Cuando el ERP deja de ser una solución y se convierte en el problema

Posiblemente adoptaste tu sistema ERP hace algunos años para adaptarte a la transformación digital. Durante este tiempo ha sido una herramienta que se ha ido consolidando en los procesos de tu negocio. Pero tu empresa ha cambiado y ha crecido. Y ahora tienes nuevas necesidades que no están cubiertas por un software que falla más de lo que esperabas.

Los problemas se ven muy habitualmente cuando hay descoordinación entre ventas o producción. O si cada área de la empresa trabaja con bases de datos independientes, no sincronizadas, y responsables de distintas áreas tienen que tomar decisiones sin demasiada información en tiempo real.

A veces el problema es que no sabes qué es un ERP y lo usas simplemente como un programa para hacer facturas. Pero debemos tener una visión más amplia y entender el valor que aporta al negocio. Si estás en una situación, sin lugar a dudas ha llegado el momento de cambiar de ERP a un solo ecosistema que te permita gestionar todos los procesos de tu negocio y tener visibilidad de los datos.

Veamos cuáles son las señales más importantes que deberían alertarte de la necesidad de un cambio de ERP.

Señal 1: Tu equipo complementa el ERP con Excel de forma habitual

Si estás todavía usando Excel para algunas tareas, es porque quizás a tu ERP le faltan funcionalidades. No hay una buena coordinación entre tu equipo porque las herramientas se están dispersando y hay limitaciones que afectan a tu capacidad de trabajo.

Por qué Excel no es un síntoma menor

El problema principal de trabajar con Excel es la duplicidad de datos. La información de un archivo Excel puede ser distinta en un ordenador y en otro, si estás enviando documentos por email.

Por otra parte, a veces también puede ser difícil de localizar. Y lo mismo vale si trabajas con documentos compartidos; por lo general, esto estará aislado del resto de las necesidades de gestión de la empresa, por lo que a contabilidad no le sirve de mucho que se le envíen facturas o informes en Excel y tener que rellenar documentos tributarios manualmente.

Cómo identificar si tu empresa ya depende del «Excel paralelo»

Tienes simplemente que analizar los distintos procesos y tareas que lleva a cabo tu personal cada día. Si el Excel es una herramienta imprescindible para trabajar, entonces claramente se está convirtiendo en una extensión de tu programa ERP.

El coste real de los datos fuera del sistema

La dispersión de datos hace todo más complejo. Son horas y horas todos los años que se malgastan en buscar datos que se podrían haber encontrado en segundos con un software ERP con toda la información centralizada. Y muchas tareas manuales que se podrían haber hecho automáticamente te están costando dinero.
 

Señal 2: El sistema no acompaña el crecimiento de la empresa

Si tu ERP no se adapta a las necesidades de tu empresa cuando estas cambian, es una herramienta que se está quedando pequeña.

La automatización de procesos con ERP es uno de los principales beneficios de utilizar esta herramienta; si el programa de gestión, sin embargo, no te ayuda a lograr ese objetivo, no está cumpliendo su función.

Más usuarios, más sedes, más procesos: el ERP que no escala

Hay distintas formas en las que tu negocio puede presentar cambios que requieren una transformación inteligente en el uso de software. Si aumenta el número de personas en plantilla que necesitan acceso al programa; si abres sucursales de tu empresa en otras ciudades y necesitas que puedan acceder al mismo sistema; o si tu negocio evoluciona de alguna forma en la que necesite nuevos procesos que hasta ahora no estaban sincronizados; en todos esos casos necesitas cambiar de ERP si la herramienta que usabas hasta ahora no es suficiente.

El caso contrario: ERP sobredimensionado para tu realidad actual

Existe también el extremo contrario. Que quieras cambiar de programa de gestión porque la solución que estás usando ahora es demasiado grande y compleja para que resulte funcional para tu negocio. Quizás, incluso, estás pagando demasiado por el software y las herramientas que realmente necesitas. Es importante que conozcas los distintos modelos de pago de un software ERP.
 

Señal 3: Tu ERP no cumple con la normativa española vigente

Este es un problema serio y debería ponerte sobre aviso. Tu ERP tiene que ser una solución certificada, que cumpla con la normativa vigente.

Factura electrónica obligatoria y Ley Crea y Crece

Todos los sistemas ERP tienen que estar diseñados para cumplir los cambios que conlleva la Ley Crea y Crece. Las facturas tienen que ser electrónicas y permitir el control de la trazabilidad, no ser un mero documento pdf.

Verifactu

Tus facturas tienen que cumplir también con Verifactu y la Ley Antifraude. Las facturas tienen que tener un código QR, los programas de facturación que usan las empresas tienen que ser soluciones ERP certificadas, que permitan enviar los registros de facturación a la AEAT.

Los ERP que ya no se actualizan:

Los programas ERP a medida para tu empresa tienen que actualizarse. Si no lo hacen, es porque el proveedor hace tiempo que no presta soporte son también un problema. Las leyes cambian y las herramientas de software tienen que adaptarse, como mínimo a la Ley Antifraude y Ley Crea y Crece. Si no, es imprescindible cambiar de ERP para evitar posibles sanciones.
 

Señal 4: La información de tu empresa vive en silos sin conexión

El área de ventas funciona de una forma y dispone de acceso a unas bases de datos; en la parte de Producción tienen sus propios programas y no hay datos conectados. Todo funciona mediante emails, o dicho de otra forma, de una manera muy rudimentaria donde es fácil que se cometan errores. Ahí hay un claro signo de que necesitas cambiar.

Cuando cada departamento tiene su propia «verdad»

Que la información esté distribuida en distintos silos no es solamente un problema operativo o de acceso a la información. En más de una ocasión va a haber malos entendidos entre el personal y va a ver pedidos u órdenes de producción que se van quedar fuera, o decisiones que se tomen sin tener toda la información a mano.

El impacto de los datos desconectados en la toma de decisiones

La falta de información en tiempo real provoca que los equipos de cada departamento actúen de forma descoordinada. Hay aspectos como la gestión del inventario o la producción donde hace falta tener datos en tiempo real para hacer una buena planificación, controlar los tiempos de reposición y evitar los cuellos de botella.
 

Señal 5: El soporte de tu proveedor ya no responde como debería

Tienes una herramienta ERP. Pero tu proveedor no te da un servicio de calidad. Quieres evolucionar y no te lo están permitiendo. Quizás por las propias limitaciones del a herramienta, o simplemente, te falta conocimiento sobre ésta, y quienes lo gestionan no lo están llevando a cabo.

Contar con un partner tecnológico que te acompañe en la puesta en marcha y seguimiento de tu sistema ERP es determinante para que no haya problemas. Hay dos dificultades claras que pueden afectarte.

Señales de que tu proveedor ha dejado de invertir en el producto

Es posible que ya no respondan a tus mensajes, o lo hagan demasiado tarde. O tal vez estás viendo más de un problema técnico en la herramienta que nunca se termina de solucionar. No deberías estar arrastrándolo en el tiempo, sino empezar a tomar ya claramente la decisión de cambiar de ERP.

Qué es un ERP huérfano y por qué es un riesgo crítico

Los programas ERP huérfanos son aquellos a los que no se da mantenimiento. Es un problema serio para todo negocio, ya que se pueden presentar problemas de todo tipo: no se adaptan a la nueva legislación o presentan, incluso, problemas de ciberseguridad que no se han resuelto. Los datos de tu negocio deberían estar siempre a salvo, y si tu proveedor no trabaja para que eso sea así, deberías tomar cartas en el asunto.
 

Preguntas frecuentes sobre el cambio de ERP

Veamos algunas cuestiones más que debes tener claras sobre cuándo es el mejor momento para cambiar de programa de gestión.

¿Cuánto tiempo lleva migrar de ERP?

Depende de cuántos silos de información y herramientas tengas ahora mismo. Pero no debería ser un proceso complicado en una PYME si hay una buena actitud hacia el cambio por parte de todo el personal y un liderazgo consistente en la empresa.

¿Se pierden los datos históricos al cambiar de sistema?

No, se pueden migrar los datos de manera sencilla al nuevo sistema, de manera que puedas visualizar enseguida toda la información que tenías hasta ahora de tu negocio.

¿Cuál es el mejor momento del año para hacer la migración?

El mejor momento es cuando estás en una situación de cambio y transformación en tu negocio. Hay empresas que aprovechan la temporada baja para realizar estos cambios, o esperan a hacerlos a finales de año para empezar el nuevo ejercicio con los sistemas correctos. Lo importante es que no lo dejes para mañana porque es tu negocio el que está sufriendo ahora los inconvenientes de no hacerlo; y todo eso supone un coste oculto que va lastrando tus beneficios cada día, aunque no te des cuenta.
 

Zucchetti: un ERP que crece contigo y cumple con la normativa española

En Zucchetti queremos ayudar a tu PYME a que pueda salir de la situación en la que está. Si hay dispersión de datos y no cuentas con un software de gestión centralizado, que te aporte la máxima escalabilidad y capacidad de personalización, es evidente que necesitas cambiar de ERP.

Pero incluso si hasta ahora has venido trabajando con una herramienta tradicional puede que no te quede otra opción. Adaptarse a Verifactu y la facturación electrónica son requisitos legales que entrarán en vigor en los próximos años, por lo que cuanto antes hagas el cambio, mejor preparado estarás para enfrentar el futuro.

Con nuestro ERP para autónomos y microempresas podrás cumplir la normativa, mejorar la eficiencia e integrar todos los procesos de tu negocio para que no haya más duplicidad de datos y tu herramienta pueda adaptarse en cada momento a lan necesidades de la empresa.