una planificación y unos medios para facilitar la comunicación de manera adecuada, pero todo lo que hacemos comunica, por lo que de algún modo, en toda empresa hay comunicación interna, buena o mala.

— Comunicación descendente: de dirección a equipos

Es el flujo de información que va desde los niveles más altos de la organización hacia los equipos y personas de la empresa. Cuando se gestiona de forma eficaz, ayuda a alinear a toda la organización, lo que asegura que cada persona entienda su papel dentro del conjunto.

— Comunicación ascendente: dar voz al empleado

Es la que fluye desde el personal hacia la dirección. Es fundamental para conocer la realidad del día a día, detectar problemas, recoger ideas y medir el clima laboral.

Fomentar este tipo de comunicación implica crear un entorno de confianza donde las personas se sientan seguras para opinar.

— Comunicación horizontal: la colaboración entre departamentos

Se da entre personas o equipos del mismo nivel jerárquico, generalmente de diferentes departamentos.

Para que funcione bien, es importante establecer canales fluidos a través de soluciones tecnológicas digitales, que permitan fomentar una cultura de cooperación en lugar de competencia interna.
 

Los principales canales de comunicación interna

Existen diferentes herramientas digitales que permiten vertebrar la organización y comunicación interna de una empresa, y suelen estar integradas en el sistema de Recursos Humanos.

— El portal del empleado como eje central

Es la solución fundamental para la comunicación digital dentro de la empresa: permite que las personas puedan acceder a su calendario de trabajo, resultados de su formación y evaluación del desempeño laboral, comunicaciones de RRHH y documentación, como contratos y nóminas.
 

— Intranet, email corporativo y herramientas de mensajería

Es de gran ayuda para facilitar el trabajo de los equipos y maximizar la comunicación instantánea, pero no debe sustituir a un sistema centralizado que permita organizar la información. Hay datos que deben ser accesibles desde un sistema de gestión de RRHH, otros vinculados al departamento en los que se debe acceder desde el ERP-CRM, SGA o MES dependiendo de la responsabilidad de la persona.

— Reuniones, newsletters y tablones digitales

Las reuniones presenciales o videollamadas pueden ser otra forma de comunicación interna; no obstante, no sustituyen a los flujos de comunicación, que deben haberse establecido bajo parámetros objetivos, medibles y automatizables.

Por su parte, los newsletters y tablones digitales permiten enviar información general al personal sobre cuestiones que les afectan.
 

Errores frecuentes en la gestión de la comunicación interna

Hay múltiples errores derivados de una gestión de la comunicación deficiente en las empresas. Por ejemplo, que el personal no pueda acceder digitalmente a su calendario de trabajo, datos de formación o productividad, o que haya que depender para todo de reuniones presenciales.

Te mostramos algunos de los más habituales:

• Falta de claridad en los mensajes: cuando el personal no dispone de acceso a datos y documentación, o las vías de comunicación son difíciles de gestionar, o dependen del teléfono para todo, se pueden dar muchos errores y malos entendidos.
• Comunicación unidireccional: Muchas organizaciones se centran únicamente en la comunicación descendente, olvidando escuchar. Esto limita la participación y desconecta a los equipos.
• No adaptar el mensaje al público: Tratar a toda la organización como si fuera homogénea es un error. Cada equipo tiene necesidades, contextos y niveles de información distintos.
• Falta de seguimiento y feedback: comunicar no es solo emitir una comunicación, sino asegurarse de que se ha entendido, que se está aplicando y disponer de herramientas para la evaluación continua del personal. Muchas veces no se mide el impacto de la comunicación ni se da espacio a dudas o aclaraciones.

Las empresas donde hay un flujo de comunicación eficaz son más productivas. Pero para poder lograr este objetivo necesitas que tu empresa implemente sistemas eficaces de gestión del conocimiento de la empresa y almacenamiento de los datos. Es necesario que los departamentos se puedan coordinar entre sí, con acceso a un mismo software integral de RRHH en el que puedan consultar información en tiempo real.

Por otra parte, hay que tener en cuenta la importancia de la digitalización y de la realidad del mercado de trabajo hoy. En muchas empresas hay una parte de la plantilla que trabaja en remoto, o que unas veces trabaja desde casa y otras en la oficina.

Esto se llama Smart Working y lo están implementando las empresas que disponen ya de soluciones digitales que permiten a las personas de la plantilla realizar su actividad estén donde estén, ya que pueden acceder a los datos a través de un software en la nube o al que es posible conectarse en remoto.
 

¿Cómo mejorar la comunicación interna paso a paso?

Analiza la situación y procedimientos de comunicación en tu empresa, determina qué aspectos son mejorables y utiliza herramientas tecnológicas que ayuden a garantizar una comunicación fluida, al mismo tiempo que implicas a todo el personal y líderes de cada área para mejorar la comunicación.

— Diagnóstico: detectar los puntos de fricción actuales

Es esencial partir de un análisis previo de los obstáculos y problemas operativos relacionados con la comunicación interna en tu empresa. Determina cuáles son los principales cuellos de botella y áreas de desajuste derivados de no disponer de los canales adecuados para una comunicación fluida.
 

— Definir una estrategia y canales adecuados a tu empresa

Establece los mecanismos para realizar comunicaciones y garantizar el feedback en tu empresa. Determina qué deseas cambiar y bajo qué parámetros lo vas a medir, de manera que puedas observar el retorno en la forma de organizarse. Esto puede valorarse en términos de ahorro de tiempo y reducción de errores.

— Involucrar a managers y líderes de equipo

 
Asegúrate de que tu equipo y responsables de cada área entienden el nuevo sistema de comunicación, dónde y cuándo pueden consultar los datos que les afectan y qué vías tienen para comunicarse con el Departamento de RRHH, de manera que exista la máxima transparencia y se pueda hacer el máximo aprovechamiento del sistema.

— Medir el impacto y ajustar el plan

Estudia cómo está evolucionando la comunicación interna en tu empresa con el nuevo modelo y adapta tu estrategia según tus necesidades.
 

¿Cómo el portal del empleado de Zucchetti mejora la comunicación interna?

A través del software Portal del empleado de Zucchetti, el personal dispone de una herramienta de acceso a la documentación, datos de formación y productividad, su calendario de trabajo, vacaciones y todos los temas relacionados con su actividad.

Por su parte, el Departamento de RRHH cuenta con una herramienta digital de comunicación, que puede utilizar tanto para comunicaciones individuales con personas específicas de la empresa como para mensajes generales.

Integrado en un sistema completo de RRHH, Zucchetti HR, tu empresa puede tener el control de todas las áreas de gestión de la plantilla. Por ejemplo, se puede llevar a cabo el control de presencia digital y el registro del control horario, de manera que sepas cuántas horas trabaja cada persona de la plantilla, ya sea que se encuentre en la oficina o fuera de ella.

Nuestro software de RRHH también tiene amplias funcionalidades para la gestión del talento, la selección y formación de las personas, la evaluación del desempeño y la gestión de las compensaciones y los costes laborales. Te invitamos a conocer nuestra solución para seguir avanzando en el desarrollo de una cultura organizacional basada en una comunicación óptima, digital y transparente.