¿Qué es el stock de seguridad?

 

Lo primero es tener claro qué es el stock de seguridad. Se trata del inventario extra que disponemos en el almacén para que en ningún momento te falten productos y puedas hacer frente a cualquier imprevisto. Así, por ejemplo, si en un momento dado se produce un crecimiento inesperado de la demanda, podrás atender esas ventas y no perderlas antes de volver a pedir productos a tu proveedor.

Hoy día las empresas han evolucionado hacia una gestión de almacén inteligente, donde se realizan pedidos a proveedores de manera automatizada y anticipada para evitar situaciones de rotura de stock a través de un software de gestión de almacenes conectado con el ERP.
 

¿Por qué es importante mantener un stock de seguridad en tu almacén?

 

Hay muchas razones por las que es importante que tu empresa mantenga un stock de seguridad: por ejemplo, pérdida de ventas, retrasos, devoluciones, deterioro de la percepción de tu marca.

Evitar la rotura de stock y sus consecuencias

Cuando no cuentas con un stock de seguridad, puedes verte en situaciones de rotura de stock; es decir, no puedes servir los pedidos a tus clientes porque careces de existencias.

Y hasta que tus proveedores o tus centros de producción envíen las unidades que faltan a tus almacenes puede pasar cierto tiempo. Cada día que pasa es dinero y clientes que estás perdiendo.

Absorber variaciones inesperadas en la demanda

No sabes cuándo va a haber un pico de ventas. Puede producirse por una situación completamente inesperada. Por ejemplo, que una campaña de anuncios haya funcionado especialmente bien, contra todo pronóstico. Si resulta que en tu almacén no puedes cubrirla, lo que en un principio podía haberse convertido en un éxito ahora podrá ser una situación comprometida.

Protegerse ante retrasos de proveedores

Una cadena de suministro no es perfecta. A veces los proveedores pueden fallar por cualquier motivo: un problema en una máquina, o una cierta saturación en el área logística, puede dar lugar a que tus mercancías lleguen más tarde, con lo que no puedas abastecer a tus clientes.
 

¿Cómo calcular el stock de seguridad? Fórmulas y métodos

 

El cálculo del stock de seguridad se realiza a partir de dos posibles fórmulas, en las que intervienen distintos elementos: la fórmula básica y otra más avanzada, basada en el nivel de servicio.

Fórmula básica del stock de seguridad

Con estos datos, ya podrías saber cómo calcular el stock de seguridad que necesitas mediante la siguiente fórmula.

Stock de seguridad = (Plazo máximo de entrega – Plazo normal de entrega) × Demanda mediaA partir de esta fórmula, puedes determinar la cantidad de productos que necesitas disponer en almacén para poder esperar el plazo de entrega para el siguiente pedido. Siempre que tus existencias se reduzcan al stock de seguridad, debes realizar automáticamente un pedido a tu proveedor para que no se produzca una rotura de stock, que es uno de los problemas en la gestión de almacén más habituales.

Aquí es preciso entender las diferentes variables:

• Demanda media: consiste en el número medio de productos que se solicitan habitualmente en un determinado período de tiempo
• Plazo de entrega: se trata del tiempo habitual de entrega que suele tardar tu proveedor
• Plazo de entrega máximo: aquí se consideraría el tiempo máximo de entrega, es decir, considerando los retrasos

 

Fórmula avanzada basada en nivel de servicio (Z-score)

La fórmula avanzada de stock de seguridad basada en nivel de servicio (Z-score) se utiliza cuando la empresa ya tiene histórico de demanda y quiere controlar estadísticamente el riesgo de quiebres de stock.
 

SS= Z × σD​ × √ LT​Las variables que debes tener en cuenta son las siguientes:

SS = Stock de seguridad
Z = Factor Z según nivel de servicio deseado
LT = Lead Time promedio
σD = Desviación estándar de la demanda

Ejemplo práctico de cálculo paso a paso

Aplicando esta fórmula, veamos cómo calcular el stock de seguridad.

Supongamos que partimos de los siguientes datos:

• Demanda promedio diaria = 500 unidades
• Desviación estándar diaria = 80 unidades
• Lead time = 7 días
• Nivel de servicio = 95%
• Z = 1.65

 

SS = 1.65 x 80 x √ 7 = 349 unidadesPor tanto, debemos interpretar que para los datos indicados, la empresa debería mantener 349 unidades extra para cubrir las variaciones normales de la demanda durante el tiempo de reposición, de manera que se pueda tener hasta un 95% de disponibilidad.
 

¿Qué factores influyen en el nivel de stock de seguridad óptimo?

 

Existen distintos elementos que debemos tener en cuenta para mantener un nivel de stock suficiente que nos ayude a cubrir la demanda y hacer frente a los posibles imprevistos. Principalmente, hablamos de 4 elementos: demanda, plazos de entrega, nivel de servicio y estacionalidad.

Variabilidad de la demanda

Debes considerar que la demanda tiene fluctuaciones, por lo que no siempre se va a producir una situación normal, sino que va a haber épocas de mayor y menor demanda.

Fiabilidad y plazos de entrega de los proveedores

Considera que tus proveedores pueden tener distintos plazos de entrega, y éste puede variar por temporada. No es lo mismo el plazo máximo de entrega en una época de alta demanda que en un momento de menor demanda. Un buen plan de trazabilidad debe reflejar el tiempo medio de entrega de cada proveedor.

Nivel de servicio deseado

El nivel de servicio es un indicador que mide la capacidad de una empresa para satisfacer la demanda de sus clientes sin quedarse sin existencias. Debes determinar hasta qué punto puedes satisfacer la demanda de manera óptima. En el ejemplo anterior hemos indicado un 95% de nivel de servicio, lo cual implica que sólo perderías el 5% de los pedidos en caso de que tuvieras que utilizar tu stock de seguridad.

Estacionalidad y rotación del producto

Debes tener en cuenta también la tasa de rotación de stock. Ya sabes que algunos artículos presentan fuertes variaciones estacionales, lo que puede aumentar considerablemente las ventas en determinadas épocas o campañas.

Analizar la estacionalidad permite ajustar correctamente el stock de seguridad y evitar tanto roturas de stock como exceso de inventario.
Por otra parte, ten en cuenta que el coste de posesión de stock de cada producto en tu almacén, considerando que hay mercancías cuyas ventas pueden crecer o reducirse a lo largo del tiempo, ya que la demanda no es constante y está sujeta a muchos factores.
 

 

¿Cuál es la diferencia entre stock de seguridad y punto de pedido?

 

Hay dos conceptos que conviene no confundir. El stock de seguridad es una cantidad extra de inventario para protegerte contra la incertidumbre, ya que es imposible prever con total seguridad y precisión cuánto se va a vender. El punto de pedido, en cambio, refleja el momento exacto en el que se debe realizar una orden de recompra para ir bien de tiempo.

¿Cómo automatizar el cálculo y control del stock de seguridad?

 

Es imprescindible conectar datos de ventas, inventario y compras para que el sistema recalcule automáticamente datos como la demanda promedio, la desviación estándar o el punto de pedido.

La gestión de almacén con ERP puede ser útil, pero si además quieres tener un control eficaz de todos los procesos de almacén, necesitas una solución de gestión de almacenes con la que puedas controlar picking, trazabilidad, ubicaciones, expediciones y recepciones.

Las empresas que cuentan con un ecosistema de gestión ERP-SGA conectado tienen un mayor control sobre su nivel de servicio, lo que les permite hacer frente a la incertidumbre para no quedarse en situaciones de rotura de stock y realizar las órdenes de recompra de forma eficiente para no perder recursos.
 

¿Cómo ayuda el SGA de Zucchetti a gestionar tu stock de seguridad?

 

Nuestro consejo es que optes por un ecosistema único de datos, de manera que tu almacén y tu área de ventas estén plenamente alineados. Muchos de los problemas en las empresas vienen de que no hay un control eficaz del inventario logístico, ni se prevé la demanda con demasiada precisión, lo que da lugar a que se pierdan ventas o que te quedes rápidamente sin stock y no puedas cubrir la demanda.

¿Qué resultados tiene eso? Efectivamente: pierdes clientes y competitividad. Si quieres que tu negocio vaya un paso por delante, las soluciones ERP y SGA de Zucchetti trabajando de forma conectada y sincronizada te ayudarán a que tu comercio funcione como un reloj y puedas evitar situaciones de exceso o escasez de stock.