¿Es legal emitir facturas en papel en España?

Por el momento sigue siendo legal emitir facturas en papel, pero sólo se mantiene si no se usa ningún sistema informático para crearlas y gestionarlas.

Marco normativo actual: qué dice la ley

Con la entrada en vigor del Real Decreto 1007/2023 dentro del desarrollo normativo de la Ley Antifraude (Ley 11/2021), se exige que los sistemas de facturación cumplan requisitos estrictos de integridad, trazabilidad y conservación.

Los software que generan, gestionan o almacenan facturas deben estar adaptados a Verifactu y cumplir con la norma. Deben además incorporar tecnologías como códigos QR, hashes encadenados y firma electrónica para garantizar que los datos no se han modificado y que la factura es auténtica.

Esta normativa afecta tanto a las pymes como a los profesionales independientes, por lo que si aún no estás trabajando con un programa de facturación, lo ideal es que te adaptes a un software adaptado a Verifactu para autónomos.

Diferencia entre facturas en papel y electrónicas

Una factura es un documento físico escrito a mano, sin integridad digital certificada y con validez, sólo si no interviene un ordenador o software.

En cambio, la factura electrónica es un tipo de documento que nace digital, con trazabilidad legal (QR, hash) y que puede enviarse automáticamente a la Agencia Tributaria, para lo cual debes elegir un programa de facturación homologado. No estamos hablando simplemente de una factura en pdf, sino de una factura en el formato y condiciones que exige la normativa.
 

¿Cómo afecta VeriFactu a las facturas en papel?

VeriFactu exige que los programas de facturación que se utilicen para generar, registrar o enviar facturas cumplan una serie de requisitos técnicos; además, impide que se generen facturas en papel en gran cantidad de casos.

Requisitos técnicos de los sistemas de facturación (hashes, QR, firma electrónica)

Existen determinados requisitos que las facturas electrónicas deben cumplir para poder ser consideradas como tales:

• Integridad del contenido (no modificable una vez generado).
• Identificadores seguros que permitan demostrar que la factura se ha enviado a Hacienda.
• Automatización de envío de datos a la Agencia Tributaria en tiempo real.

Esto transforma lo que hasta ahora se consideraba “facturar en papel” en algo casi residual, porque cualquier ayuda informática (Excel, Word, sistema de numeración automática) se considera un sistema de facturación que debe adaptarse.

Calendario de implementación: aplazamiento a 2027 y qué implica

La normativa prevé que la factura electrónica sea obligatoria en la mayoría de operaciones entre empresas y profesionales en torno al año 2027, aunque ya en 2015 era obligatoria para facturas dirigidas a Administraciones Públicas.

Si te preguntas cuándo es obligatorio Verifactu en caso de que seas autónomo, debes tener claro que aún es posible adaptarte hasta el 1 de julio de 2027, mientras que si tienes una empresa, puedes hacerlo hasta el 1 de enero de ese año.

¿Cuáles son las limitaciones de facturar en papel?

Seguir facturando en papel implica notables inconvenientes para quienes han evitado digitalizar su negocio, como el riesgo de incumplir la ley si no se dan las condiciones, pero también efectos negativos en la gestión administrativa y la eficiencia.

• No tienes posibilidad de automatizar procesos, como el cálculo de los modelos tributarios o la contabilidad. Tienes que hacerlo manualmente
• Sólo es legal si no utilizas ningún sistema informático y electrónico para poder llevarlas a cabo.
• No puedes generar informes automáticos para conocer la marcha de tu negocio en tiempo real, algo que sí podrías hacer con un ERP. Tendrías que llevarlo todo manualmente, lo que consume tiempo y esfuerzo.

¿Quién puede seguir usando facturas en papel y en qué condiciones?

Hay casos en los que sí sería posible seguir haciendo facturas en papel, a pesar de Verifactu, pero se tienen que cumplir determinadas condiciones: no puede utilizarse herramientas y programas informáticos para crearlas.

• Las escribes a mano, sin recibir apoyo de software
• No utilizas Word ni Excel para crearlas, ni ningún programa para almacenarlas
• No tienes obligaciones normativas que impliquen hacer factura electrónica, como por ejemplo llevar a cabo operaciones con la administración.

¿Puedo escanear una factura en papel y considerarla electrónica?

Escanear una factura en papel la convierte en una factura digitalizada, pero no en una factura electrónica válida a efectos legales automáticamente.

Para que sea válida ante Hacienda debes:

• Que sea una copia fiel y legible.
• Que se custodie digitalmente durante al menos 4 años.
• Que se digitalice mediante un proceso homologado si deseas destruir el original.

En otras palabras, debe cumplir con Verifactu para que se pueda considerar una factura electrónica con validez legal.

¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica?

Después del aplazamiento de Verifactu, muchos se preguntan qué ocurre con la facturación electrónica y la Ley Crea y Crece. La factura electrónica es obligatoria en determinados casos, dependiendo de si hablamos de operaciones B2B, B2C o con administraciones públicas, o si se trata de una factura simplificada.

¿Cómo digitalizar tu facturación sin complicaciones?

Hay una serie de pasos imprescindibles que debes dar si quieres asumir el proceso de facturación en tu negocio.

Paso 1: Audita tu sistema actual de facturación

Revisa qué tipo de facturas emites y cómo se generan actualmente (papel, Excel, PDF, software).

Paso 2: Requisitos técnicos para cumplir con VeriFactu

Asegúrate de que el sistema que utilices pueda generar facturas con QR, hash y enviar información a Hacienda.

Paso 3: Selecciona un software certificado y homologado

Escoge una herramienta moderna que esté adaptada a los requisitos legales, que automatice el proceso y evite errores manuales, como es el caso de Solmicro ERP.

Paso 4: Migración de datos y formación del equipo

Digitaliza tus facturas antiguas si es necesario y capacita a tu equipo para manejar la nueva plataforma.

Solmicro de Zucchetti: facturación electrónica preparada para VeriFactu

La solución Solmicro ERP de Zucchetti Spain es un software de gestión empresarial avanzado e innovador, con funciones para la gestión de facturas, almacén, contabilidad, CRM, RRHH y producción. Se integra con el resto de soluciones de Zucchetti Spain y te permite dar un paso hacia delante en la digitalización de tu empresa, así como cumplir con Verifactu y la Ley antifraude.

Si deseas adaptarte a la nueva normativa y dejar atrás la facturación en papel para adoptar un nuevo enfoque de negocio, que te permita automatizar tareas, ahorrar costes y ganar tiempo, consulta con nosotros cómo implementar una solución intuitiva y perfectamente adaptada a ti.