¿Qué es un plan de tesorería y para qué sirve?

Se trata del documento con el que podemos disponer de un control de los cobros y pagos que debe realizar la empresa, es decir, de la entrada y salida de dinero.

Este plan permite que la empresa tenga un conocimiento detallado sobre sus necesidades financieras, y pueda establecer los mecanismos necesarios de manera anticipada para poder hacer frente a sus pagos o invertir sus recursos disponibles.

Muchas asesorías y departamentos financieros utilizan un software de facturación para pequeñas empresas, lo que les permite tener el control sobre sus finanzas y tesorería.
 

Beneficios de tener un plan de tesorería en tu empresa

Es muy importante hacer una previsión de tesorería si queremos gestionar nuestro negocio con eficacia. Aquí te mostramos algunas de las ventajas de realizar un plan de tesorería anual.

Control de liquidez en tiempo real

Uno de los principales beneficios del plan de tesorería es que permite conocer la posición de liquidez de la empresa en cada momento. Gracias al hecho de que puedes disponer de esta información podrás saber si habrá efectivo suficiente para atender nóminas, impuestos, proveedores o cualquier otro pago que tuvieras comprometido.

Con un buen control de liquidez, la empresa gana visibilidad y reduce enormemente el riesgo de tensiones de caja. No elimina los problemas por arte de magia, claro está, pero sí ayuda a anticiparse a las necesidades del negocio.

Anticipación a necesidades de financiación

Es sencillo de entender. Si la previsión de tesorería muestra que dentro de dos o tres meses habrá un déficit puntual, la empresa puede actuar antes de llegar a una situación límite.

Por ejemplo, negociando una póliza de crédito, o revisando los vencimientos de las facturas de proveedores. En más de una ocasión tu equipo financiero tendrá que reordenar algunos pagos estratégicos para ganar margen y no tener que buscar financiación en el último minuto.

Por otra parte, es vital que si no se sabe cuándo exactamente se va a tener la obligación de un pago, pueda hacerse la provisión contable.

Toma de decisiones financieras basadas en datos

La situación del cash flow en tu negocio influye mucho en las decisiones. Muchas veces, actuar simplemente por intuición te conduce a asumir riesgos financieros que tal vez no podrías adoptar si dispusieras de los datos actualizados y pudieras consultar la realidad de tu negocio en cada momento. En este sentido, el plan de tesorería es clave para prevenir posibles problemas relacionados con la gestión financiera de una empresa.
 

¿Qué debe incluir un plan de tesorería?

Un punto muy importante en una empresa es tener claro cómo hacer un plan de tesorería. Para llevar a cabo este documento, hay que valorar el presupuesto disponible para inversión y las partidas en las que se va a invertir a lo largo del tiempo, generalmente un año.

Por otra parte, además del presupuesto de tesorería, hay que tener una previsión de los ingresos que van a entrar, ya sea basándonos en datos históricos, contratos en vigor o previsión de ventas a corto plazo.

Previsión de cobros

Por lo general, aquí se deben incluir todos los ingresos esperados: facturas emitidas a clientes, cobros pendientes, ingresos recurrentes, subvenciones, financiación prevista o cualquier entrada de efectivo que tenga una fecha estimada.

Tengamos en cuenta que no basta con saber cuánto se va a facturar; lo importante es cuándo se va a cobrar. Se trata de un matiz que cambia completamente la lectura financiera. Una venta cerrada hoy puede no traducirse en liquidez hasta dentro de 30, 60 o incluso 90 días.

Previsión de pagos

¿Cuándo tendrás que asumir los pagos? En este apartado deben reflejarse los pagos comprometidos y previsibles: proveedores, alquileres, suministros, nóminas, seguros sociales, impuestos, préstamos, cuotas y cualquier salida de dinero habitual o extraordinaria.

Saldo inicial y saldo final proyectado

El plan debe arrancar con el saldo disponible al inicio de cada periodo y terminar con el saldo final estimado tras restar pagos y sumar cobros.

Se trata al final de un elemento que permite ver la evolución de la caja a lo largo del tiempo y comprobar si la empresa mantendrá realmente una posición cómoda o si, por el contrario, entrará en una zona delicada donde tenga dificultad para hacer frente a sus pagos.

Partidas extraordinarias y contingencias

No todo sigue un patrón fijo. Puede haber reparaciones imprevistas o devoluciones que te obliguen a reconsiderar tus previsiones. Partiendo de esta realidad, el plan de tesorería debe dejar espacio para partidas extraordinarias y posibles escenarios alternativos.
 

¿Cómo hacer un plan de tesorería paso a paso?

Antes de elaborar un plan de tesorería, conviene ordenar bien la información financiera de la empresa. Primero debemos marcar el período y revisar los datos históricos de cobros y pagos; a continuación proyectaremos los ingresos y gastos previstos, calculando el saldo neto de cada periodo; por último, es esencial identificar posibles déficits para decidir cómo se van a cubrir.

Vamos a verlo paso a paso.

Paso 1 – Define el horizonte temporal

Lo primero es decidir el periodo que vas a analizar. Muchas empresas trabajan con un plan de tesorería anual desglosado por meses, aunque en negocios con mucha rotación o cierta inestabilidad puede ser recomendable revisar la previsión por semanas.

Cuanto más ajustado sea el seguimiento, más capacidad tendrás para reaccionar. No siempre hace falta hilar tan fino, pero en momentos de crecimiento, estacionalidad o tensión financiera, conviene hacerlo.

Paso 2 – Recoge los datos históricos de cobros y pagos

Antes de hacer proyecciones, toca mirar atrás. Revisar los movimientos históricos es esencial para identificar patrones de cobro y picos de salida de dinero que pudieran tener algún impacto en el futuro. Tener una base sólida a este respecto permite construir una previsión de tesorería más creíble.

Si quieres hacer un buen plan de tesorería en tu empresa, no tienes que copiar el pasado sin pensar; más bien, se trata de tenerlo en cuenta para entender cómo se comporta realmente el negocio.

Paso 3 – Proyecta los ingresos previstos

Con los datos históricos sobre la mesa, ya puedes estimar los cobros futuros. Lo habitual es apoyarse en las ventas previstas o los contratos que tengas en vigor durante el ejercicio.

Obviamente, cuanto más contrastadas estén las cifras, más realista será tu previsión de tesorería.

Paso 4 – Estima los pagos comprometidos

Evalúa todo lo que tienes que pagar: proveedores, personal, financiación, impuestos, gastos fijos o cualquier otro tipo de desembolso. Lo ideal es calendarizar cada salida con su fecha estimada, ya que en realidad, en tesorería el cuándo pesa tanto como el cuánto.

Una empresa puede ser rentable y aun así sufrir por un simple desajuste entre vencimientos. Pasa más de lo que parece.

Paso 5 – Calcula el saldo neto por período

Con los cobros y pagos ordenados por periodos, ya puedes calcular el saldo neto de cada mes, semana o tramo de análisis. Ese resultado te mostrará si hay superávit o déficit de tesorería y cómo evoluciona la liquidez de la empresa.

Llegados a este punto, es normal que ya se pueda ver con claridad si el presupuesto de tesorería está equilibrado o si conviene todavía hacer algunos ajustes.

Paso 6 – Detecta déficits y planifica la cobertura

El último paso consiste en analizar los periodos en los que pueda faltar liquidez y definir cómo actuar. Es un aspecto fundamental para asegurar que todo funcione. Quizás haga falta renegociar pagos, acelerar cobros o incluso, aplazar alguna que otra inversión. Hay empresas que hasta tienen que recurrir a financiación puntual. En otros casos, puede bastar con reorganizar el calendario de ciertas operaciones.
 

Factores clave que afectan al plan de tesorería

Aunque el plan esté bien hecho, la tesorería de una empresa nunca vive aislada. Hay condicionantes internos y externos que alteran la previsión y obligan a revisar cifras con cierta frecuencia. Algunos son previsibles. Otros aparecen sin avisar, que es lo que hace que gestionar una empresa pueda resultar más complejo.

Veamos qué elementos pueden influir en tu plan de tesorería.

Condiciones de cobro con clientes

Las empresas pueden poseer diferentes condiciones de cobro, de acuerdo con lo establecido en los contratos. Esto afecta al tiempo medio de espera entre que se envía una factura y el receptor realiza el pago, pero también a la disponibilidad de efectivo de la empresa.

Condiciones de pago a proveedores

Las condiciones de pago de los proveedores también pueden variar según las características del sector y las condiciones establecidas en los contratos. Todos estos aspectos hay que tenerlos en cuenta a la hora de realizar la previsión de pagos.

Estacionalidad del negocio

Hay empresas que no ingresan igual todos los meses. Nos acordamos especialmente de sectores como el comercio o determinadas actividades industriales, donde es normal que haya temporadas de mayor trabajo y otras en las que disminuye la facturación. Esa estacionalidad debe reflejarse en el plan, ya que se trata de un aspecto que condiciona tanto los cobros como la necesidad de financiación temporal.

Resultado y rentabilidad de la empresa

Los resultados de la empresa también impactan en el plan de tesorería, ya que en función de si se han generado o no beneficios, y de si se han cumplido los KPIs financieros, las empresas podrán tener mayor o menor disponibilidad de efectivo para hacer frente a sus pagos a corto plazo.
 

Herramientas para gestionar el plan de tesorería

Durante bastante tiempo, muchas empresas han trabajado su planificación de tesorería con hojas de cálculo. Si bien este sistema puede funcionar en estructuras sencillas, la realidad es muy distinta cuando la empresa ha crecido.

Para la mayoría de las PYMEs, se empiezan a vislumbrar dificultades cuando hay varias cuentas bancarias y aplicaciones de pago, distintas fechas de vencimiento y un alto volumen de facturas.

Si ese es el caso de tu empresa, conviene apoyarse en herramientas de gestión avanzadas, como Solmicro ERP, que te permitan automatizar tareas y tener una visión más clara de la caja. Un software de gestión empresarial te permite hacer la conciliación bancaria, gestionar pagos y facturación, y tener al día tus previsiones financieras.

Al utilizar una solución digital, vas a notar que se producen menos errores, lo que al final supone un ahorro de tiempo en tu empresa y una mayor fiabilidad de tu plan de tesorería. Si se producen desviaciones o necesitas consultar saldos en tiempo real, lo puedes hacer a través del software para poder tomar mejores decisiones.
 

Errores comunes al hacer un plan de tesorería

Hay fallos bastante habituales que pueden dejar el plan de tesorería en poco más que una plantilla bonita. Veamos algunos de ellos

• Confundir beneficio con liquidez: una empresa puede estar obteniendo beneficios sobre el papel y, aun así, tener problemas para afrontar pagos inmediatos. Al final, lo que marca la diferencia en el día a día no es simplemente cuánto se factura, sino cuándo entra realmente el dinero en caja y si llega a tiempo para cubrir las salidas previstas.
• Proyectar ingresos sin tener en cuenta el plazo real de cobro: si existe cierta morosidad habitual, ese desfase tendría que reflejarse correctamente en la planificación. De lo contrario, la previsión de tesorería deja de ser útil porque parte de una imagen irreal.
• Olvidar pagos periódicos: todo pago tendría que estar debidamente calendarizado, desde los impuestos y seguros sociales hasta las nóminas, cuotas de financiación o suministros.
• No contemplar imprevistos: lo más inteligente sería incluir cierto margen para contingencias, ya que la operativa real rara vez encaja al milímetro con la previsión inicial.
• No revisar el plan con frecuencia: todo puede ocurrir, por lo que deberías comprobar tu planificación de tesorería. Imagínate que hay una caída de las ventas o un clientes se retrasa en pagar; son aspectos que pueden tener consecuencias y deben estar contemplados.

¿Cómo un ERP para autónomos y pequeñas empresas te ayuda con el plan de tesorería?

Llevar al día la tesorería no debería depender de cálculos manuales. Tu negocio necesita agilidad y una visión clara de su situación financiera; contar con una herramienta adecuada marca la diferencia y permite manejar mejor tu flujo de caja.

La digitalización es la mejor forma de lograr ese objetivo; pero no se trata simplemente de usar un programa de gestión, sino de utilizar una solución ERP que permita centralizar todo el negocio y llevar el control financiero de la empresa: es decir, tener la facturación, contabilidad, cobros, pagos y previsión de tesorería en un único sistema.

De ese modo, resulta más sencillo construir un plan de tesorería fiable o saber cómo abordar con éxito las tensiones de liquidez con antelación, lo que puede ser el pan de cada día de muchas empresas.

En Zucchetti sabemos que una buena planificación financiera ayuda a trabajar con más tranquilidad y con mucho más control. Si quieres mejorar la gestión de tesorería de tu negocio y simplificar procesos administrativos de forma eficaz, te invitamos a descubrir ahora nuestra solución Solmicro ERP.