Obsoleto no siempre significa «hay que cambiarlo»

Antes de avanzar con este asunto, queremos aclarar que el hecho de que un ERP sea antiguo o esté obsoleto en términos de interfaz no significa que no sea útil y funcional. Ya hablamos anteriormente sobre las funcionalidades de un ERP, y seguramente ya las tengas claras. Hay empresas que pueden seguir trabajando con el mismo ERP, pero necesitan aplicar algunas mejoras si no está actualizado.

Por ejemplo, hay pequeños negocios que usan programas a medida que se hicieron mucho tiempo atrás, y por tanto, no están adaptados a Verifactu o la factura electrónica. En este sentido no es necesario cambiar de ERP, siempre que puedas utilizar nuestra API Verifactu para asegurarte de que cumples la normativa.

La diferencia entre un ERP obsoleto y un ERP mal configurado

Hay que tener claro, por otra parte, que un ERP que se ha quedado antiguo no es lo mismo que un ERP que no se ajusta realmente a las necesidades de tu empresa. Los sistemas hay que parametrizarlos correctamente para que puedan aportar el máximo valor a tu negocio.

La gran pregunta no es, por tanto, si tengo o no un ERP, sino qué ERP tengo y si se ajusta a mi empresa. Como ya sabes, existen diferentes modelos de pago de un software ERP. Hay negocios en los que se opta por la solución más económica o competitiva y donde no se da una gran importancia al software; pero es que para analizar la rentabilidad y los procesos de un negocio relativamente complejo es necesario contar con un sistema de gestión empresarial avanzado, y preferiblemente con IA.

Cada empresa tiene unas características y necesita unos módulos distintos; por eso, independientemente de la tecnología que uses, hay que pensar que la configuración y puesta en marcha del ERP es un aspecto importante, y debe hacerse bien para que sacarle el máximo partido.

Cuándo tiene sentido actualizar en lugar de migrar

Existen situaciones en las que no necesariamente te conviene cambiar de ERP. Por ejemplo, si tienes un negocio pequeño, con un ERP a medida, donde lo único que necesitas es un sistema que te permita cumplir con Verifactu, como hemos apuntado.

Pero también en caso de que tu ERP se pueda conectar a otros sistemas que ahora mismo no tienes, pero serían necesarios, como un software de RRHH o un sistema MES.
 

Capa 1: Obsolescencia técnica

Esto se produce cuando el software de gestión empresarial utiliza tecnologías desactualizadas que dificultan su mantenimiento o comprometen su seguridad. También cuando el software que usas limita tu capacidad para integrar el sistema con otras aplicaciones que serían necesarias.

Versiones sin soporte oficial del fabricante

Este es un problema serio y una razón clara para cambiar de ERP. Cuando una versión llega al final de su ciclo de vida, el proveedor puede dejar de ofrecer actualizaciones de seguridad y asistencia técnica, lo que puede implicar vulnerabilidades que pongan en peligro tus datos.

Coste de mantenimiento que supera el valor que aporta el sistema

El mantenimiento de un ERP antiguo puede convertirse en una carga económica considerable. Si estás gastando de más en mantener tu software actualizado, quizás haya llegado el momento de estudiar alternativas.

Imposibilidad de integrarse con herramientas modernas

La capacidad de integración es uno de los requisitos fundamentales de los ERP. La integración de procesos es decisiva para trabajar de forma eficiente. Si se están produciendo duplicidades y hay una mayor dependencia de los procesos manuales por la falta de integración, sería un buen momento para cambiar de ERP.
 

Capa 2: Obsolescencia operativa

Un ERP puede funcionar a nivel técnico y, sin embargo, no servir para nada a tu empresa. Esto es lo que conocemos como obsolescencia operativa, y se produce cuando el software de gestión empresarial deja de responder adecuadamente a las necesidades y procesos de la empresa.

Hay varios motivos por los que se puede haber llegado a esa situación.

Lentitud, errores frecuentes e interfaz que nadie quiere usar

Un ERP debe facilitar el trabajo de los distintos departamentos de la empresa. Si no lo hace porque el software resulta poco intuitivo o da fallos constantes, estamos en una situación de obsolescencia operativa. Y una mala experiencia de usuario puede estar dando lugar a que parte del personal acabe usando hojas de Excel para ciertas tareas.

¿Estás en una situación similar? Es necesario identificar sus causas para determinar si basta con optimizar el sistema o si resulta imprescindible modernizarlo.

Informes que no reflejan la realidad del negocio en tiempo real

Uno de los objetivos fundamentales de un ERP es centralizar la información empresarial para facilitar la toma de decisiones. Es lo que se espera de este tipo de herramienta y no deberías conformarte con menos.

Pero, ¿y si resulta que el software no permite acceder a información suficientemente actualizada? Pues que la empresa pierde visibilidad sobre sus operaciones y podría tomar decisiones basadas en datos desfasados, con todo lo que eso implica.

Procesos que el ERP debería automatizar pero siguen siendo manuales

La automatización de procesos es una de las principales ventajas de los sistemas ERP. Su función consiste en reducir las tareas administrativas repetitivas y facilitar la coordinación entre los departamentos.

Cuando resulta que el ERP con el que trabajas no ha acabado de resolver este problema, es necesario tomar una decisión y cambiar a un software que sí te permita hacerlo.
 

Capa 3: Obsolescencia normativa

De esta situación hablábamos anteriormente. Hay ERP que funcionan a nivel técnico e incluso puede tener los módulos de gestión que necesitas. Pero si no se han actualizado con la legislación puede que ya no puedas utilizarlos.

ERP sin certificación Verifactu

Es el caso más paradigmático. Empresas y autónomos tendrán que adaptarse en 2027 a la nueva normativa, y si no es así, se corre el riesgo de sanciones por incumplir la Ley Antifraude. Necesitas evolucionar y empezar a trabajar con un ERP con certificación Verifactu.

Factura electrónica obligatoria y la Ley Crea y Crece

Es un cambio cuya puesta en vigor se anuncia para 2027-2028. Aún así, hay muchos ERP que no se van a adaptar, o no están adaptados. La mayoría de programas permiten emitir facturas y descargarlas en pdf, pero una factura electrónica es un aspecto muy distinto y debe tener un formato determinado para que pueda considerarse como tal.

Cuando el fabricante no va a actualizar el sistema para cumplir la normativa

Un caso claro de obsolescencia normativa es, sencillamente, cuando el fabricante no va a adaptarse a la nueva legislación. Puede ser que sea porque no tiene obligación de hacerlo, si es una normativa que afecta a nivel nacional en España y se trata de un software internacional.

O tal vez el motivo sea, simplemente, que el fabricante haya cerrado o vaya a cerrar, aunque tú sigas usando el software. En circunstancias así el cambio de ERP es una opción perfectamente lógica.
 

Autoevaluación: ¿En qué punto está tu ERP?

No queremos que tomes la decisión de cambiar de ERP de forma precipitada. Se trata de un aspecto estratégico de gran envergadura, que va a tener un impacto positivo en tu negocio si optas por una solución ERP avanzada como Solmicro ERP.

Lo que cuenta realmente es que partas de un diagnóstico inteligente. ¿Cómo está ahora mismo tu empresa? ¿Se siguen usando hojas de cálculo? ¿Hasta qué punto el personal de la empresa está trabajando con silos de información y hay problemas de duplicidad y falta de coordinación? Tu equipo tiene que sentarse y hablar sobre lo que todo esto supone para la productividad.

Checklist de 10 preguntas para hacer el diagnóstico

Una manera de evaluar la situación de tu empresa con respecto al ERP es plantear un listado de preguntas a tu personal, en especial a aquellos que trabajan con el software de la empresa o desempeñan funciones administrativas.

Algunas preguntas que puedes hacerles son:

• ¿El ERP funciona con lentitud o se bloquea con frecuencia?
• ¿Tienes que introducir los mismos datos varias veces en diferentes aplicaciones?
• ¿Necesitas utilizar hojas de Excel para realizar tareas que debería resolver el ERP?
• ¿Te resulta complicado encontrar información o completar operaciones habituales?
• ¿Los informes del ERP contienen datos desactualizados o requieren comprobaciones manuales?
• ¿Dedicas demasiado tiempo a tareas repetitivas que podrían automatizarse?
• ¿Tienes dificultades para compartir información con otros departamentos?
• ¿El ERP presenta problemas al conectarse con otras herramientas que utilizas en tu trabajo?
• ¿Has tenido que modificar tu forma de trabajar porque el ERP no permite realizar determinadas operaciones?
• ¿Consideras que el ERP dificulta tu trabajo en lugar de facilitarlo?

Cómo interpretar los resultados: optimizar, actualizar o migrar

En función de las respuestas de tu personal, según la puntuación que hayas obtenido en cada respuesta, puedes elegir entre tres decisiones: optimizar el software (si es una herramienta a medida), actualizarlo o migrar a un nuevo sistema.
 

¿Qué opciones tienes una vez detectada la obsolescencia?

Terminado el autodiagnóstico, lo que nunca debe hacer tu empresa es quedarse paralizada.
Hay que actuar y no tener miedo al cambio, ya que no hacerlo ahora supone mayores riesgos para el futuro conforme las tecnologías avancen y tu negocio se vaya quedando atrás.

Como decíamos, hay 3 acciones distintas que se pueden llevar a cabo.

Actualización de versión

Si estás usando un software anticuado, la solución más básica sería actualizarlo. Así no daría tantos fallos a nivel técnico y podría ser una opción mucho más segura.

Modernización modular

Otra posibilidad es que tu ERP se haya quedado pequeño. Necesitas trabajar los módulos, parametrizar y configurar bien cada uno para que se ajuste a tus necesidades y facilitar los procesos del personal.

Migración completa

La última opción sería cambiar de software ERP. Pero, aunque sea la última, en muchos casos acaba siendo inevitable. En un post anterior te explicamos cómo migrar a un ERP en la nube. Los programas obsoletos tienden a ser una fuente de problemas a nivel técnico y de seguridad, pero también afectan al negocio. Optar por la transformación digital te ayudará a dejar atrás esos problemas y poder centrarte en la rentabilidad de tu empresa.
 

Zucchetti: diagnóstico gratuito del estado de tu ERP actual

Sabemos que cada empresa es un mundo. Unos contrataron un software ERP antes y otros lo hicieron después; algunos se han desarrollado su propio sistema y otros trabajan con un distribuidor o una empresa de informática externa.

Da igual cuál sea tu situación. Si estás barajando seriamente cambiar de ERP y necesitas asesoramiento para tomar una buena decisión y establecer bien desde el principio las bases de tu éxito en la gestión y administración empresarial, te invitamos a contactar con nosotros.

Zucchetti Spain permite contratar ERP en la nube para pymes y autónomos, así como la solución Solmicro ERP en versión generalista y en múltiples soluciones verticales especializadas, se puede conectar con el resto de soluciones de Zucchetti y facilita la integración de todo tu negocio para que puedas ser más eficiente.