¿Qué es una tarjeta de gastos de empresa?

Las tarjetas de gastos empresariales son una opción muy habitual para facilitar las operaciones que requieren el pago con tarjeta de débito o crédito. Se trata de un tipo de tarjeta que permite facilitar la gestión de gastos corporativos, ya que el personal puede utilizarla para realizar determinadas compras de suministros o realizar el pago de servicios.

¿Cuáles son las principales ventajas de las tarjetas de gastos empresariales?

Sin las tarjetas empresariales, muchas operaciones serían mucho más difíciles de llevar a cabo, ya que se requeriría realizar el pago en el momento de la compra y es muy probable que el personal no siempre esté dispuesto a anticipar el dinero para que posteriormente se le reembolse en la nómina. Además, es imprescindible ajustarse a la política de gastos corporativos y asegurar el cumplimiento de la normativa laboral en esta materia.

Mayor control y visibilidad del gasto en tiempo real

Las tarjetas permiten visualizar en cada momento para qué se han usado las tarjetas, quién lo ha hecho, cuánto ha gastado y en qué tipo de operaciones. Además, permite establecer límites de gasto o bloquear la tarjeta en caso de necesidad.

Reducción del proceso de justificación de gastos

Los gastos de viaje y las operaciones bancarias asociadas a estos se podrían contabilizar automáticamente y realizar la conciliación bancaria entre gastos y movimientos, lo que ahorraría mucho tiempo a las personas de tu equipo. Además, evitaría tener que justificar posteriormente los gastos con la documentación pertinente, ya que se haría en tiempo real.
 

Eliminación del anticipo de efectivo para empleados

Una de las grandes ventajas es que ya no tendrá que entregarse un anticipo en efectivo, donde el control del gasto es más difícil y donde también es más complejo justificar las operaciones.

Así, por ejemplo, en lugar de entregar dinero en efectivo para gasolina, se entrega una tarjeta corporativa para realizar el pago, lo que facilita contabilizar gastos de viaje.

Integración con el software de gestión de viajes y gastos

La integración de las tarjetas bancarias con las herramientas de gestión facilita la supervisión y aprobación de los gastos, permite actuar con celeridad ante cualquier incidencia y ayuda a asegurar un flujo de datos ágil y eficaz entre los distintos departamentos involucrados, desde el área de contabilidad que debe contabilizar los gastos de viaje hasta el área de Recursos Humanos.

Facilitación del cumplimiento de la política de gastos corporativa

Las tarjetas bancarias de empresa son una herramienta de gran ayuda para garantizar el cumplimiento normativo en los gastos de viaje y llevar el control de cada nota de gastos.

Gracias a éstas podrás tener un mayor control y transparencia en las operaciones, así como realizar un seguimiento eficaz de la trazabilidad de las transacciones para garantizar el cumplimiento normativo y poder desgravar las deducciones que correspondan, con las facturas y tickets que justifiquen las operaciones.

¿Qué tipos de tarjetas de gastos corporativas existen?

Generalmente, hablamos de tres tipos de tarjetas de empresa: las tarjetas de crédito, las tarjetas prepago y las tarjetas virtuales.

Tarjetas de crédito corporativas

Son tarjetas que están asociadas a una línea de crédito de la empresa, por lo que el gasto no se efectúa en el momento, sino posteriormente, según las condiciones de la tarjeta.

Tarjetas prepago para empleados

Son tarjetas que previamente tienen que haber sido recargadas para contar con un saldo determinado que permita utilizarlas.

Tarjetas virtuales para gastos online

Sólo pueden utilizarse en operaciones online, para compra en comercios electrónicos, por lo que limita en parte su uso.

¿Cómo funciona la gestión de gastos con tarjeta corporativa paso a paso?

El funcionamiento de las tarjetas de gastos funciona de manera muy sencilla: sólo hay que asignar límites desde el software de gestión y cuando se utilicen las tarjetas se podrán ver los gastos registrados y realizar la conciliación de forma automática.

Esto proceso se lleva a cabo en tres pasos clave:

Asignación de límites y políticas de gasto

Los responsables de gestión pueden establecer unos límites para cada tarjeta conforme a las políticas de gasto de la empresa y el uso al que vaya destinada según el portador.

Registro y digitalización del gasto en el momento

Los datos se registran de manera automática cuando se utilizan, por lo que todo se hace digital y no hace falta traspasar los datos al programa posteriormente.

Conciliación automática con la contabilidad

Las operaciones se concilian a nivel contable, con sus respectivos asientos contables, sin necesidad de que tenga que llevarse a cabo de manera manual, lo que ahorra mucho tiempo y evita errores.

¿Qué debe incluir una política de tarjetas de empresa eficaz?

Las tarjetas de empresa para gastos de viaje deben regirse por una política donde se establezcan los límites por persona y las operaciones o categorías en los que se puede utilizar, de manera que no exista un riesgo de que se utilicen de manera indebida.

¿Cómo integrar las tarjetas de gastos con el software de viajes corporativos?

Las tarjetas de gastos están en conexión con el software de gestión de gastos de viajes de empresa ZTravel. Se pueden establecer límites de gasto y controlar las transacciones. Así todo queda reflejado en tiempo real.

El software de gestión de viajes corporativos permite también realizar un seguimiento y análisis de los gastos de viaje, comparar si las operaciones realizadas se corresponden con la política de viajes corporativos y si se cumplen los límites en aspectos como hospedaje o transporte.

¿Por qué digitalizar la gestión de notas de gastos y cómo ZTravel puede ayudarte?

Nuestro software de gestión de viajes puede ser una herramienta de gran utilidad para controlar y optimizar el uso de las tarjetas de empresa. A través de este tipo de solución, es posible centralizar, automatizar y supervisar todos los gastos vinculados a los viajes corporativos.

Esto permitiría en primer lugar mejorar la organización de los viajes de negocio, estableciendo un presupuesto límite a partir del cual ya no se pueda utilizar la tarjeta, de manera que la organización pueda mantener los gastos bajo control y asegurar la rentabilidad del viaje.

Por otra parte, el hecho de que las operaciones se paguen con tarjeta bancaria hace que todo resulte mucho más transparente y haya un mayor control de los gastos de viaje que si se utilizara efectivo, donde es mucho más difícil verificar a qué se ha destinado el presupuesto y si ha habido intentos de fraude.

Este tipo de software es un apoyo para el gestor de viajes corporativos, ya que ayuda en la planificación y facilita la gestión de los reembolsos posteriores, ya que se integra con el sistema de nómina, de manera que permite automatizar el cálculo de los gastos reembolsables para cada persona empleada. Además, también se integra con la solución de gestión contable, lo que facilita la contabilización automática de las facturas de gasto y las operaciones bancarias.

Desde Zucchetti Spain te invitamos a conocer de primera mano la solución ZTravel, para la gestión de tus gastos de viaje, de manera que puedas centralizar la planificación y gestión de viajes en una herramienta y controlar las operaciones para optimizar el gasto y maximizar la rentabilidad y el bienestar de tu personal.