A menudo, la mejor manera de encontrar respuestas es haciéndose las preguntas correctas. Incluso cuando se trata de elegir un sistema de gestión ERP para la empresa.
¿Qué tipos de ERP existen?
En primer lugar, conviene aclarar qué procesos deben mejorarse para saber exactamente qué pedir al sistema. A menudo puede existir la necesidad de adoptar una solución vertical, es decir, específica para el sector de actividad propio. Una solución de este tipo puede evolucionar al ritmo de la empresa (de ahí que los sistemas de gestión dotados de flexibilidad y modularidad escalable sean tan útiles).
¿Cuáles son los mejores sistemas de gestión en la nube?
Para hacer un buen viaje se necesita una buena compañía, es por ello que, antes de hacer frente a cualquier inversión, es bueno preguntarse si la empresa elegida como socio tecnológico reúne las características de fiabilidad, capacidad y competencia y si puede brindar las actualizaciones adecuadas.
¿Cuál es la mejor solución para mi empresa?
Será la usuaria final, o sea, la empresa, quien decida el nivel de facilidad de uso del sistema de gestión y solicite determinadas características (interfaz intuitiva, usabilidad real, posibilidad de monitorizar la actividad con indicadores de rendimiento, interoperabilidad, compatibilidad con las políticas corporativas y de seguridad, etc.).
Por tanto, elegir el sistema de gestión perfecto para la empresa no es fácil, al igual que tampoco lo es la transición del sistema de gestión antiguo al nuevo ERP, que siempre debe abordarse con cuidado y no de forma precipitada. Ciertamente, no es casualidad que la mayoría de empresas perciban el cambio a un nuevo sistema de gestión como algo poco agradable.
Y, sin embargo, no hay dudas del éxito: un sistema de gestión de última generación y adecuado para dar soporte a la organización permite marcar la diferencia y garantizar sencillez, escalabilidad, estandarización, seguridad y eficacia. Y ahí no hay debate posible. Al tener que lidiar, por un lado, con una cantidad de información cada vez mayor que debe gestionarse de manera eficiente y rápida y, por otro, con la necesidad de reducir o, mejor aún, eliminar los despilfarros, las redundancias y los errores, elegir un nuevo sistema de gestión es una obligación que a menudo no puede postergarse. Pero ¿cómo elegir un ERP? ¿Y por qué la opción más común hoy en día es el sistema de gestión en la nube?
Del ERP local al ERP en la nube
Hay un antes y un después en el mundo de los sistemas de gestión empresarial. No es que la historia de los ERP carezca de transiciones y evoluciones importantes. Pensemos en la llegada de los primeros ERP multifuncionales a principios de la década de los 90 o en la adición de módulos complementarios desde los años 2000. Sin embargo, es a partir de 2014 cuando todo cambia, con la llegada de los sistemas de gestión en la nube para dar soporte y sustituir progresivamente a los ERP instalados en local.
Antes no había opciones: se instalaba el sistema de gestión en los servidores locales de la empresa, con todos los pros y contras que ello conllevaba; luego llegó la posibilidad de contar con un ERP en la nube, donde el programa se aloja en un centro de datos al que, de hecho, las personas usuarias pueden acceder desde cualquier lugar.
Las ventajas de los sistemas de gestión en la nube
Cuando hablamos de un sistema de gestión local, hablamos de una gama de recursos propiedad de la empresa, que adquiere las correspondientes licencias y contrata la instalación de los programas. En esos casos, el mantenimiento técnico y las actualizaciones, necesarios para el correcto funcionamiento, son responsabilidad de la empresa.
La gestión en la nube es totalmente diferente: no requiere instalación, sino simplemente una conexión, ya que los procesos no se efectúan a nivel local, sino en un centro de cálculo remoto. Al migrar a la nube, se renuncia a la propiedad en pro de la simplicidad y la calidad.
Es por ello que el ERP en la nube conecta todos los procesos empresariales, lo que permite a la persona usuaria tener acceso desde cualquier dispositivo, dentro y fuera de la empresa: es la solución ideal para las grandes empresas que buscan flexibilidad, pero también lo es para las pymes que no tienen tantos recursos, económicos y técnicos, que dedicar a la compra y mantenimiento de un ERP.
¿Cómo elegir el sistema de gestión en la nube más adecuado para tu empresa?
Una vez que se decide apostar por las ventajas de un sistema de gestión en la nube, el siguiente paso es entender qué ERP en la nube es el mejor para tu empresa. Por supuesto, conviene apostar por ERP verticales, puesto que son capaces de cubrir todas las necesidades de la empresa, mientras que un sistema de gestión horizontal difícilmente podrá cubrir todas las áreas necesarias de la manera correcta.
También es fundamental valorar cuán intuitiva es la interfaz de usuario, ya que justamente debe permitir un uso sencillo e inmediato. Hoy en día, el sistema de gestión debe ser accesible desde cualquier dispositivo, así como modular y escalable, a fin de adaptarse mejor a la realidad de la empresa pagando única y exclusivamente por lo que realmente se necesita, sin gastar un euro más de lo necesario.
