¿Qué es la gestión de tesorería y qué abarca?

La gestión de tesorería consiste en controlar, prever y optimizar el movimiento del dinero dentro de un negocio. Se trata de saber cuánto entra, cuánto sale, cuándo ocurre y qué decisiones tomar para que la empresa nunca pierda capacidad de operar.

O dicho de otra forma, se trata de que puedas gestionar bien los flujos de efectivo para poder tener liquidez y hacer frente a tus pagos (como las facturas de proveedores, o los impuestos).

Tesorería operativa vs. tesorería estratégica

Dos empresas pueden tener el mismo dinero en caja. La diferencia es que una puede saber cuánto durará esa situación y la otra no.

Esto nos lleva a dos conceptos que es esencial entender: tesorería operativa y tesorería estratégica:

• Tesorería operativa: se ocupa de controlar el flujo de caja diario para garantizar la liquidez inmediata. Por ejemplo, los pagos y los cobros.
• Tesorería estratégica: está orientada a tomar decisiones a largo plazo y anticipar riesgos financieros

Ambas son importantes, por lo que no debemos perder la perspectiva de una buena gestión de tesorería. Hoy día incluso un pequeño negocio puede controlar su flujo de caja con un software de gestión para pequeñas empresas.

¿Por qué una mala gestión de tesorería pone en riesgo tu empresa?

Porque puede ocurrir que no puedas hacer frente a tus pagos, lo que tendría como consecuencia una pérdida de reputación, o incluso el riesgo de sanciones por parte de las administraciones públicas, o denuncias de los proveedores. Y, en el peor de los casos, tener que cerrar tu empresa por falta de solvencia.

Una empresa debe controlar la provisión contable, lo que supone anticipar los gastos u obligaciones futuras, aunque no se conozca todavía la fecha de pago con precisión.

Problemas de liquidez y falta de visibilidad del cash flow

La mayoría de los problemas financieros no empiezan cuando falta dinero, sino mucho antes, cuando nadie en la empresa puede tener visibilidad en tiempo real del flujo de caja. Si no tienes claro cuándo es la fecha de vencimiento de tus pagos o cuándo se va a producir la entrada de dinero, te moverás con mayor dificultad en la gestión de las finanzas de tu empresa.

Muchos de estos problemas suceden porque el equipo contable no ve en tiempo real la morosidad o las fechas en las que debe producirse el pago de facturas o salidas de dinero; y no sólo el área de contabilidad, sino también la dirección financiera y operativa del negocio, que debe ser consciente de la situación en materia de cash flow y buscar entradas de dinero de forma activa y controlar el gasto de forma inteligente.

En este sentido, es esencial evolucionar desde la gestión manual hacia el uso de soluciones tecnológicas que permitan conectar el área de ventas, compras y contabilidad en toda empresa.

Errores frecuentes en la gestión manual de tesorería

Existen varios fallos derivados de la gestión manual de tesorería. Todo suele empezar cuando no se realiza una conciliación automática de los recibos bancarios con el software ERP, de manera que en tu programa de gestión empresarial no puedes visualizar directamente si se ha realizado o no un pago, o si hay un cobro que no se ha recibido.

Más allá de este aspecto, tu empresa necesita de forma urgente hacer una previsión real de los flujos de caja. Una buena planificación ayudará a evitar dificultades. Por otra parte, la falta de control sobre los pequeños gastos deja como consecuencia la reducción paulatina de tu flujo de caja sin que seas consciente de ello.

Esto se debe, muchas veces, a la falta de control sobre los gastos en desplazamientos y viajes de empresa, donde se tiende a usar efectivo. Lo ideal es que puedas utilizar una solución de software de gestión de notas de gastos conectada con tu sistema ERP para facilitar los procesos.
 

Funciones clave de la gestión de tesorería en la empresa

La gestión de tesorería desempeña un papel fundamental en la estabilidad financiera de cualquier empresa.

Veamos algunas de sus principales funciones.

— Control del flujo de caja (cash flow)

Lo primero es asegurar que haya visibilidad sobre el flujo de caja. Tienes que saber el nivel de morosidad y los pagos a los que te enfrentas en cada momento, tener una política de gastos clara y llevar una dirección financiera que tenga en cuenta los márgenes de beneficio y aspectos tan importantes como la planificación de los cobros y pagos.

— Previsión y planificación de la tesorería

Una de las funciones más importantes en la gestión de la tesorería es poder realizar previsiones, de manera que se pueda tener claro cuál es el rumbo de la empresa y cuál serán los momentos de mayor o menor liquidez, así como también determinar el mejor momento para acometer el pago de facturas, o tomar decisiones financieras importantes, como la solicitud de un crédito o préstamo.
 
No es posible tomar este tipo de decisiones con eficacia si no se conoce al detalle cómo están evolucionando los cobros y los pagos de la empresa.

— Gestión de cobros y pagos

La gestión de las entradas y salidas de dinero debe hacerse de forma sistematizada y automatizada. Debemos evitar que se produzcan errores y olvidos derivados de la gestión manual, que haya datos sin registrar o que no se puedan visualizar los cobros directamente.

— Conciliación bancaria y control de cuentas

Como hemos apuntado, el dinero puede estar en constante movimiento y, aun así, que nadie tenga una visión clara de dónde está realmente. La conciliación bancaria y el control de cuentas son mucho más que una tarea administrativa.

Ese es uno de los mayores riesgos financieros de cualquier empresa: no estar verdaderamente alineados con las operaciones reales que se están realizando.
 

¿Cómo mejorar la gestión de tesorería paso a paso?

Optimizar la gestión de tesorería requiere asegurar el control operativo, la visibilidad financiera y capacidad de planificación.

Para alcanzar estos tres objetivos, es importante establecer procesos que permitan conocer en todo momento la situación real de la liquidez y anticipar posibles desviaciones.

— Centralizar la información financiera

Todos los aspectos financieros de tu negocio deben gestionarse desde un solo ecosistema tecnológico. Unificar cuentas bancarias, movimientos, cobros, pagos y previsiones en un único entorno facilita el control de la liquidez y reduce errores derivados de trabajar con datos dispersos.

— Automatizar los procesos de cobro y pago

No deberías seguir gestionando tus cobros y pagos manualmente, lo que en una empresa de cierto tamaño es poco menos que misión imposible.

Gestionar cobros, pagos, remesas o conciliaciones de forma automática permite ganar eficiencia, evitar retrasos y mantener un mayor control sobre el flujo de caja. También contribuye a mejorar la trazabilidad de las operaciones y optimizar el tiempo dedicado a tareas administrativas.

— Establecer previsiones de tesorería a corto y medio plazo

Sin planificación no se puede asegurar el control del cash flow. Necesitas un plan de tesorería claro y bien definido. Contar con estimaciones actualizadas sobre ingresos y gastos futuros ayuda a detectar posibles tensiones de caja, evaluar escenarios y tomar decisiones con mayor seguridad tanto en el corto como en el medio plazo.

— Integrar tesorería con contabilidad y facturación

Necesitas garantizar que toda la información de tu negocio esté conectada y actualizada en tiempo real, lo que es clave para la gestión financiera de una empresa.

Esta integración mejora la coherencia de los datos, evita duplicidades y facilita el seguimiento completo de cada operación financiera, desde la emisión de una factura hasta su cobro o conciliación bancaria.
 

Indicadores (KPIs) para controlar la tesorería de tu empresa

Controlar la tesorería de forma eficiente requiere analizar los indicadores financieros que permitan conocer el estado real de la liquidez y anticipar posibles desviaciones.

Los KPIs de tesorería ayudan a evaluar la capacidad de la empresa para afrontar pagos, así como tratar de mantener el equilibrio financiero en el corto y medio plazo.

Estos son algunos de los indicadores más importantes que debes controlar:

• Saldo de tesorería disponible: nos muestra el efectivo disponible en las cuentas bancarias, sistemas de pago y caja de la empresa.
• Flujo de caja operativo: es el indicador que nos permite medir el dinero generado o consumido por la actividad habitual de la empresa.
• Período medio de cobro: nos muestra el tiempo promedio que tarda la empresa en cobrar sus facturas.
• Período medio de pago: se trata de un KPI que refleja el plazo medio utilizado para pagar a proveedores.
• Ratio de liquidez: evalúa la capacidad de la empresa para hacer frente a sus obligaciones a corto plazo.
• Previsión de tesorería: es la clave que permite estimar la evolución futura de la liquidez.
• Porcentaje de impagos: se trata del indicador que nos ayuda a detectar riesgos relacionados con clientes morosos.
• Desviación entre previsión y tesorería real: mide la precisión de las estimaciones financieras realizadas.

¿Qué debe tener un software de gestión de tesorería eficaz?

Un software de gestión de tesorería debe ofrecer herramientas que permitan controlar la liquidez, automatizar procesos financieros y disponer de información actualizada en tiempo real.

Su objetivo principal es mejorar la visibilidad financiera de la empresa y simplificar tareas relacionadas con el control de cobros, pagos y previsiones de caja.
 

¿Cómo el ERP para autónomos y pequeñas empresas optimiza la gestión de tesorería?

Contar con un proveedor único de software que te proporcione las soluciones adecuadas para tu empresa es clave para llevar una gestión completa de tesorería.

Muchos autónomos y pequeños negocios se encuentran en la necesidad de disponer de herramientas que permitan cumplir con los pagos, disponer de información actualizada sobre las fechas de cobro, conocer el estado económico de la empresa y llevar un control de las operaciones bancarias.

Si quieres disponer de una solución completa, te invitamos a conocer la solución Solmicro ERP Smart.