¿Qué es un mapa de riesgos financieros laborales?

Se trata de una herramienta de análisis cuyo objetivo es identificar y priorizar los factores relacionados con la gestión de personas que pueden tener un impacto económico negativo en la empresa.

Por ejemplo, se trata de evaluar en términos económicos cuáles serían los costes inesperados de factores como el absentismo, los accidentes laborales, la rotación laboral o el incumplimiento normativo y cómo pueden afectar a tu empresa como consecuencia de la gestión de Recursos Humanos.

No estaríamos hablando simplemente de un documento estático. En realidad, es una base de trabajo que puede cambiar a lo largo del tiempo, y que debería estar plenamente alineada con los objetivos financieros de tu empresa. Por esta razón es fundamental que se pueda llevar a cabo a través de un sistema de RRHH conectado con el ERP.
 

¿Cuáles son los principales riesgos financieros de origen laboral?

Los aspectos laborales pueden suponer sobrecostes para las empresas por razones vinculadas al salario y costes laborales, rotación, incumplimiento de normas o accidentes.

Veamos uno por uno cómo pueden afectar estos riesgos a una empresa.

Riesgo de masa salarial y desviación presupuestaria

La masa salarial representa una de las partidas más relevantes dentro de la estructura de costes de muchas empresas. El problema más grave lo vemos cuando se producen desviaciones respecto al presupuesto previsto por motivos como incrementos salariales no contemplados, exceso de complementos variables o un uso desordenado de horas extra.

La realidad es que no siempre se percibe rápido. A veces el desajuste entra por pequeñas decisiones acumuladas: sustituciones más largas de lo esperado, ampliaciones temporales que se perpetúan o contrataciones urgentes con un coste superior al previsto. Cuando no existe seguimiento periódico, el cierre presupuestario acaba reflejando una desviación que ya llega tarde.

Riesgo de absentismo y baja productividad

La falta de asistencia al trabajo tiene un impacto mayor de lo que se piensa. Produce efectos en la forma de organizarse de los equipos, genera sobrecargas o implica la necesidad de pagar más horas extraordinarias o hacer sustituciones, con el consiguiente gasto laboral.

A eso se suma algo que a veces cuesta medir: la baja productividad asociada a un clima laboral deteriorado, desmotivación o mala planificación.

Riesgo de rotación y coste de reposición

Cuando las empresas contratan nuevo personal, existe el riesgo de que el esfuerzo, tiempo y gastos invertidos en su formación acaben desembocando en nada si la persona deja el empleo en poco tiempo. La reposición de personas que no han llegado a cuajar en la empresa acaba suponiendo mayores costes, ya que hay que reactivar campañas de selección.

Riesgo de incumplimiento normativo y contingencias

Existen muchos problemas derivados de incumplir normativas que pueden dar lugar a gastos inesperados. Hablamos de errores en materia de contratación, registro horario, cotización, igualdad, protección de datos laborales o gestión documental. Dichos gastos pueden ser sanciones por parte de los poderes públicos, pero también reclamaciones o conflictos judiciales por parte del personal perjudicado.

Riesgo de accidentalidad y baja por contingencias profesionales

En determinados trabajos los accidentes laborales pueden ser habituales y tener como consecuencia unos altos costes que en otro tipo de empleo no se producirían. Es esencial incorporar este factor dentro del mapa de riesgos y no tratarlo como una cuestión aislada del resto de indicadores laborales.

¿Cómo se construye un mapa de riesgos financieros laborales?

Elaborar un documento con los riesgos financieros para el área laboral de la empresa exige adoptar un enfoque que tenga en cuenta tanto los aspectos financieros como el conocimiento de Recursos Humanos.

Veamos paso a paso qué hay que tener en cuenta:

1. Identificación

El primer paso consiste en localizar qué factores laborales pueden afectar económicamente a la organización. En este punto es de gran importancia revisar los procesos de contratación, las nóminas, los turnos de trabajo, las veces que se producen bajas laborales, el cumplimiento normativo y el nivel de productividad del personal.

Sin una solución tecnológica de análisis de datos en Recursos Humanos no es fácil lograr este objetivo. La idea es detectar dónde pueden aparecer desviaciones o qué elementos tienen un mayor impacto en los costes.

2. Cuantificación

Una vez identificados los riesgos, toca traducirlos a cifras. ¿Cuánto cuesta realmente una baja media? ¿Qué impacto tiene una vacante sin cubrir durante un cierto período de tiempo? Son cuestiones como éstas las que tienen que estar bien reflejadas en el mapa de riesgos financieros laborales.

3. Priorización

El siguiente paso es decidir qué puntos son más importantes. Un hecho obvio en la gestión de las finanzas empresariales es que no todos los riesgos pesan igual.

Algunos tienen una probabilidad baja pero un impacto enorme, como por ejemplo las bajas laborales por accidente, que obligan a la contratación de nuevo personal de forma inmediata para cubrir esa vacante; otras pueden parecer el pan de cada día en una empresa (baja productividad, impuntualidad…).

Priorizar qué elementos tienen más impacto te permite ordenar el trabajo y centrar los recursos en lo que más compromete la estabilidad económica de la empresa. Por ejemplo, si hay una alta rotación, las acciones podrían centrarse en desarrollar un plan de retención del talento.

4. Plan de mitigación

Se trata de establecer medidas concretas para reducir la probabilidad del riesgo o limitar su impacto. Un plan de mitigación puede incluir cambios organizativos, más formación o simplemente establecer un seguimiento más frecuente de ciertos KPI.

5. Revisión periódica

Un aspecto que hay que tener en cuenta es que el mapa de riesgos financieros laborales debe actualizarse. Las plantillas cambian, los convenios cambian, la actividad cambia y, por lo tanto, los riesgos cambian también.

Hacer una reevaluación cada cierto tiempo te permitirá detectar nuevas posibles amenazas y comprobar si las medidas que has tomado están funcionando.

¿Qué métricas debe incluir un mapa de riesgos financieros laborales?

Existen una serie de elementos esenciales que debemos reflejar en nuestro mapa de riesgos, como la tasa de absentismo, el coste de rotación, la desviación de masa salarial, errores en nómina, horas extra e incidencia de IT.

El papel del software de RRHH en la gestión del riesgo financiero laboral

Hemos visto que el mapa de riesgos financieros implica tener en cuenta una amplia variedad de datos. Unos tienen que ver con aspectos operativos y otros con datos recogidos en el software de nóminas. Si la información está dispersa entre el área de contabilidad y la de Recursos Humanos, es imposible adquirir conocimiento de forma sistemática en lo que respecta a los riesgos financieros.

Muchas veces lo que ocurrirá al final es que, por la falta de tiempo para elaborar mapas de riesgos actualizados, se tenderá a dejar de lado este aspecto en función de otras prioridades. La tecnología te permite automatizar un área que te permitirá gestionar mejor tus riesgos para evitar sobrecostes.

El software de gestión de RRHH te ayuda justamente en ese punto. Centraliza la información, automatiza tareas administrativas, mejora la trazabilidad y facilita el seguimiento de indicadores clave para anticipar desviaciones. De esa manera, la empresa no solo gana eficiencia operativa, sino capacidad real para gestionar el riesgo con una visión más completa.

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